Процесс Мониторинга коммуникаций

В ходе Мониторинга, РМ и команда проверяют, как идут коммуникации по проекту, и передается ли информация как планировалось - правильным путем, правильным людям, и вовремя - чтобы все были информированы, и поддерживалась вовлеченность. План управления коммуникациями дает показатели для измерения их эффективности и скорости.
Нужно понимать, следуем ли мы Плану управления коммуникациями, и удовлетворяет ли он потребностям бизнеса. Если нет, то нужно выяснить пробелы, и исправить их. Помимо использования метрик, в этом процессе полезно применить и soft skills. Многие проблемы тут очевидны глазом, получить обратную связь от участников проекта как правило тоже несложно.
Использование проектной документации для мониторинга коммуникаций:

1. План управления проектом - нужен, чтобы было с чем сравнить факт, и понять к чему стремиться. Конкретно план управления коммуникациями, в составе общего плана проекта, показывает, как, когда, с кем и как часто обмениваться информацией
2. Факт управления коммуникациями - сравниваем с планом, смотрим, получили ли мы запланированный результат
3. Реестр проблем - используется для сбора негатива, как то путаницы, несогласия, конфликты, вопросы к обсуждению. Это очень хороший инструмент коммуникации по проблемам, поскольку позволяет работать с ними скорее проактивно, нежели реактивно, предотвращая тем самым проблемы и запросы на изменения
4. Реестр вынесенных уроков - это вклад скорее в коммуникации будущих проектов, нежели текущего, но крайне полезный
5. Данные по исполнению работ - это сырые коммуникации, по сабжу "что произошло на проекте". С их помощью возможно измерить эффективность коммуникаций против плана
6. Факторы среды компании - в любом случае на проекте нужно учитывать культуру компании, сложившиеся инструменты общения, и прочие практики
7. Процессные активы компании - это устоявшиеся процедуры, форматы отчетов, инструменты и политики безопасности; план коммуникаций на проекте должен все это учитывать

Мониторинг коммуникаций выливается в информацию по исполнению работ, возможно в запросы на изменения, и вероятные обновления Плана управления проектом и иной документации.

На экзамене, имеем ввиду, что коммуникации должны быть эффективны, и их успех влияет на успех проекта в целом. Плохие коммуникации вызывают проблемы и переработки. Так что, к коммуникациям важен структурный подход!