Процесс Планирования вовлечения заинтересованных сторон

Управление вкладом, отношениями, и вовлечением заинтересованных сторон крайне важно для успеха проекта, но может занимать много времени. Так что тут особенно важно заранее все продумать.
Заинтересованные стороны могут быть как активом, так и проблемой проекта. Для эффективного управления отношениями со многими людьми, важно проработать план их вовлечения. Нужно думать о заинтересованных сторонах заранее, нужно понимать как команда проекта будет с ними работать, как мы будем привлекать их к принятию решений, как будем управлять их ожиданиями и сделаем их довольными. В общем, как мы сделаем их активом проекта.
По вовлечению заинтересованных сторон должна быть стратегия и конкретные планы. То есть, мы должны зарезервировать время на выявление заинтересованных сторон, и проверку их в течение всего проекта. Если у вас сотни заинтересованных сторон по всему миру - то без плана вам уж точно не обойтись. Да, с каждым отношения не поддержишь, но с ключевыми - можно. Нельзя забывать и о заинтересованных сторонах за пределами команды.
Помним, что чем ближе мы с заинтересованными сторонами, тем легче они проникаются нашими интересами, и тем проще вам в общении с ними понять, что что-то идет не так. Это - система раннего предупреждения проблем! И единственный способ такое построить, это проводить с заинтересованными сторонами больше времени.
Характеристики хороших отношений с заинтересованными сторонами: доверие, честность, открытые коммуникации, искренность, уважение, эмпатия.
Во время планирования вовлечения, определяем, какие из заинтересованных сторон более всего нуждаются в вашем внимании и усилиях. Для этого нужно понимать роль каждого, среду в которой он работает, и специфические потребности проекта. Если предполагаются закупки, то нужно подумать и о вовлечении применительно к контрактации.
Входами для планирования вовлечения заинтересованных сторон будут:

1. План управления ресурсами
2. План управления коммуникациями
3. Реестр заинтересованных сторон
4. Любая релевантная информация с прошлых проектов

Не все заинтересованные стороны могут быть вовлечены в проект так, как вы хотели, что-то слабее, кто-то сильнее. Вовлечение варьируется от неприятия и сопротивления, до интереса и даже лидерства в проекте. На разных фазах проекта может требоваться разный уровень вовлечения. Всегда нужно анализировать разницу между фактическим и желаемым вовлечением, и думать как привести все к желаемому.
Всегда важно применять инструменты и техники вовлечения заинтересованных сторон, которые релевантны данному проекту.