Что и как контролировать и мониторить

Не всегда усилия по контролю и мониторингу приводят к выявлению отклонений, требующих превентивных или корректирующих действий, или изменения базового плана. Если планирование сделано верно, то все контролирующие действия лишь подтверждают его. Результаты контроля и мониторинга надо учитывать в апдейтах плана управления проектом и прочей документации, после каждой итерации контроля. Записи работы, измерений, и вынесенные уроки помогут построить тренды по мере исполнения проекта, а тренды это инструмент прогноза и оценки предстоящих работ.
Активности контроля и мониторинга в разбивке по областям знаний таковы.

Контроль содержания.

1. Следуем плану управления изменениями
2. Измеряем исполнение содержания против базового плана
3. Влияем на факторы, которые вызывают изменения
4. Контролируем изменения содержания и влияние этих изменений
5. Анализируем данные по исполнению работ, и отклонения их от плана
6. Запрашиваем изменения, если надо
7. Обновляем базовый план по содержанию, иные планы управления проектом, и документацию на требования одобренными изменениями
8. Валидируем изменения, чтобы убедиться, что они не ухудшают ситуацию, и не оставляют недорешанных проблем
9. Документируем вынесенные уроки

Контроль расписания.

1. Следуем плану управления изменениями
2. Измеряем исполнение расписания против базового плана
3. Влияем на факторы, которые вызывают изменения
4. Контролируем изменения расписания и влияние этих изменений
5. Анализируем данные по исполнению работ, и отклонения их от плана
6. Запрашиваем изменения, если надо
7. Обновляем базовый план расписания, иные планы управления проектом, и связанную с расписанием документацию одобренными изменениями
8. Управляем резервами расписания
9. Используем анализ освоенных объемов для прогнозов по расписанию
10. Валидируем изменения, чтобы убедиться, что они не ухудшают ситуацию, и не оставляют недорешанных проблем
11. Документируем вынесенные уроки

Контроль бюджета.

1. Следуем плану управления изменениями
2. Измеряем исполнение бюджета против базового плана
3. Влияем на факторы, которые вызывают изменения
4. Контролируем изменения бюджета и влияние этих изменений
5. Анализируем данные по освоению бюджета, и отклонения их от плана
6. Запрашиваем изменения, если надо
7. Обновляем базовый план бюджета, иные планы управления проектом, и оценки стоимости
8. Управляем резервами бюджета
9. Используем анализ освоенных объемов для прогнозов по расходам
10. Находим дополнительное финансирование, если надо
11. Валидируем изменения, чтобы убедиться, что они не ухудшают ситуацию, и не оставляют недорешанных проблем
12. Документируем вынесенные уроки

Контроль качества.

1. Проводим периодические инспекции
2. Проверяем, что продукты соответствуют стандартам
3. Влияем на факторы, которые вызывают изменения
4. Запрашиваем изменения, или улучшения процессов и работ, если надо
5. Принимаем решения по приемке или отказу по работам
6. Стремимся к эффективности системы контроля качества на проекте
7. Анализируем исполнение работ и отклонения
8. Валидируем изменения, чтобы убедиться, что они не ухудшают ситуацию, и не оставляют недорешанных проблем
9. Обновляем план управления качеством, вместе с документацией, связанной с качеством и процессами
10. Документируем вынесенные уроки

Контроль ресурсов.

1. Подтверждаем, что тип и качество используемых ресурсов соответствует плану
2. Оцениваем эффективность физических ресурсов
3. Анализируем исполнение работ и отклонения
4. Запрашиваем изменения, если надо
5. Валидируем изменения, чтобы убедиться, что они не ухудшают ситуацию, и не оставляют недорешанных проблем
6. Обновляем план управления ресурсами, вместе с документацией, связанной с ресурсами
7. Документируем вынесенные уроки

Мониторинг коммуникаций.

1. Проверяем, что информация коммуницируется нужным людям, в правильной манере и в нужное время
2. Анализируем исполнение работ и отклонения
3. Запрашиваем изменения, если надо
4. Анализируем информацию о коммуникациях, чтобы убедиться, что они удовлетворяют потребностям стейкходлеров
5. Валидируем изменения, чтобы убедиться, что они не ухудшают ситуацию, и не оставляют недорешанных проблем
6. Документируем вынесенные уроки

Мониторинг рисков.

1. Пересматриваем риски, перепланируем реагирование на них, пересматриваем резервы на риски
2. Выявляем новые риски
3. Смотрим, не включились ли триггеры рисков
4. Ищем обходные пути, следуем им если надо
5. Проводим аудиты рисков для оценки эффективности процесса риск-менеджмента. Анализируем данные по исполнению работ, отчетность по ним, находим отклонения
6. Запрашиваем изменения, если надо
7. Оцениваем эффективность внедренных планов управления рисками
8. Документируем вынесенные уроки

Контроль закупок.

1. Мониторим исполнение контракта, чтобы убедиться, что обе стороны выполняют свои обязательства
2. Проверяем и верифицируем поставки по контракту
3. Защищаем наши законные права
4. Следуем нашим процедурам закупок, включая систему контроля изменений контракта
5. Анализируем наши данные по исполнению работ, отчеты поставщика, и находим отклонения
6. Запрашиваем изменения, если надо, управляем ими
7. Авторизуем работу по администрированию контрактов
8. Выставляем претензии, проводим их ревью
9. Поддерживаем всеобъемлющие записи по теме
10. Рапортуем по исполнению обязательств поставщика в сравнении с контрактом
11. Проверяем счета, производим оплату
12. Обновляем план управления проектом и проектную документацию
13. Валидируем изменения контрактов, проверяем, что все контракты обновлены до последних версий, оцениваем эффективность изменений
14. Закрываем контракты, по мере получения и приемки финальных поставок
15. Документируем вынесенные уроки

Мониторинг вовлеченности заинтересованных сторон.

1. Анализируем исполнение работ и отклонения
2. Оцениваем вовлеченность заинтересованных сторон и их отношения, ищем способы улучшить
3. Оцениваем, коррелируют ли ожидания заинтересованных сторон с ходом проекта
4. Разрешаем конфликты
5. Ведем реестры проблем
6. Запрашиваем изменения, если надо
7. Обновляем Реестр заинтересованных сторон и План управления заинтересованными сторонами
8. Оцениваем успех стратегии по повышению вовлеченности заинтересованных сторон
9. Документируем вынесенные уроки