Вопросы по управлению закупками

1. Будучи подписанным, контракт связывает стороны по закону до тех пор, пока:

• А. Одна из сторон более неспособна его исполнять
• В. Одна из сторон более не может финансировать работы
• С. Контракт нарушает законы
• D. Контракт объявлен недействительным, и отменен юрисконсультом одной из сторон

Ответ С. Будучи подписанным, контракт связывает обе стороны. Обычно контракт предусматривает возможность его расторжения, при условии расчетов за уже выполненные работы. Как правили, неспособность сторон исполнять обязательства, или платить, или просто их заявление о недействительности контракта никаких обязательств не отменяет. Отменить контракт можно только по взаимному согласию обеих сторон. А вот незаконные контракты недействительны со старта.

2. При условии ясного ТЗ, поставщик сделал работу как там специфицировано, но покупатель результатом недоволен. Кажется, что этот контракт:

• А. Признан не имеющим законной силы
• В. Незавершен
• С. Завершен
• D. Отказной

Ответ С. Раз поставщик работу сделал, то и контракт исполнен. Это не означает, что закупка закрыта. Но с контрактом все в порядке.

3. Вы готовите закупочную документацию на построение общественного центра. Необходимо будет следовать государственным стандартам, гайдлайнам, и вероятно учесть регуляции. Закупочную документацию нужно структурировать, чтобы получить предложения от потенциальных поставщиков, заинтересованных в данном проекте. Все следующие утверждения о закупочной документации неправильные, кроме:

• А. Хорошо спроектированная закупочная документация упрощает сравнение ответов
• В. Закупочные документы должны быть строгими, чтобы не позволять поставщикам давать свои предположения гибко
• С. В общем случае, закупочная документация не включает критерии выбора
• D. Хорошо спроектированные закупочные документы не включают ТЗ

Ответ А. Часто, мы можем просить поставщиков дополнить закупочную документацию тем, чего там по их мнению не хватает. Это главный интерес покупателя, раскрыть пропущенные моменты, поскольку это сбережет покупателю деньги, и позволит исправить проблемы рано. Также, в закупочную документацию можно включать термины и условия, и критерии выбора подрядчика, а ТЗ нужно включать обязательно. Это позволяет поставщику оценить проект и понять, что наиболее важно покупателю. Очевидно, что хороша документация делает сравнение ответов проще.

4. РМ-у поставщика сказали ее руководители, что команда проекта должна делать все возможное, и за это они получат премию. Основная цель пунктов по поощрениям в контракте, это:

• А. Снизить затраты для покупателя
• В. Помочь поставщику контролировать расходы
• С. Синхронизировать цели
• D. Уменьшить риск поставщика, переложив его на покупателя

Ответ С. Стимулы используются для приведения целей поставщика в соответствие с целями покупателя, чтобы оба работали над этими целями.

5. Все следующие утверждения о контроле изменений - неправильные, кроме:

• А. Fixed-price контракты минимизируют необходимость контроля изменений
• В. Изменения редко приносят выгоды в проект
• С. Контракты должны включать процедуры для проведения изменений
• D. Более детальные спецификации исключают причины изменений

Ответ С. Всегда могут быть хорошие идеи (то есть изменения), которые могут принести выгоды проекту, безотносительно типа контракта. Детальные спецификации в целом уменьшают вероятность изменений, но совсем исключить ее не могут. Процедуры по управлению изменениями должны быть включены в контракт.

6. Текущий аудит CR контракта показывает, что затраты явно выше нужного. Если в контракте не прописаны корректирующие действия, то покупатель должен:

• А. Продолжать исполнять платежи по проекту
• В. Приостановить платежи, до исправления проблемы
• С. Расторгнуть контракт, и инициировать юридическую работу по возврату переплат
• D. Изменить контракт, включив в него необходимость проводить аудиты почаще

Ответ А. Прекратить все платежи, будет неисполнением обязательств со стороны покупателя. Объявление контракта недействительным, и поход в суд будет слишком серьезным действием для ситуации. Изменение контракта, для включения в него более частых аудитов, проблемы не решит. Лучше всего, приостановить платежи по проблемным суммам, но такого ответа нет. Лучше всего, продолжать подрядчику платить, параллельно разбираясь с проблемой.

7. У покупателей и поставщиков много общих целей, но не все цели покупателя выгодны поставщику. И даже у поставщиков иногда есть цели, конфликтующие с целями покупателя. Это может плохо повлиять на проект, если мы неверно провели переговоры. Главная цель переговоров по контакту - это:

• А. Получить как можно больше с одной из сторон
• В. Защитить отношения
• С. Получить наибольшую денежную отдачу
• D. Определить цели и закоммититься по ним

Ответ В. Как РМ, вы должны стремиться построить отношения, которые будут длиться в течение всего проекта. Переговоры - это не отжать поставщика (win-lose), поскольку это стабильности не способствует. Но понятно, что приносить в жертву интересы компании также не стоит.

8. Поставщик работает по CR контракту, когда покупатель решает, что хочет получить больше сервисов, и расширить контракт до FP. Поставщик может пойти по любому из следующих путей, кроме:

• А. Закончить изначальную работу на CR базисе, и затем переконрактоваться на FP на новую
• В. Закончить начатую работу, и отказаться от новой работы
• С. Провести переговоры по FP контракту, который включит всю работу
• D. Просто начать с нового контракта

Ответ D. Поставщик может как новые работы не брать, так и брать, включив их в новый все начатое либо только новое. Но просто так взять и начать исполнять контракт нельзя, надо провести переговоры и выбрать один из указанных вариантов.

9. Вы сузили список потенциальных поставщиков, и провели им конференцию. Вы готовы заключить контракт с лучшим из них, и проверяете все о нем для финальных переговоров и включения всего в контракт. Осталось только пару моментов прояснить с поставщиком. Все из описанного ниже должно быть представлено в контракте, кроме:

• А. ТЗ на работы
• В. Правила приемки
• С. Адрес поставщика
• D. Подпись покупателя

Ответ С. Правильный контракт ТЗ включает, хотя бы как приложение. Также нужно прописать приемку. И контракт должен быть подписан, причем с двух сторон. Адрес поставщика желателен, но не обязателен.

10. Вы РМ на сложном инженерном проекте, но сами не инженер. Так что просите помощи нескольких экспертов предметной области, по процессу закупок. А также, в компании есть департамент закупок, который даст свои ресурсы на организацию закупок данного проекта. Что из следующего лучше всего раскрывает роль РМ в данном процессе?

• А. У РМ очень небольшое вовлечение
• В. РМ должен выступить переговорщиком
• С. РМ должен дать понимание рисков проекта
• D. РМ должен сказать менеджеру контракта, как нужно проводить контрактацию

Ответ С. РМ понимает риски проекта. Так что нужно проверить, что в контракт включены положения, направленные на отработку этих рисков.

11. Вы работаете над планированием закупок проекта по разработке прототипа круизной яхты. Прототип будет тестироваться, совершенствоваться, а потом на основании него сделают небольшой флот. В дополнение к созданию плана управления закупками, вы должны собрать воедино закупочные документы, раскрывающие потребности проекта, и критерии, которые будут использованы для выбора поставщика. Что из следующего произойдет во время данного процесса Планирования управления закупками?

• А. Решения "производить или покупать"
• В. Ответы на вопросы поставщика о закупочных документах
• С. Реклама
• D. Оценка предложений

Ответ А. Ответы на вопросы поставщиков, реклама, и оценка предложений происходят во время процесса Проведения закупок. Решение "производить или покупать" принимаются ранее, в Планировании управления закупками.

12. Что из следующего лучше всего сделать РМ во время процесса Проведения закупок?

• А. Оценить риски
• В. Выбрать тип контракта
• С. Провести исследование рынка
• D. Ответить на вопросы потенциальных поставщиков

Ответ D. Риски нужно проанализировать до начала процесса проведения закупок, поскольку закупка, это инструмент трансфера риска. Выбор типа контракта, это часть процесса Планирования управления закупками. Анализ рынка также проводится  Планировании управления закупками, чтобы определить наличие потенциальных поставщиков для нужд проекта. Во время процесса Проведения закупок, РМ отвечает на вопросы потенциальных поставщиков.

13. Спонсор беспокоится о том, не накручивает ли поставщик себе лишней прибыли по контракту CPFF (cost plus fixed fee). Так что от требует от РМ ежемесячно вычислять CPI, и анализировать оставшиеся расходы до завершения проекта. РМ поясняет спонсору, что в данном случае о накрутке лишней прибыли нечего волноваться, поскольку:

• А. Команда очень старается следить, чтобы поставщик не резал содержание
• В. Все выставляемые нам затраты аудируются
• С. Может быть превышение в 10% максимум, в случае чего-то неожиданного
• D. Поставщик получает прибыль, только исполнив все работы

Ответ В. Сокращение содержания сокращает и оборот контракта, так что поставщику в данном контексте это будет невыгодно. Контракты типа CPFF как правило не лимитируют объем маржи, и она просто выплачивается все время пока идет проект. Но, размер прибыли можно увеличить, показав фейковые расходы, которые не относятся к проекту. Это неэтично для поставщика, но нет гарантии, что он это не попробует. Так что, нужно проверять все выставленные им счета.

14. Вы намерены использовать FP контракт, поскольку хорошо определили требования к своему строительному проекту. С вашим пониманием требований, и конкуренцией между поставщиками, вы уверены в том, что сможете представить исчерпывающее ТЗ. Прибыль в этом типе контракта:

• А. Неизвестна
• В. Определяется в ходе переговоров по оплате каждого счета
• С. Выводится отдельной строкой в каждом счете
• D. Определяется с поставщиком в конце проекта

Ответ А. Прибыль известна поставщику, но данный вопрос - с перспективы покупателя. А покупатель не знает, сколько прибыли поставщик включил в свои ответы на закупочные документы, и соответственно в контракт.

15. Как часть закрытия CR контракта на проекте, о чем покупатель должен помнить?

• А. Уменьшить общий риск проекта
• В. Аудировать переданные поставщиком счета
• С. Оценивать вознаграждение, которое мы платим поставщику
• D. Проверять, что поставщик не добавил ресурсов

Ответ В. При закрытии закупки мы можем в теории снять резерв с рискового события, раз оно не случилось, но на общий уровень риска проекта это не повлияет. Оценивать маржу поставщика нужно в ходе процесса Проведения закупок. Проверять, не добавил ли поставщик ресурсов, не является обязательным, раз работа по контракту уже исполнена. А вот аудит счетов от поставщика - это часть процесса Контроля закупок.

16. Спонсор и РМ спорят, какой тип контракта нужно использовать в проекте. Спонсор указывает, что исполняющая компания заплатила дизайнерам серьезную сумму за дизайн. РМ заинтересован, чтобы риск для покупателя был как можно меньше, и настаивает на fixed-price контракте. Преимущества FP контракта для покупателя это:

• А. Ценовой риск ниже
• В. Ценовой риск выше
• С. Риска вообще мало
• D. Риск распределен между сторонами

Ответ А. Помним, что по умолчанию все вопросы оцениваются с перспективы покупателя. В случае FP контракта, у поставщика наибольший ценовой риск, а у покупателя наименьший, поскольку если поставщик не контролирует расходы - покупатель их не возместит, так что прибыли поставщик не заработает и даже может свалиться в убытки.

17. Вы хотите проверить, что все записи от департамента закупок задокументированы и проиндексированы. О чем из следующего вам можно не волноваться?

• А. Предложение
• В. ТЗ на работы
• С. Термины и условия
• D. Процесс переговоров

Ответ D. Процесс переговоров - это не документ. А предложения, ТЗ на работы, и термины и условия контрактов это все документы, которые нужно проиндексировать и сохранить.

18. У проекта ограниченный бюджет. Вы начинаете переговоры с поставщиком о закупаемом оборудовании. Поставщик говорит вам, что цена на него фиксирована. Начальник вам сказал договориться о цене пониже. Да и вы сами подозреваете, что цену поставщик накрутил. Что лучше всего сделать в такой ситуации?

• А. Предпринять все усилия для договоренности о цене пониже
• В. Отложить переговоры, до тех пор пока ваш менеджер не передумает
• С. Провести переговоры, но обсудить на них все кроме цены
• D. Отменить переговоры

Ответ А. Лучший выбор - это все же попытаться сбить цену.

19. Что из следующего - преимущества централизованной контрактации?

• А. Рост экспертизы
• В. Более простой доступ
• С. РМ не нужно включаться в контрактацию
• D. Больше лояльности проекту

Ответ А. Централизованная контрактация предполагает, что в компании есть департамент закупок, который присматривает за всеми закупками компании. Поскольку закупки могут возникать неожиданно, более простого доступа к менеджеру по закупкам не ожидаем, он может быть занят и другим. Лояльности к проекту департамент закупок испытывать не будет, он просто отрабатывает контракты. РМ должен в любом случае включаться в контрактацию. Единственное преимущество централизованной контрактации это рост экспертизы в области закупок.

20. При каком типе контракта поставщик будет более всего интересоваться проектом?

• А. FP
• В. Cost plus fixed fee
• С. T&M
• D. Purchase order

Ответ А. При FP контрактах, поставщик несет ценовой риск, поэтому ему нужно досконально понимать содержание работы, прежде чем вписываться в нее.

21. В компании срочная ситуация, и надо исполнить законтрактованную работы чем раньше, тем лучше. В этой ситуации, что из следующего будет наиболее полезно добавить в контракт?

• А. Ясное ТЗ
• В. Требования и условия, на которых можно привлекать субподрядчиков
• С. Премии
• D. Пункт о форс-мажоре

Ответ С. Если вы следуете процессу управления закупками, то ясное определение содержания работ (ТЗ в примере) у вас есть. Но само по себе оно подрядчику скорости не придаст, надо его замотивировать, то есть пообещать премию.

22. Вы РМ на относительно небольшом проекте по улучшению магазинчика на пешеходной улице. У проекта T&M контракт, и вы знаете, что должны участвовать в переговорах. Что из следующего - преимущество T&M контракта?

• А. В случае T&M контракта, у покупателя меньше управленческой работы
• В. У поставщика - строгий мотив контролировать расходы
• С. Общая цена сразу известна
• D. Переговоры менее сложны

Ответ D. Переговоры в случае T&M контракту обычно недолги; все остальные ответы - это преимущества FP контрактов.

23. РМ разбирает ответы потенциальных поставщиков, принявших предложение. Один из участников команды настаивает на конкретном поставщике, а другой - на другом. В какой части закупочного процесса сейчас команда?

• А. Планирование управления закупками
• В. Контроль закупок
• С. Переговоры по контракту
• D. Проведение закупок

Ответ D. Выбор поставщика - это выход процесса Проведения закупок.

24. РМ в середине разработки Запроса на предложение (RFP). В какой части закупочного процесса он сейчас?

• А. Проведение закупок
• В. Планирование управления закупками
• С. Администрирование закупок
• D. Анализ "Производить или покупать"

Ответ В. Закупочные документы прорабатываются во время процесса Планирования управления закупками. RFP это один из таких документов, так что РМ в процессе Планирования управления закупками.

25. Ваш менеджер программы советует вам защитить компанию от финансового риска. При планировании нового проекта вы понимаете, что работа, которую надо будет сделать по контракту, слабо определена. Какой тип контракта вы выберите?

• А. FP
• В. Cost plus percentage of cost
• С. T&M
• D. Cost plus fixed fee

Ответ D. Из предложенных вариантов, единственный контракт, который ограничивает выплаты на больших проектах с ограниченным определением содержания, это cost plus fee.

26. Переговоры между двумя сторонами становятся сложными, так что сторона А делает протоколы, которые подписывают обе стороны. Тем не менее, во время исполнения работ, сторона В подает претензию, что не просили ее делать работы (хотя в протоколах подписи обеих сторон об этом есть), поскольку это не включено в доп.соглашение. В этом случае, сторона В:

• А. Неправа, поскольку обе стороны должны сделать то, о чем договорились
• В. Права, поскольку было предложение на работы
• С. В целом права, поскольку обе стороны должны делать только то, что в контракте
• D. В целом не права, потому что всех договоренностей надо придерживаться

Ответ С. Сторона В обязана исполнить лишь то, что в контракте.

27. Сроки вашего проекта только что урезали, так что вы оперативно ищете субподрядчика для завершения работ по сетям. Нет времени выпускать RFP, так что вы решаете выбрать компанию, с которой уже неоднократно работали на проектах по разработке софта. Первое дело в такой ситуации, это:

• А. Коллизии между субподрядчиками
• В. Квалификация субподрядчика
• С. Критерии оценки субподрядчика
• D. Проведение конференции поставщиков

Ответ В. Хотя вы и работали ранее, как вы можете быть уверены в том, что компания умеет делать эту работу, раз она не полностью похожа на ранее ей исполненную? Это риск, который вы принимаете.

28. РМ, менеджер по закупкам, и спонсор спорят о затратах проекта, и в частности, стоит ли делать работу самим, либо нанять стороннюю компанию. В общем случае, лучше делать все работы "внутри", если:

• А. Есть много "чувствительных" данных
• В. У вас есть экспертиза, но нет рабочих рук
• С. Вам нужно контролировать всю работу
• D. Ресурсы вашей компании ограничены

Ответ А. В общем случае, лучше делать работу самим, если привлечение сторонней организации может вести к потере интеллектуальной собственности или данных.

29. После долгой и тяжелой работы, ТЗ к контракту готово. Но, даже поле получения от всех подтверждения готовности, РМ не уверен, отвечает ли оно всем запросам покупателя. РМ намерен собрать конференцию поставщиков. Он спрашивает вашего совета, что на этой сессии делать? Что из следующего будет лучшим советом для него?

• А. Вообще эту сессию не проводить, это забота менеджера по закупкам
• В. Проверить, что переговоры идут именно по содержанию проекта
• С. Убедиться, что вы всем поставщикам даете возможность задавать вопросы
• D. Пригласить спонсора на митинг, так чтобы в глазах поставщиков вы выглядели хорошим парнем

Ответ С. РМ обязан присутствовать на конференции поставщиков, даже если проводит департамент закупок. Выбираете ли вы содержание проекта на переговорах? Да, но переговоры проводятся после конференции, когда один или несколько потенциальных поставщиков определены. Уделить достаточного времени поставщикам на задание вопросов - это одно из предназначений, и сложностей, сбора их конференции. Они могу захотеть не задавать вопросы, пока присутствуют их конкуренты.

30. Поставщик выиграл контракт на постройку трубопровода. Термины и условия работ требуют, чтобы план был выпущен и утвержден поставщиком до старта работ, но поставщик не смог его подготовить. Что из следующего лучше всего сделать РМ покупателя?

• А. Подшить письмо о намерениях
• В. Самому подготовить план работ и отправить поставщику, чтобы начинал что-то делать
• С. Направить письмо о срыве работ
• D. Отправить поставщику письменный приказ на остановку работ до момента, пока не будет подготовлен план

Ответ С. Если поставщик не исполняет работу в соответствии с терминами и условиями контракта, он его нарушает, и РМ должен предпринять действия. Для начала неплохо спросить поставщика, в чем дело, но такого варианта тут нет. Вы должны направить поставщику формальное письменное уведомление, как только узнаете о срыве работ. А вторым шагом надо начать дискуссию с поставщиком. Так что, лучший вариант, это дать поставщику знать, что он срывает работы. Такое письмо даст поставщику инструкции о дальнейших действиях.

31. Закрытие закупки отличается от Закрытия проекта или фазы тем, что Закрытие закупки:

• А. Происходит ранее Закрытия проекта или фазы
• В. Вовлекает только покупателя
• С. Предполагает возвращение собственности
• D. С каждым контрактом может происходить не единожды

Ответ А. Покупатель может быть привлечен к вынесенным урокам и аудиту закупок, и уж точно участвует в формальной приемке. И закрытие закупки, и Закрытие проекта или фазы предполагают возврат собственности. Закрытие закупки делается однажды для каждой закупки, в конце исполнения контракта. Все закупки должны быть закрыты до закрытия проекта или фазы.

32. Вы уже начали работу по закупке, когда менеджмент решает завершить контракт. Что вы должны сделать?

• А. Вернуться назад к Планированию управления закупками
• В. Вернуться назад к процессу Проведения закупок
• С. Завершить процесс Контроля закупок
• D. Остановить работы, и считать эту закупку исполненной

Ответ С. Даже если контракт разорван до исполнения, закупку нужно закрыть. Результаты закупки, и ее документация, архивируются как исторические записи в ходе Контроля закупок.

33. Команда проекта обсуждает потенциальных поставщиков, которые приняли предложения. Один участник команды поддерживает конкретного поставщика, а другой - другого. РМ должен напомнить команде, что лучше всего команде сфокусироваться на выборе поставщика поможет:

• А. Закупочные документы
• В. Аудиты закупок
• С. Критерии выбора поставщика
• D. План управления закупками

Ответ С. Критерии выбора поставщика, это основной инструмент подбора, именно его команда должна использовать в таких ситуациях.

34. Контракт на $800.000 говорит, что поставщик покупателю будет отбилливать $10.000 ежемесячно. Тем не менее, поставщик оказался способным исполнить работу быстрее запланированного. Так что за данный месяц он выставил $15.000. Покупатель должен:

• А. Отправить уведомление, что контракт нарушен
• В. Оплатить счет, поскольку так мы сэкономим на последующих платежах
• С. Встретиться с поставщиком и обсудить перерасход
• D. Скорректировать контракт так, чтобы допустить вариации в ежемесячных счетах

Ответ А. Оплачивая сверх оговоренного контракта, покупатель оказывается от права платить оговоренные $10.000. А раз мы этого оговорили, вероятно на то есть причина, например мы с ходу знаем, что не сможем платить больше. Раз поставщик согласился с контрактом - то выставлять больше не должен. Лучше всего в такой ситуации формально уведомить его о нарушении.

35. Вы РМ в компании-разработчике софта, ведете проект по выпуску нового приложения для клиента. Проект следует строгому инженерному процессу. Требования специфицированы в деталях, что вылилось в обширных функциональных и технических спецификациях. Команда передает клиенту промежуточную поставку. Но, покупатель от нее отказывается, с комментарием что она не соответствует требованию на стр.300 тех.спецификаций. Вы спецификации проверяете, и соглашаетесь с клиентом. Что вам лучше всего сделать?

• А. Объяснить, что контракт неверный, и нужно его поменять
• В. Подготовить запрос на изменение
• С. Проверить все требования, и собраться с ответственным сотрудником, проверить Словарь ИСР
• D. Собрать команду на митинг, чтобы всем вместе проверить требование на стр.300

Ответ С. Вопрос написан с перспективы поставщика. Контракт может быть неверен, или клиент может быть неправ, но это должно быть выяснено ранее при должном управлении проектом. Поставщик запрос на изменение подать не может (но правда может попросить). Тащить всю команду на собрание неправильно. Так что, лучше всего проверить документацию, и встретиться персонально с причастными. Такая проблема говорит либо о неверно понятом требовании (а значит ошибке словаря ИСР), либо о неверно исполненной работе.

36. Ваша компания только что узнала о нескольких регуляциях, относящихся к тому, как выпускаемые вами продукты изменятся в следующие шесть месяцев. Планируя работы по изменению процесса производства, вы понимаете, что к работе вам нужно будет привлечь несколько сторонних компаний. Какой из типов контрактов вам наименее желательно использовать, если у вас нет достаточно времени для проверки счетов?

• А. Cost plus fixed fee (CPFF)
• В. T&M
• С. FP
• D. Fixed price incentive fee (FPIF)

Ответ А. Счета нужно проверять при любом типе контрактов, но максимальный объем их проверки - это когда поставщик перевыставляет нам свои расходы с наценкой (CPFF).

37. Новый РМ начинает готовить ТЗ на работы. Один стейкходер хочет добавить много пунктов к ТЗ. Другой, хочет раскрыть все функциональные требования. Проект компании важен, всю работу будет делать подрядчик. Что мы посоветуем РМ-у?

• А. ТЗ должно быть в общих выражениях, чтобы поставщик мог принять свои собственные решения
• В. ТЗ должно быть в общих выражениях, чтобы уточниться можно было после
• С. ТЗ должно быть детализировано, и уточниться позже тоже должно быть можно
• D. ТЗ должно быть детальным настолько, насколько нужно для данного типа проекта

Ответ D. Если у подрядчика больше экспертизы, чем у покупателя, то ТЗ должно раскрывать скорее результат или функцию, нежели детальное описание задачи. Но в любом случае оно должно быть максимально детальным.