Основные выходы Контроля закупок, это:
- Запросы на изменение. Пока идут работы, потребности покупателя могут измениться, и это надо отразить в контракте через запрос на изменения. Такое всегда должно быть предметом переговоров поставщика и покупателя. Вероятно, изменения надо провести через процесс управления закупками, и считать в рамках усилий интегрированного контроля изменения, вместе с иными изменениями по проекту. Важно отличать изменения контракта от конструктивных вмешательств, последние не требуют запросов на изменения. Конструктивные вмешательства, это например когда мы мешаем поставщику работать своими действиями типа излишнего числа инспекций. К таким вещам нужно относиться крайне чувствительно, они могут разрушить хороший проект.
- Обновления проектной документации. Во время процесс контроля закупок, нужно сохранять, собирать и анализировать все данные по перфомансу работ, как поставщика так и покупателя. Для этого желательна какая-то единая система записей, чтобы все было организовано и доступно. Записи могут быть критичны в случае необходимости решать вопросы по претензиям, или обращения в суды или страховые. Релевантной может быть любая информация в зависимости от проекта, например даже погода в случае строительства или сложной морской перевозки. На больших и сложных проектах на задачу по сохранению всех записей может даже быть назначен отдельный сотрудник.
- Закрытие закупок. Оно подразумевает поиск хвостов, проверку того, что все работы и поставки приняты, претензии отработаны, и формальное подтверждение от покупателя поставщику, что контракт исполнен. Какие-то обязательства, типа гарантий, могут длиться и после закрытия закупки. Закупка считается закрытой:
- если контракт исполнен
- если контракт прекращен по какой-либо причине до завершения работ
Вообще, крайне важно понимать, что контракт можно закрыть и не исполнив работ, и сам путь вероятного закрытия прописать явно в контракте. Например, если по контракту слишком много изменений, то лучше его закрыть, и стартовать новый с тем же подрядчиком. Или если подрядчик совсем негоден, то с ним закрыть контракт, и найти нового. Но вообще это серьезный шаг. Поставщику возможности разорвать контракт лучше не давать. В любом случае, разрыв контракта выльется в то, сколько денег мы должны заплатить поставщику за приложенные усилия. Это должно определяться положениями контракта. За исполненные работы как правило оплачивается, за работы оставленные в прогрессе, нет. Разрывы контрактов крайне важно документировать, поскольку практически всегда за ними стоят финансовые последствия. Это особо ценные вынесенные уроки.
Комментариев нет:
Отправить комментарий