Упражнение: вопросы по Управлению ресурсами

1. Все нижеследующее - это варианты полномочий РМ, кроме:

• А. Формальная власть
• В. Возможность награждать
• С. Возможность штрафовать
• D. Признание экспертизы

Ответ D. Как только сотрудник встает на РМ, от получает формальную власть награждать и штрафовать. А экспертизу свою надо еще доказать.

2. Высшая точка пирамиды Маслоу - это потребность в:

• А. Моральном удовлетворении
• В. Возможности выжить
• С. Чувстве причастности
• D. В почтении

Ответ D. Самая высокая точка пирамиды, потребность в самореализации, не отражена в ответах; второй уровень сверху это почтение и признание.

3. Старший менеджмент крайне доволен одним из новых разработчиков, который быстро и эффективно решает задачи, показал уважение в коллективе к себе, и хорошее взаимодействие со всеми. Так что, начальство решило поставить его на роль бизнес-аналитика, которая открыта на проекте. Эффект гало относится к:

• А. Продвижению сотрудников изнутри
• В. Найму лучших
• С. Перемещению людей на новые роли или технические задачи, поскольку они хороши в своих текущих технических задачах
• D. Перемещению людей в проектный менеджмент, поскольку они прошли тренинг по управлению проектами

Ответ С. Гало эффект - это когда мы оцениваем сотрудника хорошо или плохо по всем параметрам, на сновании оценки по одному параметру. Это может вылиться в перемещение разработчика на иную позицию, раз он так хорош на своей. Но на самом деле никакой гарантии успешности тут нет.

4. Замена важной, но устаревшей программы в компании будет сложной: офисы в семи странах, в операции вмешиваться нельзя. И обновить систему вам нужно до того момента, пока в одной из стран вступят в действие изменения закона. Есть много пожеланий, к варианту замены системы. Кто-то ждет от нее новых возможностей. В разработку вовлечены и сотрудники, и внешние консультанты. Спонсор надеется сократить бюджет, за счет выполнения задач тестирования и инсталляции внутренними ресурсами. Вы определяете роли и ответственности на этом проекта. Роль спонсора на проекте лучше всего описать как:

• А. Помогает планировать
• В. Помогает предотвращать ненужные изменения в целях проекта
• С. Определяет необходимые ограничения проекта
• D. Помогает разрабатывать план управления проектом

Ответ В. Хотя спонсор и может помочь с планированием, это не его обязанность. От спонсора исходят некоторые ограничения проекта, но не все. План управления проектом разрабатывается командой, и утверждается спонсором и высшим менеджментом. Поскольку цели проекта заявляются в Уставе, и именно спонсор его подписывает, правильным ответом будет - спонсор охраняет проект от ненужных изменений.

5. Ожидается, что проект займет пять лет. Далеко не все участники команды определены на старте, большинство будет привлекаться в процессе. Ранее похожие проекты отставали от расписания, так что над этим идет активная работа. Так что конфликты между участниками почти неизбежны. Какой из методов решения конфликтов даст наиболее устойчивое решение?

• А. Форсирование
• В. Сглаживание
• С. Компромисс
• D. Решение проблем

Ответ D. Решение проблем, равно как и повышение сотрудничества, обычно занимает больше времени, но требует вклада ото всех, и дает более стойкое решение.

6. Наиболее частые причины конфликтов на проекте - это расписание, приоритеты, и:

• А. Личные отношения
• В. Ресурсы
• С. Бюджет
• D. Управление

Ответ В. Запомним основные причины конфликтов на проектах по убыванию: расписание, приоритеты, ресурсы, и технические взгляды.

7. Два стейкхолдера разругались, после переписки по критериям приемки. То, что хочет один из стейкхолдеров, не подходит под результаты анализа затрат и выгод, который проводился при планировании проекта. Стейкхолдеры договорились, что идеализировать продукт не надо, это невыгодно. Вот сейчас, сотрудница говорит вам, что у нее проблема в работе. Продукт, над которым она работает, должен быть отгружен сегодня, или проект отстанет. А также вам пишет еще сотрудник, жалуется на другого. Вы отвечаете: "Я с этим разбираться прямо сейчас не готов". Какой метод разрешения конфликта вы используете?

• А. Решение проблем
• В. Форсирование
• С. Уход от конфликта
• D, Компромисс

Ответ С. Откладывание решения проблемы - это уход от конфликта.

8. Что такого показывает гистограмма ресурсов, что не отражено в матрице распределения ответственностей?

• А. Время
• В. Активности
• С. Взаимоотношения
• D. Сотрудника, ответственного за каждую активность

Ответ А. Матрица ресурсов показывает их назначение на пакеты работ из ИСР. На гистограмме ресурсов, показано распределение ресурсов по времени.

9. Вас только что назначили РМ на большой телекоммуникационный проект. Это проект на год, и примерно наполовину он сделан. В команде 5 продавцов и 20 технарей. Вам надо разобраться, кто за что отвечает. Где эти данные можно найти?

• А. Матрица назначения ответственности
• В. Гистограмма ресурсов
• С. Гант
• D. Организационная диаграмма проекта

Ответ А. Гистограмма ресурсов показывает число ресурсов на каждый период. Гант, показывает только активности и даты их старта. Организационная диаграмма показывает, кто кому рапортует. Матрица ответственности показывает, кто за что отвечает.

10. Во время планирования проекта в матричной компании, РМ понимает, что нужно больше человеческих ресурсов. У кого нужно эти ресурсы запрашивать?

• А. Руководитель Проектного офиса
• В. Функциональный менеджер
• С. Команда
• D. Спонсор проекта

Ответ В. В Матричной организации, полномочия делятся между РМ и функциональными менеджерами, так что РМ должен провести переговоры с владельцами ресурсов.

11. РМ должен опубликовать расписание проекта. Активности, начало-окончание, и ресурсы определены. Что РМ должен сделать следующим?

• А. Разослать расписание проекта в соответствии с Планом управления коммуникациями
• В. Подтвердить доступность ресурсов
• С. Добавить в план управления проектом информацию по затратам
• D. Опубликовать Ганта, для иллюстрации длительности проекта

Ответ В. Расписание проекта остается предварительным, пока ресурсы не назначены.

12. Во время каждого собрания команды проекта, РМ просит всех рассказать о работах, которые они делают, а затем раздает новые задачи. Длительность этих собраний увеличилась, потому что стало много задач к назначению. Это могло случиться по любой причине из следующих, кроме:

• А. Нет ИСР
• В. Нет матрицы назначения ресурсов
• С. Нет выравнивания ресурсов
• D. Команда слабо вовлечена в планирование проекта

Ответ С. Отсутствие ИСР, матрицы выравнивания ресурсов, или недостаточная вовлеченность команды в планирование могут повлечь за собой удлинение процесса назначения ресурсов. А выравнивание ресурсов, то есть выделение одинакового числа ресурсов в разные периоды времени, на этом не скажется.

13. Вы РМ, ведете кросс-функциональный проект в компании типа "слабая матрица". Никто из участников команды функционально вам не подчиняется, и вы не можете прямо влиять на их перфоманс. Проект сложный, ограничен во времени, и требует качества. Какой из вариантов полномочий РМ вы скорее всего будете использовать для эффективной работы?

• А. Ссылочные
• В. Экспертные
• С. Штрафы
• D. Формальные

Ответ В. Награды и экспертиза - лучшие опции в такой ситуации. Наград в списке вариантов нет, так что остается экспертиза.

14. Сотрудник работает на проекте так себе, потому что у него опыта разработки систем. И никого лучше на эту роль нет в доступе. Что лучше всего сделать РМ?

• А. Поговорить с функциональным менеджером, чтобы тот поспособствовал повышению отдачи этого сотрудника
• В. Раздобыть новый ресурс, более компетентный в задаче
• С. Организовать тренинг для этого сотрудника
• D. Применить резерв расписания проекта

Ответ С. Работа РМ, в числе прочего, включает и проведение тренингов для участников команды. Это ляжет на прямые затраты проекта.

15. На проекте несколько команд. Команда С постоянно нарушала сроки в прошлом. В результате команда D нарушала критический путь. Как лидеру команды D, вам надо поговорить с:

• А. Лидером команды С
• В. РМ
• С. РМ и руководством
• D. РМ и лидером С

Ответ D. Проблему должны решать те, кто в нее вовлечен. Факт того, что команда D уже несколько раз нарушила критический путь, говорит о том что с проблемой она уже столкнулась. Так что, нужно собраться двум тимлидерам. А размах описанной ситуации требует также и привлечения РМ.

16. РМ с командой в восторге от нового проекта. Для РМ это первое назначение на роль РМ, а команда готова работать как никогда круто. В описании продукта принимало участие 29 человек, и в команде в число прочих 9 крутых экспертов предметной области. Но посреди планирования, трое участников команды не соглашается с некоторыми поставками проекта. Один говорит, что в ИСР надо добавить несколько пакетов работ. А другой, что один из пакетов делать не надо. А  третий согласен с ними обоими. Как РМ должен разобраться с конфликтом?

• А. Нужно выслушать мнения, определить лучший выбор, и его имплементировать
• В. Нужно отложить будущие дискуссии, поговорить с каждым индивидуально, и определить лучший выбор
• С. Нужно выслушать различия во мнениях, вдохновить всех на трезвое решение, и поспособствовать соглашению
• D. Нужно помочь команде сфокусироваться на точках согласия, и поспособствовать сплочению команды через веселы тимбилдинг!

Ответ С. Не давайте длине вопроса сбить себя с толку! Просто спросите себя, каков лучший путь решения конфликтов, и выберите лучший ответ. Большинство деталей в описании - для отвлечения. Решение проблем (через сотрудничество) и компромиссы - это лучшие способы разрешения конфликтов. Решение конфликтов, это ключевое качество в работе с людьми.

17. Проект только что начинается, и включает в себя сотрудников 14 департаментов. Устав подписан одним человеком, и включает свыше 30 важных требований. Спонсор проинформировал РМ, что SPI должен быть в пределах 0,95 - 1,10. В проекте 34 стейкхолдера, расписание агрессивное. РМ только что пришел в компанию. Какой из типов власти лучше всего ему использовать при общении со стейкхолдерами?

• А. Формальная
• В. Референсная
• С. Штрафы
• D. Экспертная

Ответ А. Как правило, лучшие формы власти - это награды и экспертиза. Времени стать признанным экспертом у РМ не было, а права награждать не заявлено в вариантах. Так что формальная власть - единственный правильный ответ.

18. РМ пробует урегулировать спор между двумя участниками команды. Один говорит, что системы должны быть интегрированы до тестирования, другой - что сначала каждую потестировать, потом интегрировать. В проекте 30 человек и 12 систем. Спонсор требует интеграции в срок! Что лучше всего РМ сделать для разрешения конфликта?

• А. Делаем как я скажу
• В. Давайте-ко успокоимся, и закроем задачу
• С. Разберемся с этим на той неделе, когда остынем
• D. Давайте немного потестим до интеграции, и основательно - после

Ответ D. Это пример компромисса. В данной ситуации, наилучший вариант.

19. Проект в середине исполнения, когда стейкхолдер предлагает изменение, которое выльется в пересмотр трети всего проекта. В то же время, РМ видит, что один из пакетов работ не исполнен, потому, что сотрудника его руководитель перевел на иной проект с приоритетом повыше. С учетом этого, к кому лучше всего РМ обратиться.

• А. Команда
• В. Старший менеджмент
• С. Покупатель
• D. Спонсор

Ответ D. Роль спонсора - охранять проект от изменений и расставлять приоритеты. Описанная ситуация показывает, что эта работа не выполняется. Так что, РМ должен обратиться к первопричине: к спонсору.

20. У проекта по инсталляции CPI = 1,03 и SPI = 1. В команде 14 участников, каждый из них внес свой вклад в план управления проектом. Заказчик уже принял 3 продукта поставки без возражений. Матрица ответственности с начала проекта не менялась. Проект делается в матричной среде, контрактов по нему нет. Спонсор доволен. Но один из участников команды без конца жалуется, что слишком много работает. Что лучше всего сделать РМ?

• А. Пересмотреть систему наград на проекте
• В. Попробовать улучшить исполнение по расписанию на проекте
• С. Встретиться с клиентом, попробовать удлинить расписание
• D. Получить формальное подтверждение от заказчика

Ответ А. Улучшать исполнение по расписанию не нужно, с ним все ок на текущий момент. Лучше, посмотреть вперед, и подбодрить работников, чтобы и в будущем скорость исполнения проекта не пострадала. Единственная реальная проблема, описанная в задаче, это жалобы сотрудника. РМ должен разобраться, что с ним не так.

21. Проект сложен в управлении. Все под давлением, чтобы закончить его вовремя. И к сожалению, тенденция такова, что на собраниях все больше все ругаются, и меньше обсуждают рабочие вопросы. Один из сотрудников просит его из митингов исключить, т.к. все эти крики расстраивают его тонкую душевную организацию. И в то же время спонсор выразил желание поприсутствовать на митингах, посмотреть как идет проект и как решаются задачи. А клиент, просит расширить скоуп проекта новыми фичами. В такой ситуации, РМ лучше всего:

• А. Спросить спонсора, не хочет ли он получать отчет по почте? Вместо хождения на собрания?
• В. Проинформировать сотрудника, который не хочет ходить на митинги, о ценности обсуждаемой на них информации
• С. Привлечь команду к созданию Основных правил митинга
• D. Провести тимбилдинг с привлечением всех участников команды

Ответ С. Все эти решения годны, но нужно выбрать лучшее. Оповещение спонсора почтой не решит корневой причины проблем. Рассказ сотруднику о пользе митингов вряд ли снизит его разочарование. Тимбилдинг потребует времени на организацию, а проблема - прямо сейчас. Так что лучше всего, договориться с командой о кодексе поведения, а на потом запланировать тимбилдинг.

22. Оценка перфоманса проекта (apprisals) отличается от оцифровки перфоманса проекта (assessments) тем, что оценка фокусируется на том, как:

• А. Как каждый участник команды отрабатывает на проекте
• В. Оценивается эффективность команды проекта
• С. В ней может быть тимбилдинг
• D. Снижением текучки кадров

Ответ А. Лучше всего просто сравнить оба термина в уме, apprisal и assessment. Так сразу понятно, что оценка работает с каждым, а оцифровка - с командой.

23. У РМ сложная проблема, так что он собирается с командой, чтобы выработать решение. Через несколько месяцев проблема снова всплывает. Что скорее всего РМ упустил?

• А. Проведение должного анализа рисков
• В. Подтверждение того, что разговор тогда решил проблему
• С. Валидацию решения со спонсором
• D. Применение диаграммы Ишикавы

Ответ В. Шаги по решению проблемы включают имплементацию решения, его ревью, и подтверждение того, что проблема решена.

24. По проекту, CPI = 1,02, а соотношение затрат и выгод 1,7. Последнее ревью исполнения показало, что корректировок по проекту было мало. Команда проекта вся собрана в одном новом здании, и все очень довольны своими возможностями отрабатывать на проекте. Спонсор дает проекту адекватную поддержку, риски пока случались только заранее выявленные. А чтобы всех подбодрить, РМ заказал всем новые кожаные кресла, и добавил к должности senior. Что наиболее корректно по отношению к РМ?

• А. РМ не понял теорию Херцберга
• В. Проект тратит денег больше, чем должен, РМ должен лучше следить за расходами
• С. Нужно лучше проводить ревью исполнения, чтобы видеть больше корректировок
• D. РМ должен очень качественно оценивать важность отклонений

Ответ А. Лучше следить за расходами не в контексте ситуации. Выиискивать отклонения, и решать проблемы которых нет, вообще причины нет. Отклонения всегда очень важно правильно оценивать. Так что посмотрим ситуацию: все и так в новом корпусе и довольны. Так что новые ништяки не повысят их мотивацию! По теории Херцберга, материальные улучшения мотивируют, если сейчас все плохо, и не мотивируют, если и так все хорошо. РМ должен фокусироваться на мотивирующих агентах, а не на гигиенических факторах.

25. Вы только что заметили, что главный подрядчик постоянно запаздывает с поставками. Он сам выходит на связь, и просит принять последние поставки, пообещав уменьшить проектные расходы. Это предложение - пример:

• А. Конфронтации
• В.  Компромисса
• С. Сглаживания
• D. Форсирования

Ответ В. Обе стороны получают что-то в обмен на уступки.

26. Во время первой половины проекта, пять участников команды забрали на иные, более важные проекты, без замены; двое уехали в отпуск не уведомив вас; а оставшиеся участники выразили непонимание той работы, которую они должны сделать. Что вам лучше изменить для успешного исполнения второй половины проекта?

• А. План управления коммуникациями
• В. Гистограмму ресурсов
• С. План управления ресурсами
• D. Матрицу назначения ресурсов

Ответ С. Гистограмма ресурсов показывает распределение ресурсов во времени, она изменится, но толку от нее мало в контексте ситуации. Матрица ответственности показывает сотрудникам их участки, но не раскрывает вопрос касательно того, как им делать свою работу. План управления ресурсами, показывающий, когда ресурсы будут заводиться на проект и уводиться с него, и как они должны коммуницировать с РМ, даст больше всего плюсов.

27. РМ для всего проекта ищет описание ресурсов и вынесенных уроков с прошлых проектов. Эта информация заставляет ее задуматься о возможности нанять нужные ресурсы за 6 месяцев заранее. Что из следующего будет наименее эффективным превентивным действием?

• А. Проверить, что функциональные менеджеры получили копию ресурсной диаграммы
• В. Показать данные спонсору, пояснить свой интерес
• С. Определить метрики, которые заранее подскажут, что ресурсов не хватит
• D. Спросить мнения функциональных менеджеров

Ответ А. Рассылать что угодно не обозначив проблемы вообще неэффективно. А все остальные варианты разумны.

28. Большой проект уже в работе, когда один из участников просматривает отчет о статусе. Он видит, что проект постоянно опаздывает. А также он видит, что из-за этой задержки одна из его задач будет исполняться позже запланированного, и как раз в то время когда он будет в отъезде. Это его очень беспокоит, поскольку он обещал вложиться в успех проекта, и не хочет его тормозить. Что ему лучше всего сделать?

• А. Немедленно связаться с РМ, дать ему свое расписание
• В. Включить эту информацию в следующий отчет
• С. Потребовать добавления проблемы в реестр проблем проекта
• D. Рекомендовать превентивные действия

Ответ D. Вопрос спрашивает, что должен сделать участник команды. Добавлять проблему в реестр, и отражать ее в отчете должен скорее РМ. Просто давать свое расписание РМ для сотрудника допустимо, но не лучший выбор - это пассивное решение. Лучше всего, чтобы он дополнил это необходимыми превентивными действиями.

29. На проекте, были успешно закрыты многие пакеты работ, а спонсор сделал несколько рекомендаций к улучшению. Проект вроде как в сроке, когда предшественник активности на критическом пути показывает серьезное отставание. У активности 14 дней плавания, и ею занимается 4 человека. И есть еще двое, кто может им помочь. РМ замечает, что три человека уходят с проекта, т.к. не чувствуют, что он будет успешным. Когда РМ начинает разбираться, она выясняет, что у них есть проблемы, с которыми они никуда не обращались. Что лучше всего сделать, чтобы улучшить проект?

• А. Немедленно помочь коллегам на проблемной активности
• В. Выяснить, почему расписание проекта такое агрессивное
• С. Подумать, кем заменить тех уходящих людей
• D. Посмотреть реестр проблем

Ответ D. Иногда, сложные проблемы случаются, если не делать простых вещей. В данном вопросе, огромное количество лишних данных. У проблемной активности - есть плавание, так что нестрашно, если сдвинулась. Может быть, на нее и не надо добавлять коллег (но для этого сначала разобраться, не слишком ли сильно сократится плавание). Выяснять, почему расписание такое агрессивное, нужно было до начала проекта. Так что, лучше разобраться, в чем причины проблем в комплексе. Если проблемы просто записать в реестр,  то люди поймут, что их услышали, и могут и передумать уходить. Так что может проект и не задержится, и никого в помощь не надо.

30. При определении требований к физическим ресурсам на проект, команда выявила потребность в очень специализированном тестовом оборудовании, и нужно оно будет примерно на полгода. У компании - только одна единица такого, и она уже обещана на иной проект, как раз на время когда нужна команде. Покупать еще одну единицу получается невыгодно. Что из следующего - наименее эффективной действие РМ?

• А. Переговоры с РМ, который уже заказал данное оборудование на нужное время
• В. Поговорить с департаментом закупок, о возможности арендовать такую вещь
• С. Потребовать вмешательства спонсора, на благо проекта
• D. Скорректировать расписание так, чтобы работы, на которые нужно это оборудование, попали на период его доступности

Ответ С. В профессиональной ответственности РМ - поддерживать нужды вей компании, не только проекта. И также он должен с каждой ситуацией разбираться сам, до привлечения спонсора. Так что, спонсора лучше не дергать. Все остальные варианты допустимы.

31. Проект исполняется виртуальной командой из 6 стран. И все они ругаются по поводу того, какой офис будет ведущим в проекте, не соглашаются с расписанием, и обсуждением навыков друг друга. На какой стадии Лестницы Тукмана работает команда?

• А. Формирование
• В. Переформирование
• С. Шторм
• D. Ресурсная работа

Ответ С. Несогласия команды - это индикатор того, что она в фазе шторма. По мере продолжения работы друг с другом, он перейдут в фазу нормализации.

32. Участник команды пропустил два последних собрания. Несколько из его последних поставок были исполнены с задержкой, и не всегда соответствовали качеству. Он просит встречи с РМ, где жалуется на множество личных проблем, которые повлияли на его работу. РМ этим озадачен, но он провел работу с сотрудником: попросил других не раздражаться, постарался помочь и даже дал ему выходной для решения личных проблем. Это пример:

• А. Теории ожиданий
• В. Теории Y менеджмента
• С. Эмоционального интеллекта
• D. Решения проблем

Ответ С. Эмоциональный интеллект позволяет РМ получать от сотрудников лучшее, через повышение чувства их важности. В этом случае, он показал способность к эмпатии, одновременно оказав поддержку так, что проект не страдал.