Свод активностей и выходов по процессам закупок

Планирование управления закупками

• Активности:
1. Проведение анализа "производить или покупать"
2. Разработка плана управления закупками
3. Разработка стратегии для каждой закупки
4. Разработка ТЗ для каждой закупки
5. Подбор подходящего типа контракта
6. Разработка терминов и условий, включая типовые и специальные
7. Создание закупочных документов
8. Определение критериев подбора поставщиков
9. Сбор и анализ данных по потенциальным поставщикам, рынку, и рыночным ценам
10. Оценка времени и затрат на контрактацию и работу
• Выходы:
1. Решения "производим или покупаем"
2. План управления закупками
3. ТЗ на закупаемые работы/товары
4. Стратегии закупок
5. Закупочные документы
6. Выбранные типы контрактов
7. Критерии подбора поставщиков
8. Запросы на изменения
9. Независимые сметы контрактов

Проведение закупок

• Активности:
1. Поиск потенциальных поставщиков через рекламу, предварительно одобренный список, или иными средствами
2. Рассылка закупочной документации
3. Проведение конференций поставщиков
4. Ответы на вопросы поставщиков
5. Сбор ответов поставщиков
6. Сравнение предложений с критериями выбора источника, с использованием системы весов или скрининга, для сбора в шортлист
7. Просмотр презентаций поставщиков
8. Сравнение с независимыми оценками
9. Проведение переговоров
10. Использование технологий коммуникаций
11. Перенос рисков на поставщиков, если применимо
• Выходы:
1. Выбранные поставщики
2. Подписанные контракты
3. Ресурсные календари
4. Запросы на изменения
5. Обновления плана управления проектом
6. Обновления проектной документации
7. Рекомендации и обновления закупочных практик компании
8. Обновления процессных активов компании

Контроль закупок

• Активности:
1. Выявление законных последствий ваших действий
2. Проведение ревью процесса закупок
3. Запрос изменений
4. Администрирование претензий
5. Управление взаимодействием между поставщиками
6. Мониторинг, анализ, и отчетность по перфомансу контрактов
7. Проверка затрат, проведение платежей
8. Проведение инспекций и аудитов
9. Поддержка всеобъемлющих записей
10. Управление отношениями
11. Приемка финальных поставок
12. Проведение аудитов закупок
13. Переговоры по полученным счетам
14. Фиксация вынесенных уроков
15. Отчетность по финальному исполнению контрактов
16. Валидация продукта
17. Формальная приемка
18. Обновление записей
19. Создание папки закупки
20. Проведение финансового закрытия
• Выходы:
1. Подтверждение исполнения требований и поставок по контракту
2. Информация по перфомансу работ
3. Запросы на изменения
4. Обновления плана управления проектом
5. Обновления проектной документации
6. Обновления процессных активов компании
7. Формальная приемка
8. Закрытые закупки
9. Вынесенные уроки и обновленные записи