Как правило, закупки - это формальный процесс приобретения товаров и услуг. Частные компании могут проявлять в нем большую гибкость, а государственные компании, либо частные компании регулируемые государством (фармацевтика и т.д.) следуют предопределенным процедурам в той или иной степени.
При планировании проекта, его содержание анализируется: все ли есть внутри компании, либо придется закупать работы, материалы, оборудование и т.д. Это - анализ "Make or buy". Если закупки нужны, то к проекту привлекается собственно Департамент закупок, для помощи в управлении ими. Департамент может также формально именоваться контрактующим, юридическим, и т.д., но суть его в том, что сотрудники там понимают юриспруденцию, технологию переговоров, и управление процессом закупок. РМ должен понимать, что от него нужно эксперту в закупках, предоставлять эту информацию, и работать вместе с закупками до завершения жизненного цикла закупки.
Если в компании департамента закупок нет, то его роль выполняет РМ.
Если решено что-то закупать на стороне, то РМ должен разработать план общего процесса закупок (План управления закупками), то, как каждый контракт будет управляться (стратегия закупок), и описание работы которую будет делать каждый поставщик (устав по работе поставщика).
Департамент закупок может юридически верно определять работы к исполнению поставщиками, а РМ может добавлять содержание, связанное со специфичными активностями управления проектом типа требований к отчетам или присутствию на собраниях, тем самым финализируя требования к ним. Описание закупок комбинируется со стандартными контрактными условиями, выливаясь в закупочные документы RFP, RFI, RFQ, которые и отсылаются поставщикам.
Менеджер по закупкам определяет, какой тип контракта, закупочного документа, или описания работ будут использованы. Закупочные документы это как правило:
При планировании проекта, его содержание анализируется: все ли есть внутри компании, либо придется закупать работы, материалы, оборудование и т.д. Это - анализ "Make or buy". Если закупки нужны, то к проекту привлекается собственно Департамент закупок, для помощи в управлении ими. Департамент может также формально именоваться контрактующим, юридическим, и т.д., но суть его в том, что сотрудники там понимают юриспруденцию, технологию переговоров, и управление процессом закупок. РМ должен понимать, что от него нужно эксперту в закупках, предоставлять эту информацию, и работать вместе с закупками до завершения жизненного цикла закупки.
Если в компании департамента закупок нет, то его роль выполняет РМ.
Если решено что-то закупать на стороне, то РМ должен разработать план общего процесса закупок (План управления закупками), то, как каждый контракт будет управляться (стратегия закупок), и описание работы которую будет делать каждый поставщик (устав по работе поставщика).
Департамент закупок может юридически верно определять работы к исполнению поставщиками, а РМ может добавлять содержание, связанное со специфичными активностями управления проектом типа требований к отчетам или присутствию на собраниях, тем самым финализируя требования к ним. Описание закупок комбинируется со стандартными контрактными условиями, выливаясь в закупочные документы RFP, RFI, RFQ, которые и отсылаются поставщикам.
Менеджер по закупкам определяет, какой тип контракта, закупочного документа, или описания работ будут использованы. Закупочные документы это как правило:
- RFP - request for prorosal
- RFI - requst for informarion
- RFQ - request for quotation
Конкретный тип зависит от контракта, и того что мы закупаем. Получив запрос, потенциальные поставщики оценивают его, в это время мы ждем их ответов, и затем выбираем лучшее. Можно сделать тендер или что-то подобное; поставщики также могут задавать вопросы, их ответы лучше публиковать на всех.
Потенциальные поставщики должны иметь возможность ознакомиться ко всем требованиям к закупке, включая критерий выбора победителя. Они должны полностью понять, что нам как клиенту надо. Если содержание неявное, если о нас плохие отзывы как о клиенте, или в случае еще каких-то рисков, поставщик может и не ответить, либо на всякий случай поставить цену повыше. В случае контрактов fix-price, такие риски будут включены в цену. Короче, наши несовершенства придется оплачивать нам.
Важно, что поставщики могу отвечать на наш запрос долго, иногда и пару месяцев, и это нужно включить в расписание проекта.
Когда мы контракт подписали, мы должны его контролировать, и не забывать закрывать, как только его поставки исполнены. Активности по закрытию контракта включают:
Потенциальные поставщики должны иметь возможность ознакомиться ко всем требованиям к закупке, включая критерий выбора победителя. Они должны полностью понять, что нам как клиенту надо. Если содержание неявное, если о нас плохие отзывы как о клиенте, или в случае еще каких-то рисков, поставщик может и не ответить, либо на всякий случай поставить цену повыше. В случае контрактов fix-price, такие риски будут включены в цену. Короче, наши несовершенства придется оплачивать нам.
Важно, что поставщики могу отвечать на наш запрос долго, иногда и пару месяцев, и это нужно включить в расписание проекта.
Когда мы контракт подписали, мы должны его контролировать, и не забывать закрывать, как только его поставки исполнены. Активности по закрытию контракта включают:
- документирование вынесенных уроков (что в данном случае может именоваться аудитом закупок)
- финальные расчеты с поставщиками
Комментариев нет:
Отправить комментарий