Упражнение: тесты по управлению затратами проекта

1. Общепринятый способ рассчитать EAC (estimate at completion), это взять BAC (budget at completion), и:

• А. Разделить на SPI
• В. Умножить на SPI
• С. Умножить на CPI
• D. Разделить на CPI

Ответ D. Одна из общепринятых формул это BAC/CPI, она используется в случае, если BAC не варьировался, либо вы ожидаете сохранения темпа расходования такого, какой уже зафиксировался в вашем кумулятивном CPI.

2. Финотдел требует, чтобы вы держали их в курсе обо всех расходах по проекту капитального строительства, который вы ведете. Вас просили предоставить план финансирования, и ежемесячные прогнозы, чтобы видеть потенциальные изменения плана финансирования заранее. Бюджет превышать запрещено. Вот, вы успешно внедрили процессы и практики по прогнозированию изменений финансирования, и насколько вам кажется, они минимизируют проблемы, и повышают эффективность использования средств. А также, вы наработали множество отчетов и аналитических показателей, чтобы отвечать нуждам финансового департамента. Один из них - EAC, который есть периодическая переоценка:

• А. Стоимости исполненных работ
• В. Ценность проведенной работы
• С. Предполагаемые общие затраты по завершении проекта
• D. Во сколько еще обойдется завершить проект

Ответ С. EAC это estimate at completion. Во сколько еще обойдется завершить проект, это ECT, estimate to complete.

3. Если earned value (EV) = 350, actual cost (AC) = 400, и planned value (PV) = 325, чему равно cost variance?

• А. 350
• В. -75
• С. 400
• D. -50

Ответ D. CV = EV - AC = 350 - 400 = -50. Поскольку речь об отклонении бюджета, то вычитаем из дефолтного EV именно AC.

4. РМ со стороны заказчика, ответственный за ваш проект, просит вас прислать письменное подтверждение расходам, которые на 30% выше вашей оценки расходов. Обоснование - их процесс бюджетирования требует пессимистических оценок, чтобы денег точно хватило. Как лучше всего отработать ситуацию?

• А. Добавить эти 30% вот просто так, как резерв на непредвиденные обстоятельства
• В. Размазать эти 30% по прочим задачам проекта
• С. Сделать один базовый план по расходам по вашим оценкам, и второй - с добавкой 30%
• D. Уточнить информацию по наличию рисков, незнание которых могло занизить вашу оценку

Ответ D. Простое добавление какой-то суммы к смете, будь она целиком, или размазана по задачам, крайне негативна, и подрывает вашу репутацию РМ. Заказчик должен дать список рисков и основание для увеличения оценки. Если это справедливо, то увеличить бюджет будет этичным.

5. Вас только что назначили управлять маркетинговым проектом строительной компании. Хотя вы только начинаете работу, спонсоры уже обеспокоены тем, как вы будете достигать ключевых вех проекта. А также тем, как вы будете делать оценки. Аналоговые оценки:

• А. Используют оценки снизу-вверх
• В. Чаще всего используются во время исполнения проекта
• С. Используют оценку сверху-вниз
• D. Вычисляют оценку, используя детальный факт оценок

Ответ С. Аналоговые оценки используются как правило при инициации проекта, не при его исполнении, и используют техники сверху-вниз.

6. Вы работаете с экспертами предметной области для оценки продолжительности и бюджета активностей проекта. Все нижеследующее - это выходы процесса Оценки затрат, кроме:

• А. Понимание стоимости риска в оцениваемых работах
• В. Предотвращение включения в базовый план затрат неподходящих изменений
• С. Выявление возможного диапазона затрат на проект
• D. Документация любых предположений, сделанных в ходе процесса Оценки затрат

Ответ В. Вопросы спрашивает, "что вы получаете по итогам оценки затрат?". Предотвращение ненужных изменений базовых значений - это скорее часть планирования управления затратами и системы контроля изменений.

7. Продукт, над которым работает ваша команда, это замена девайсу, который ваша компания выпустила несколько лет назад. Тот первый не взлетел на рынке, хотя возможности его были более чем. Причина была в том, что в ходе разработки был недостаточно проработан жизненный цикл затрат: сначала девайс покупали, а потом аналитики рассказали всем о цене владения им. Продажи провалились, а внутренние тесты показали, что аналитики правы. На сей раз команда учитывает косты на протяжении всего жизненного цикла. Основной фокус учета затрат на протяжении жизненного цикла продукта - это:

• А. Оценка затрат на инсталляцию
• В. Оценка затрат на операции и поддержку
• С. нужно иметь ввиду затраты на инсталляцию в ходе планирования проекта
• D. Нужно иметь ввиду затраты на операции и поддержку при принятии решений по проекту

Ответ D. Бюджетирование по всему жизненному циклу продукта смотрит на расходы по операциям и поддержке, и балансирует их с расходами проекта, по целевой функции уменьшения цены владения.

8. Вы ведете проект по разработке мобильного приложения для франчайзиноговой сети ресторанов. Для старшего менеджмента принципиальны сроки, а владельцы франшизы больше обеспокоены затратами и качеством приложения. В случае багов, они понесут расходы из-за падения продаж. Но приложение слишком существенных усилий для обеспечения качества может быть дорого. Так что решили, что адаптивный подход к жизненному циклу проекта будет лучшим способом отбалансировать конкурирующие потребности, и разработать хорошее и незатратное приложение. Владельцы франшизы и группа разработки довольны решением, но они чувствуют интерес других участников, по поводу импакта на базовые значения, и сроки запусти системы. Эти потребности были учтены при планировании, и будут управляться в ходе оценки факта затрат. Когда лучше всего делать оценку факта затрат?

• А. Во время опроса участников команды, на сколько процентов сделана их работа, и сведения этого в ежемесячный отчет по проекту
• В. Во время вычисления освоенного объема и его индексов, для репортинга исполнения и прогноза будущего исполнения
• С. Во время использования правила 50/50, и проверки, что расходы на жизненный цикл продукта менее расходов на проект
• D. Во время сведения затрат, понесенных за прошлый месяц, и прогноза их на следующий месяц

Ответ В. Спрашивать о процентовках выполненных работ не лучший способ, обычно это догадки. Если сначала делать самые легкие работы, то их процентовки исказят весь остальной проект. Расходы на жизненный цикл проекта не могут быть ниже затрат на проект, поскольку они сами включают затраты на проект. Фокусировка на затратах прошлого и следующего месяцев часто выполняется неопытными менеджерами - это не только дает мало информации, но и не может быть использовано для предсказания будущего. Расчет освоенного объема и его индексов - смотри в прошлое и использует его для предсказания будущего.

9. Cost perfomsnce index (CPI) в 0,89 означает:

• А. В моменте, мы ожидаем, что факт затрат по проекту составит 89% от запланированного
• В. По завершении проекта, мы потратим на 89% больше запланированного
• С. Проект спрогрессировал на 89% от запланированного
• D. По проекту, отрабатывается 89 центов на каждый инвестированный доллар

Ответ D. CPI менее единицы, что плохо (EV/AC).

10. Отношение команды к проекту - очень позитивное. Они в восторге от своей работы в R&D! В моменте, исполнено работ на 60 млн.долл. Потенциальные покупатели из фокус-группы протестировали продукт, довольны им, и говорят что точно купят. Собрание по завершении фазы проекта получило отчеты, и просит планы вывода на рынок. Они не дождутся, когда продукт начнет приносить выгоды компании. Бюджет проекта - 77 млн. Стоимость работ, запланированных быть сделанными к моменту, 78,9 млн. Что вам скажет SPI этого проекта?

• А. Вы вышли из бюджета
• В. Вы впереди расписания
• С. Ваш прогресс - 76% от плана
• D. Ваш прогресс - 24% от плана

Ответ С. Нужно посчитать SPI, и интерпретировать результаты. SPI = EV/PV = 60/78.9 = 0,76. То есть, проект исполнен на 76% от плана.

11. Команда управления проектом занята поставками продуктов, а департамент управления закупками начал искать подрядчиков чтобы помочь с этим. Оба департамента беспокоятся, что проект выйдет из бюджета, поскольку содержание будет подаваться итерациями, а планирование и разработка будут инкрементальны. На последнем собрании, спонсор спрашивал РМ и команду, как изменения в содержании повлияют на оценку. Он хочет знать, можно ли полагаться на оценки проекта, данные во время планирования, в ходе итераций содержания. РМ уверил его, что у команды есть инструменты чтобы давать точные оценки, и эти инструменты будут использованы на всем проекте. Что из нижеследующего не является необходимым для оценки проекта?

• А. ИСР
• В. Сетевая диаграмма
• С. Риски
• D. Запросы на изменения

Ответ D. ИСР нужна для определения активностей, сетевая диаграмма - для определения зависимостей, и риски для определения резервов на непредвиденные обстоятельства (важно, что это высокоуровневые риски, а не детальные, которые определяются при планировании). Запросы на изменение не нужны для оценок; скорее, они сами порождают потребность в оценке.

12. Что из следующего - пример параметрической оценки?7

• А. Долларов за модуль
• В. Кривая обучения
• С. Сверху вниз
• D. CPM

Ответ А. Параметрические оценки используют мат.модель для предсказания затрат или времени проекта.

13. В какой группе процессов проекта делается грубая оценка (ROM)?

• А. Планирование
• В. Закрытие
• С. Исполнение
• D. Инициация

Ответ D. Это - оценка с широким диапазоном. Делается при инициации проекта, когда о нем мало что известно.

14. По каждой активности вашего проекта, вы работали с дизайнерами, инженерами, техническими экспертами, и консультантами, чтобы проработать ресурсы, необходимые для завершения активностей. Для некоторых активностей, список очень длинный, и включает сырье, материалы, оборудование, и людей. Вы ограничены в складе, так что вам приходится координировать доставку и работы так, чтобы материалы и оборудование поставлялись возможно ближе к началу активности. Вы с командой управления проектом определили время и бюджет по каждой активности, все это сагрегировали и проанализировали. Старший менеджер хочет получше разобраться в управлении проектом, и спрашивает, какой процесс дает базовые значения костов. Каков правильный ответ?

• А. Оценка ресурсов активностей
• В. Оценка затрат
• С. Определение бюджета
• D. Контроль затрат

Ответ С. Базовые значения затрат - это выход процесса Определения бюджета.

15. Во время какого процесса управления проектом разрабатываются прогнозы бюджета?

• А. Контроль и мониторинг
• В. Планирование
• С. Инициация
• D. Исполнение

Ответ А. Прогнозы бюджета - это выход процесса Контроля затрат, который есть часть Контроля и мониторинга.

16. Тренинг команды - это какой тип затрат?

• А. Прямые затраты
• В. NPV
• С. Непрямые затраты
• D. Фиксированные затраты

Ответ А. Команда обучается навыкам, нужным на проекте. То есть эти затраты прямо связаны с проектом.

17. Затраты на запуск проекта - это пример:

• А. Переменных затрат
• В. Фиксированных затрат
• С. Накладных расходов
• D. Возможных расходов

Ответ В. Затраты на запуск не завися от объема произведенной продукции. Так что, это фиксированные затраты.

18. Усилия по управлению качеством проекта несколько видоизменились за прошедшие несколько месяцев. Два процесса претерпели экстенсивные изменения. Заказчик доволен тем, что по проекту исполнено к текущей дате, но разузнал, что его конкуренты работают над похожим проектом. Команду попросили проанализировать ситуацию, и предложить варианты заказчику. Анализ стоимости исполняется, чтобы вычислить:

• А. Большей ценности от анализа затрат
• В. Погружения менеджмента в проект
• С. Погружения команды в проект
• D. Поиска более дешевого способа сделать ту же работу

Ответ D. Анализ стоимости нужен, чтобы уменьшить расходы при сохранении содержания.

19. Какой метод оценки будет наиболее затратен для осмечивания проекта?

• А. Снизу вверх
• В. Аналоговый
• С. Параметрический
• D. 50/50

Ответ А. Поскольку для этой оценки нужны все детали проекта, она будет наиболее трудозатратной.

20. Чтобы получить явные индикаторы прогресса проекта, заказчик просит периодической отчетности, включающей анализ работы, исполненной в соответствии с планом, потраченные деньги, и их соответствие плановым расходам, принятые поставки, и оценку случившихся рисков. Что из следующего показывает оценку фактически исполненных работ?

• А. EV, earned vakue
• B. PV, planned value
• C. AC, actual cost
• D. CV, Cost varinace

Ответ А. Может быть сложновато различать термины освоенных объемов; но EV - это оценка стоимости фактически исполненных работ.

21. Что из следующего включено в план управления затратами?

• А. Уровень точности нужный для оценок, правила измерения факта затрат, и спецификации того как проводить оценки продолжительности
• В. Спецификации того как проводить оценки, правила измерения факта затрат, и уровень точности нужный для оценок
• С. Правила измерения факта исполнения команды, уровень точности нужный для оценок, и спецификации того как проводить оценки
• D. Спецификации того как проводить оценки, уровень риска нужный для оценок, и правила измерения факта затрат

Ответ В. Тут важно, что одна неверная опция делает весь ответ неправильным. Оценки продолжительности делаются во время управления расписанием, измерение исполнения по команде это часть управления ресурсами. А также, для упомянутой оценки не нужен уровень риска.

22. У вашего проекта - средний уровень риска, и он не очень хорошо определен. Спонсор дает вам устав, и просит подтвердить, что проект может быть исполнен в заданный срок и бюджет. Каким образом лучше всего это отработать?

• А. Проработать оценки в форме диапазона возможных результатов
• В. Попросить команду оценить косты на основе устава проекта
• С. На основе имеющейся информации, скалькулировать параметрическую оценку
• D. Сделать аналоговую оценку, опираясь на историю

Ответ А. На основе той информации, что заявлена в задании, лучше всего дать диапазонную оценку. Она может быть сужена потом по мере прогресса проекта.

23. Вы ведете проект по разработке приложения для напоминаний о здоровом образе жизни. По мере создания плана, вы проясняете, как команда будет реагировать на возможные события, которые могут повлиять на проект, и вместе с ней определяете резервы на непредвиденные обстоятельства. Эти резервы должны быть:

• А. Спрятаны, чтобы предотвратить несогласие менеджмента с ними
• В. Добавлены к каждой активности, чтобы показать заказчику наиболее короткий критический путь
• С. Должны поддерживаться менеджментом, чтобы покрыть перерасходы
• D. Добавлены к бюджету проекта на счете "риски"

Ответ D. Прятать резервы совершенно неприемлемо. Добавление резервов к каждой активности не сократит критический путь, и вообще это некорректный выбор. Для покрытия перерасходов создаются управленческие резервы, не резервы на непредвиденные обстоятельства. Во время процесса управления рисками, вы определяете подходящие резервы на непредвиденные ситуации, для покрытия известных рисков. Эти резервы включаются в базовый план по затратам.

24. У вас сложности с осмечиванием проекта. Что из нижеследующего лучше всего описывает наиболее вероятную причину проблем?

• А. Некорректное определение содержания
• В. Недоступность нужных ресурсов
• С. Недостаточность исторических записей с прошлых проектов
• D. Недостатки процессов компании

Ответ А. Хотя и другие варианты имеют право на жизнь, только некорректное определение содержания делает оценку невозможной.

25. Ваш прогноз показывает, что вы превысите бюджет к концу проекта. Что из следующего вам лучше всего сделать?

• А. Убрать оценки риска из задач, и переоценить проект
• В. Поговорить со спонсором, и решить, какая работа может быть сделана быстрее
• С. Уменьшить качество
• D. Сократить содержание

Ответ А. Ищем ответ, который окажет наименьшее негативное воздействие. Бесполезно встречаться со спонсором и двигать задачи в надежде уменьшить перерасход. Ухудшение качества и сокращение содержания всегда будут иметь негативный эффект. Ответ с наименьшим негативным влиянием - А.

26. На ранней стадии вашего проекта, у вас разговор со спонсором, по поводу используемых техник оценки. Вы хотите экспертные оценки, а спонсор - аналоговые. Лучше всего:

• А. Согласиться с аналоговыми оценками, поскольку это один из вариантов экспертных
• В. Предложить бюджетирование по жизненному циклу проекта, как компромисс
• С. Понять, зачем спонсору такие точные оценки
• D. Постараться убедить спонсора использовать экспертные оценки, поскольку обычно они точнее

Ответ А. Это хитрый вопрос. Понимание, зачем спонсору такие точные оценки, хорошее дело, но аналоговые оценки как раз наименее точные. В тоже время аналоговая оценка, это всегда экспертное суждение.

27. Вы только что закончили инициацию маленького проекта, и переходите к планированию, когда стейкхолдер просит у вас базовые значения затрат и бюджет на проект. Что ей сказать?

• А. Бюджет проекта есть в Уставе, который как раз вот только закончен
• В. Бюджет и базовые значения не могут быть закончены, до тех пор пока не закончено планирование
• С. Это мелкий проект, у него не будет бюджета и базовых значений
• D. Невозможно выполнить оценку до того момента, пока не закончен план управления проектом

Ответ В. В уставе проекта может быть зафиксирован бюджет проекта, но не детальные расходы. И даже у мелких проектов есть бюджет и расписание. Не то чтобы невозможно создать бюджет, пока нет плана управления проектом, но так делать глупо. Бюджет проекта, и базовые значения по костам, рождаются в ходе построения плана управления проектом.

28. РМ работает над оценками затрат, чтобы представить базовые значения для измерения исполнения проекта. Какой это процесс?

• А. Управление затратами
• В. Оценка затрат
• С. Определение бюджета
• D. Контроль затрат

Ответ С. Управление затратами - это слишком общий вариант. Оценки в данной ситуации уже сделаны, так что это не Оценка затрат. И это не Контроль затрат, раз базовые значения еще не разработаны. Так что, это процесс Определения бюджета.

29. Мониторинг затрат, понесенных к дате, для определения отклонений от плана, происходит во время:

• А. Создания системы управления изменениями затрат
• В. Рекомендаций корректирующих действий
• С. Обновления базовых значений затрат
• D. Ревью исполнения проекта

Ответ D. Рекомендации корректировок, и обновление базовых значений плана затрат - это возможные выходы процесса ревью исполнения проекта. Мониторинг затрат это часть контроля изменений, но не часть создания системы контроля. Так что корректный ответ, ревью исполнения

30. Вы размышляете о подходе, который упростит команде их ответственность за предоставление данных по исполнению проекта по всем его аспектам. Как часть этого подхода, вы уверены, что будет полезным удостовериться, что команда понимает, как и зачем будут анализироваться данные. Вы поясняете команде, что план управления затратами включает описание:

• А. Затраты по проекту
• В. Принцип аллокации ресурсов
• С. Бюджеты, и то, как они будут вычисляться
• D. Уровень ИСР, на котором будут вычисляться освоенный бюджет

Ответ D. Экзамен может спрашивать, что включается в планы управления проектами, для проверки что вы точно это понимаете. План управления затратами должен включать, на каком уровне ИСР будут вычисляться показатели освоенного бюджета.

31. У промышленного проекта, SPI равен 0,89, и CPI равен 0,91. В общем случае, какое будет тому объяснение?

• А. Изменилось содержание
• В. Поставщик ушел из бизнеса, и надо искать нового
• С. Нужно закупить дополнительное оборудование
• D. Критический путь занял времени свыше планируемого, и потребовал больше рабочих часов для завершения

Ответ D. Для ответа на вопрос, нужно выбрать вариант, который будет дольше и дороже.

32. Хотя стейкхолдеры думали, что на проект забюджетировано достаточно денег, на половине проекта CPI = 0,7. Для выявления корневой причины, несколько стейкхолдеров проаудировали проект, и выявили, что он был оценен по аналоговому принципу. Даже с учетом того, что к активностям отдельно добавлялись оценки, стейкхолдеры думают, что в оценке что-то было потеряно. Что это может быть?

• А. Для измерения CPI, должны быть использованы оценочные затраты
• В. Нужно использовать SPI, а не CPI
• С. Нужно использовать оценку снизу-вверх
• D. Исторические данные не были приняты в расчет

Ответ С. Для измерения CPI, используются оценочные затраты, а использовать SPI для оценки затрат неверно. Исторические данные в расчет приняты, т.к. аналоговая оценка - это и есть оценка на основе истории. А вот оценка снизу-вверх дает наиболее точные данные.

33. При анализе проблем, которые случились во время тестирования, команда выявила, что причинно-следственные диаграммы полезны при определении наилучшего места приложения усилий. Координация всяких несоответствий улучшилась, и команда вышла на эффективность, повлиявшую на иные проекты и процессы компании в целом. Но это повлияло на соответствие проекта базовым значениям. Стейкхолдеры считают, что усилия по контролю и репортингу по проекту будут легче. Анализ добавленной стоимости - это базис для:

• А. Репортинга по прогрессу проекта
• В. Контроля планирования
• С. Диаграмм Ишикавы
• D. Интеграции компонентов проекта в единое целое

Ответ А. Анализ добавленной стоимости - это отличный способ коммуницировать цену работ, которые уже сделаны. С его помощью вы можете сказать, где вы по бюджету и расписанию, а также предоставить прогноз на остаток проекта.

34. Замена системы управления запасами в международной сети ресторанов оценена как ключевая стратегическая цель компании. Стейкхолдеры крайне заинтересованы во многих аспектах проекта. Они делились своими идеями и интересами через воркшопы, фокус-группы, почту и исследования. Выявленные риски - это:

• А. Вход в процесс Оценки затрат
• В. Выход процесса Оценки затрат
• С. Не связаны с процессом Оценки затрат
• D. И вход, и выход в процесс Оценки затрат

Ответ D. Выявленные риски фиксируются в реестре рисков, это вход в процесс Оценки затрат. Но в ходе его исполнения, могут добавиться новые риски. Они также добавляются в реестр рисков.

35. Есть некоторая путаница между стейкхолдерами, о том, как будут вычисляться прогнозные значения затрат. Также они обеспокоены тем, достаточно ли денег отложено на покрытие рисков. Вы планируете обнародовать такую информацию на ближайшем собрании, чтобы исключить эти конфликты. И вот вы смотрите в планы управления стейкхолдерами и коммуникациями, чтобы понять, как лучше общаться. Вы поясните, что разница между базовыми значениями затрат и бюджетом - это:

• А. Управленческие резервы
• В. Резерв на непредвиденные обстоятельства
• С. Оценка затрат проекта
• D. Счет учета затрат

Ответ А. Затраты по активностям включаются в оценку затрат проекта, и резервы на непредвиденные обстоятельства (закрыть риски) добавляются к ним, что составляет базовые значения по затратам. Затем, добавляются управленческие резервы, для покрытия невыявленных рисков, и так получается бюджет. Управленческие резервы - это и есть разница между базовыми значениями затрат и бюджетом проекта.

36. Вы даете спонсору оценку затрат проекта. Он недоволен оценкой: могла бы быть и пониже. Он просит вас урезать с проекта 15%. Что вам лучше всего сделать?

• А. Начать проект, и постоянно искать способа сэкономить
• В. Сказать всем, срезать 15% с их оценок
• С. Проинформировать спонсора об активностях, которые можно исключить
• D. Добавить доп.ресурсов с более низкими часовыми ставками

Ответ С. Для выбора вариантов, важно знать, что РМ неприемлемо просто резать расходы. Все оценки должны быть реальны, и резать их в этом случае некуда. Так что, если нужно уменьшить расходы, то надо смотреть в сторону уменьшения качества, содержания, либо удешевления ресурсов (не забывая мониторить влияние этого на расписание проекта). Самая худшая вещь для РМ - начать проект с нереальными бюджетом и расписанием. Переоценка, поиск альтернатив, информирование спонсора будут наилучшим способом сократить бюджет.

37. Риск затрат означает:

• А. Есть риски, которые будут стоить проекту денег
• В. Проект слишком рискован с т.зр. бюджета
• С. Есть риск, что затраты проекта будут выше запланированных
• D. Есть риск, что затраты проекта будут ниже запланированных

Ответ С. Хотя это и правда, что риски стоят проекту денег, это не есть определение риска. Утверждение, что проект слишком рискован с т.зр. бюджета. равноценно отказу от исполнения проекта. Риск затрат - это риск, что проект обойдется дороже запланированного

38. РМ анализирует проект, чтобы найти способы снизить косты. Лучше всего ему взглянуть на:

• А. Переменные и постоянные затраты
• В. Постоянные и непрямые затраты
• С. Прямые и переменные затраты
• D. Непрямые и прямые затраты

Ответ С. Прямые затраты это затраты на проект в целом, и непрямые затраты это затраты, которые зависят от объема выполненной работы. Лучше всего снижать их.