Процесс Управления коммуникациями

По ходу проекта, информация о нем нужна многим заинтересованным сторонам. Коммуникационные нужды определяются при планировании, и документируюся в План  управления коммуникациями. Далее, эти потребности исполняются в процессе Управления коммуникациями, через распространение коммуникационных артефактов, типа отчетов, графиков, и имейлов, а также через митинги.
Планы управления ресурсами, коммуникациями, и заинтересованными сторонами документируют коммуникационные потребности. Также, управление качеством и рисками генерит отчеты, которые распространяются через План управления коммуникациями.
Процесс Управления коммуникациями также включает проверку того, что проектная информация движется в соответствии с планом. Он повышает эффективность коммуникаций, и насаживает гибкие подходы в управление коммуникациями. Управление коммуникациями также предполагает возможность заинтересованным сторонам запросить дополнительную информацию и пояснения. Важно, что отчеты по проекту, и иная информация, должны архивироваться как часть исторических записей проекта.
Блокировки коммуникаций. Они могут варьироваться от культурных различий до ошибок в сообщениях. На экзамене обычно есть пара вопросов, типа "Что могло произойти со следующими коммуникациями", или "Случилось следующее; что делать?!". Правильный ответ может быть:

1. шумное окружение
2. дистанция между собеседниками
3. неверное понимание сообщений
4. язык
5. культура

Использование технологии, методов, и модели коммуникаций, представленных в плане управления коммуникациями, крайне необходимо для успешного управления коммуникациями. Важно проверять, что коммуникации доходчивы, эффективны, полезны, и понятны. Вместе с планом управления коммуникациями, проектные документы и отчеты по исполнению работ дадут информацию, что именно нужно коммуницировать. Всегда нужно следовать плану.

Для управления коммуникациями, используются следующие инструменты и техники.
Коммуникационные и межличностные навыки. Хотя РМ и должен следовать плану, в его же ответственности быть гибким и адаптивным, вносить в него корректировки, если таковые выглядят необходимыми по итогам работы с заинтересованными сторонами. Также, всегда важно иметь ввиду культурные и организационные различия, которые не всегда могут быть прописаны в плане. РМ в первую очередь должен стремиться уменьшить конфликты, а не цепляться за документацию (что не уменьшает ее важность, но во всем надо искать баланс).
Собрания. Очень часто, собрания - это ключевой элемент коммуникаций. Помним следующие правила проведения митингов:

1. устанавливаем лимит времени, и придерживаемся его
2. адженду создаем с участием команды, рассылаем заранее, придерживаемся
3. даем всем участникам понять их ответственности заранее
4. собираем вместе правильных людей
5. модерируем митинг в соответствии с правилами
6. по итогам договоренностей, назначаем ответственных и даты разрешения
7. документируем и рассылаем протокол

Отчетность по проекту. Существенная часть коммуникаций проекта фокусируется на отчетности, то есть рассказывает заинтересованным сторонам, как дела у проекта. Большая часть этой информации происходит из отчетов по работе, как выхода процесса Контроля и мониторинга. Также, отчетность включает запрос обратной связи у заинтересованных сторон, все ли они поняли, и нужна ли им еще информация. Нужно убедиться, что мы учли следующее:

1. отчеты дают информацию с уровнем детальности, запрошенным заинтересованными сторонами
2. отчеты соответствуют нуждам проекта
3. для рассылки информации используется наиболее подходящий метод
4. отчеты включают измерение перфоманса против базовых значений из плана управления проектом. На экзамене, всегда предполагаем, что у РМ есть эта информация, и она будет рассылаться заинтересованным сторонам
5. отчеты правдивы и не скрывают реального положения дел. Это вроде как очевидно, но поскольку в мире случались скандалы у серьезных корпораций по теме, ждем несколько провоцирующих вопросов
6. отчитываться нужно по бюджету, расписанию, содержанию и качеству! (не только по расписанию)
7. отчеты помогают участникам команды понять, нужны ли им корректирующие действия
8. отчетность по исполнению включает и провижены на будущее. Используя прогнозы, спонсор и команда могут выработать превентивные действия
9. обратная связь от получателей отчетности должна анализироваться, чтобы будущие коммуникации лучше соответствовали потребностям заинтересованных сторон

В проектном менеджменте определено несколько типов отчетов. На экзамене, думаем в терминах большого проекта, и имеем ввиду, что РМ может выпускать следующие типы отчетов:

1. Статус-репорт. Показывает, где проект сейчас, против базовых значений
2. Отчет по прогрессу. Показывает, что было сделано
3. Отчет по трендам. Показывает, прогресс улучшается, либо становится хуже
4. Прогнозный отчет. Показывает будущий статус и перфоманс проекта
5. Отчет по освоенным объемам. Интегрирует управление бюджетом, содержанием и расписанием в части прогресса проекта
6. Документация вынесенных уроков

Процесс управления коммуникациями имеет следующие выходы:

1. Отчеты по исполнению, статус-репорты, презентации, и т.д.
2. Обновления Плана управления коммуникациями в соответствии с эволюцией подхода к проекту
3. Обновления Плана вовлечения заинтересованных сторон
4. Обновления Реестра заинтересованных сторон, в соответствии с изменением их требований к коммуникациям, или стратегии проекта по удовлетворению им
5. Реестр проблем, дополняется возникшими проблемами с коммуникациями
6. Реестр вынесенных уроков
7. Расписание проекта может быть изменено, если возникнет необходимость внедрения серьезных изменений в план управления коммуникациями.