Пример Устава на большой проект

На экзамене, имеем ввиду, что нам проект большой. Составим представление о его уставе.

УСТАВ БОЛЬШОГО ПРОЕКТА

Наименование и описание проекта (что мы под проектом имеем ввиду?). Обновление системы выплаты зарплаты. В нашей большой мультинациональной компании свыше 200 тыс. сотрудников, и управление ими критично для нашего успеха. Мы хотим заменить или усовершенствовать систему выплаты зарплаты, чтобы лучше отразить изменчивую природу нашей рабочей силы. Текущие локальные системы не интегрированы, негибки, требуют много ручной работы. На их данные не получается собрать консолидированную отчетность и провести ее анализ.

Менеджер проекта и уровень полномочий (кто назначен рулить проектом, и может ли определять, управлять, утверждать изменения в бюджет, расписание, команду?). Менеджером проекта будет Иван С. Он вправе выбирать подходящих участников команды, и требовать с их менеджеров назначения на проект. Право подписи дано до $10.000.

Бизнес-кейс (зачем проект затеян? какими финансовыми или иными профитами он обусловлен?). Администрирование текущей системы учета зарплаты обходится компании в $2.4M в год, не считая неизмеримых издержек от неэффективных процессов. В среднем по отрасли, компании нашего масштаба тратят по $100 на работника в год, то есть всего $2M. Ожидаемая экономия в $400.000 в год, с учетом трехлетнего периода окупаемости, и будет обоснованием проекта. Детальный бизнес-кейс к Уставу прилагается.

Предварительно назначенные ресурсы (сколько и каких ресурсов будет выделено). В проект будет тесно вовлечена группа расчета зарплаты. Также на старт проекта привлекаем бизнес-аналитика, архитектора, и проектировщика системы. Закупки проекта будут идти через общую систему управления контрактами. Основной язык проекта - английский, на иные языки переводим только локальные особенности. РМ может определить и назначить и иные ресурсы.

Стейкхолдеры (кто влияет на проект, или на кого повлияет проект). Приложен список групп стейкходеров. Включает всех работников, разделенных по видам оплат, менеджмент компании, юридическую службу, и бухгалтеров по заработной плате. Также включены государственные налоговые службы и банки зарплатных проектов.

Известные требования стейкхолдеров (требования, относящиеся как к самому проекту, так и к его содержанию):

1. Т1 - зарплата должна платиться в законтрактованной сумме / ставке в законтрактованный период
2. Т2 - мы выдерживаем специфичные для стран государственные требования по сбору налогов и графику оплат
3. Т3 - компания может доплачивать сотрудникам, если так решит борд
4. Т4 - премии могут назначаться работникам индивидуально
5. Т5 - система должна быть секьюрна, данные должны архивироваться в соответствии с требованиями каждой страны

Описание продукта, комплект поставки (что мы хотим получить, что будет результатом проекта). Результат проекта - одна или более систем, поддерживающих процессинг данных по заработной плате, по цене средней по отрасли или ниже. Прочие особенности:

1. система должна позволять оплатить работнику через любую финансовую систему мира
2. работник должны иметь возможность самостоятельно сменить их адрес, налоговые реквизиты, номер карты через веб-сайт из любой точки мира
3. система должна обеспечивать централизованное управление и процессинг данных по зарплате, а также всю регламентированную отчетность

Высокоуровневые предположения (в справедливости чего мы уверены в текущей ситуации?)

• существуют приложения по учету заработной платы в разных странах, поддерживающие местное законодательство
• в нашей отрасли цена вопроса обработки данных одного работника - $100 в год
• каждый работник рапортует о своих налогах только в одной стране

Высокоуровневые ограничения (что ограничивает наши возможности в поставке продукта? внутри каких границ или параметров будет работать проект?)

1. система должна уметь работать по правилам начисления заработной платы разных стран, и поддерживать депозитные счета по всей компании сразу
2. система должна поддерживать наши требования по секьюрности, которые соответствуют либо превосходят таковые у гос.регуляторов
3. годовая отчетность по налогам должна быть сдана из новой системы в год внедрения (исторические данные сконвертировать и подгрузить)
4. дедлайн имплементации 06/10/2020
5. предварительно одобренный бюджет - $1.200.000

Измеримые цели проекта (как проект сочетается со стратегическими целями компании? какие цели проекта поддержат их? цели должны быть измеримы; они могут влиять на определенные ограничения проекта). Главная цель проекта это ежегодная экономия $400.000. Вторая цель, поддерживающая первую, это рост производительности труда работников и бухгалтеров на заработной плате.

• стоимость процессинга данных по зарплате должна снизиться на 15% в течение двух лет

1. продолжительность оформления нового сотрудника должна сократиться с 5 до 2 дней в течение полутора лет

Требования к утверждению проекта (что нужно зааппрувить для проекта, у кого на это право). Будет утверждаться:

1. решение о покупке софта (вице-президент)
2. выбор вендора (HR директор)
3. дизайн системы в первом приближении (HR директор)
4. план перехода и развертывания новой системы (вице-президент)

Обзор рисков проекта (опасности и возможности проекта).

1. сложность расчета зарплаты, много работников - рискуем получить ошибки; импакт высокий
2. много стран, разные правила регулятора в каждой - рискуем получить неверную налоговую отчетность и снижение комплаенса с государством; импакт высокий
3. рынок софта волатилен - рискуем законтрактоваться с ненадежным вендором; импакт высокий

Критерии выхода из проекта (чего проект должен достичь, чтобы РМ был вправе его закрыть?)

1. новая система учета заработной платы, которая удовлетворяет всем выше описанным целям и требованиям, в рамках заданных бюджета и расписания
2. или, если доказано, что требуемая экономия костов не может быть достигнута, РМ может рекомендовать закрыть проект
3. или, если выяснится, что решение иного плана решит проблему и будет лучше соответствовать стратегическим целям компании, спонсор может рекомендовать закрыть данный проект

См.также: Пример устава на маленький проект