Упражнение: вопросы по Управлению коммуникациями

1. Участник команды опоздал на пару последних собраний, а две свои последние задачи сделал плохо. РМ решает срочно с ним обсудить проблемы. Как лучше всего это сделать?

• А. Формально письменно
• В. Формально устно
• С. Неформально письменно
• D. Неформально устно

Ответ D. Лучше всего обсуждение начать неформально. А также, надо задокументировать проблему, и добавить к ней итоги разговора с коллегой. Если проблема не решится, то следующим шагом будет формальная письменная коммуникация.

2. Использование каких коммуникаций скорее всего поможет в решении комплексных проблем: 

• А. Формально устно
• В. Неформально письменно 
• С. Формально письменно
• D. Невербально

Ответ С. Формальные письменные коммуникации позволяют вам документировать слова, и обеспечивают то, что все получат одну и ту же информацию. При решении комплексных проблем, лучше всем говорить одно и то же.

3. У нового РМ команда, в которой несколько человек плохо говорят по-английски. Он часто использует технический жаргон из своей прошлой компании, непонятный этим колллегам, во время разговора. Скорее всего, результат выльется в:

• А. Проект затянется
• В. Уровень доверия повысится
• С. Случится конфликт
• D. Старший менеджмент будет недоволен

Ответ С. Блокаторы коммуникаций могут варьироваться от небольших культурных различий до проблем с точной постановкой задач. Они вызывают непонимание. и ведут к несогласиям. Результат такого, как правило, конфликт.

4. Коммуникации "усиливаются", когда отправитель по отношению к получателю:

• А. Рассказывает
• В. Жестикулирует, когда рассказывает
• С. Говорит медленно
• D. Показывает интерес с перспективы получателя

Ответ D. Это сразу дает получателю понять, что его интересы учтены.

5. Формальная письменная корреспонденция с заказчиком требуется, когда:

• А. Выявлены дефекты
• В. Заказчик требует доп.работ, не озвученных контактом
• С. У проекта сдвинулось расписание так, что это влияет на критический путь
• D. У проекта перерасход бюджета

Ответ В. Из всего, что мы делаем, наиболее нуждаются в формализации закупочные активности. Так что выбираем этот вариант.

6. Вы управляете проектом, который предполагает много переговоров. Вы уверены, что переговоры пройдут хорошо, и все договоренности отразятся в подписанных контрактах. Во время таких переговоров, невербальные коммуникационные навыки:

• А. Несущественны
• В. Существенны
• С. Важны, только когда разговор о затратах и расписании
• D. Важны, т.к. дают вам веру в успех переговоров

Ответ В. Невербальные коммуникации несут в себе существенную часть послания. Так что они крайне важны.

7. Большой проект в телекоме, год длиной, уже наполовину исполнен, когда вы занимаете роль РМ в нем. На проекте три продавца, и команда в 30 человек. Вам нужно понять, какая технология используется в коммуникациях проекта, и каковы требования к коммуникациям вообще. Где вы это можете найти?

• А. План управления стейкхолдерами
• В. План распространения информации
• С. Диаграмма Ганта
• D. План управления коммуникациями

Ответ D. Это все в Плане управления коммуникациями.

8. Изменения некоторых поставок проекта документированы в плане управления проектом. Эти изменения, вместе с иной проектной информацией, распространены в соответствии с планом управления коммуникациями. Один сотрудник внезапно высказывает удивление, услышав об изменении поставки. Хотя он в числе всех получал уведомление. Что должен сделать РМ?

• А. Понять, почему сотрудник не получил информации, и сказать ему, когда эта информация была опубликована
• В. Спросить начальника, почему его сотрудник не понимает своей ответственности
• С. Проверить план управления коммуникациями, и внести поправки если надо
• D. Вынести вопрос на следующее собрание управляющего комитета, чтобы все точно были в теме

Ответ С. Показана ситуация, когда все данные получили, а один нет. Скорее всего, что-то упущено в управлении коммуникациями. Так что, лучше просмотреть план управления ими, чтобы выявить все проблемные моменты, в т.ч. и потенциальные.

9. Коммуникации - ключ к успеху проекта. Как РМ, вы должны общаться с тремя стейкхолдерами. Так что, у вас шесть каналов коммуникаций. Теперь, добавляется новый стейкхолдер, с которым также надо общаться. Сколько каналов коммуникаций у вас будет?

• А. 7
• В. 10
• С. 12
• D. 16

Ответ В. 5 х (5-1) / 2 = 10.

10. Два сотрудника спорят, что нужно сделать, чтобы исполнить пакет работ. В дополнение к сказанным словам, если РМ хочет знать, что происходит, он должен уделить внимание:

• А. Что и когда сказано
• В. Что сказано, кем, и в какое время дня
• С. Жестикуляцию, и в какое время разговора она возникала
• D. Тон голоса коллег, вместе с жестикуляцией

Ответ D. Невербальная коммуникация - существенная часть любого разговора. Подача, тон, жестикуляция многое скажут об объекте спора.

11. У РМ - команда проекта, состоящая из людей в 4 странах. Проект крайне важен для компании, и РМ волнуется за его успех. Расписание проекта комфортно. Какой тип коммуникаций лучше ему использовать?

• А. Неформально устно
• В. Формально письменно
• С. Формально устно
• D. Неформально письменно

Ответ В. Из-за расстояний и культурных различий тут точно нужны формальные письменные коммуникации.

12. Собрания команды проекта проходят не очень хорошо. Многие болтают, кто-то не приходит, темы обсуждаются случайно. Какие из следующих правил эффективного митинга не выполняются?

• А. Демонстрация уважения и понимания друг друга, контроль позволения говорить
• В. Планирование встреч заранее
• С. Цель для каждого собрания, и правильный выбор приглашенных
• D. Создание и публикация адженды, и набора правил по контролю собрания

Ответ D. Уважение и понимание - это не правила эффективного митинга, это стандарт. Поскольку в постановке не говорится о проблеме назначения собраний, дело точно не в расписании. Случайная дискуссия означает отсутствие повестки. Если присылать повестку заранее - то люди как правило ей следуют.

13. Вас только что назначили РМ на большой производственный проект. Он на год, и наполовину исполнен. Он включает пять поставщиков, и 20 ваших сотрудников в команде. Вы хотите быстро понять, как дела у проекта. Какой из следующих отчетов будет наиболее полезен в данной ситуации?

• А. Статус работ
• В. Прогресс
• С. Прогноз
• D. Коммуникации

Ответ С. Ключе вое слово тут, "быстро". Статус-репорт слишком детален для быстрой оценки. Прогноз смотрит только в будущее. Отчет по прогрессу дает краткую сводку по статусу, и поэтому будет наиболее полезен для короткого ревью.

14. Участник команды приехал с визитом на производственную площадку одного из поставщиков. Что из следующего - самое важное для обсуждения в любом телефонном звонке, который РМ сделает этому сотруднику?

• А. Попросить участника команды повторить то, что сказал РМ
• В. Проверить список контактов всех стейкхолдеров
• С. Попросить участника команды проверить, нет ли новых запросов на изменение
• D. Проверить расписание предстоящих собраний

Ответ А. Тут много вариантов, годных к выбору. Так что ищем тот, что наиболее актуален в моменте. Вот тут, сотрудник на фабрике, и вероятно там шумно, и он мог что-то не расслышать. Так что лучше всего попросить его повторить сказанное, чтобы убедиться. что он верно все понял.

15. РМ слышит разговор между двумя стейкхолдерами, они опечалены тем, что проект имеет влияние на их департаменты. Первый стейкхолдер спрашивает, в графике ли проект, а второй отвечает, что SPI у него 1,05. Первый спрашивает, в курсе ли РМ об интересах второго, и второй отвечает, что не уверен. Что лучше всего сделать РМ?

• А. Проверить, правда ли это, а потом обратиться к стейкхолдерам письменно
• В. Сделать всем стейкхолдерам презентацию о статусе проекта
• С. Отправить обоим стейкхолдерам копию реестра проблем, и спросить, есть ли у них комментарии
• D. Собрать обоих стейкхолдеров на встречу, чтобы услышать их мнения относительно интересов

Ответ D. Не будет ли лучше попросить коллег изложить все письменно? В данной ситуации, нет, это скорее оттолкнет стейкхолдеров. Отправка реестра проблем к данной ситуации применима слабо. Презентация - это обычно хорошо, но в данному случае речь не о всех стейкхолдерах, а только о двух, так что вариант избыточен. Лучше всего, постараться решить проблему неформально и невербально.

16. На проекте все идет хорошо. Система авторизации работ дает сотрудникам понимание, когда им начинать, а реестр проблем позволяет тречить все пожелания заказчика. Спонсор выразил свое удовлетворение участниками команды, назначив праздник по случаю вехи. Тут РМ'у звонит сотрудник, говорит что опоздает на два дня со своей задачей. Как лучше всего пояснить, почему это произошло?

• А. РМ слишком фокусировался на потребностях спонсора
• В. Функциональный менеджер не был включен в план управления коммуникациями
• С. Нужно мониторить последующие активности, не предществующие
• D. На праздник не пригласили нужных людей

Ответ В. Раз в постановке - никакого упоминания о потребностях спонсора, то такой ответ точно не будет верен. Аналогично, неподходящ и вариант о предшественниках и последователях. Важно, что само назначение праздника, и описываемая проблема, не связаны! Руководители сотрудников команд часто забывают о планах управления коммуникациями; их включение в общение, планирование, сбор требований, управление рисками и иные области проекта всегда будет полезным! Также, это позволяет функциональным менеджерам лучше мониторить свои ресурсы. Однако, важно включать в план управления коммуникациями правила, что делать, если задерживается та или иная активность.

17. РМ только что назначил на проект команду, участники ее из многих стран, включая Бразилию, Японию, США, и Соединенного Королевства. Какой инструмент будет для нее наиболее полезным?

• А. Матрица назначения ответственности  (RAM, Responsibility assingment matrix)
• В. Телеконференция
• С. Обсуждения командой ИСР
• D. Хорошо развитые навыки межкомандного взаимодействия

Ответ D. Навыки работы с людьми разных культур предполагает базовое понимание импакта культуры. РМ нужны хорошие коммуникационные навыки, и стремление адаптироваться к межкультурной среде.

18. На проекте команда в 13 участников, и он затрагивает 15 департаментов компании. Поскольку сейчас проект исполнен на 20% без опозданий, и от пяти департаментов хорошие отзывы, РМ решает организовать праздник. Он приглашает стейкхолдеров со всех департаментов, чтобы те, кто дал хорошие отзывы по проекту, повлияли и на тех, что еще не дал. На самом мероприятии, РМ общается и ищет информации, которая позволит ей сделать проект еще успешнее. И вот слышит пожелание одного менеджера, делать более регулярные собрания по проекту. Первое, что ей следует сделать, это:

• А. Занести эффективность мероприятия в реестр вынесенных уроков
• В. Проверить эффективность плана управления коммуникациями проекта
• С. Провести собрание, чтобы все стейкхолдеры обозначили свои интересы
• D. Проверить, что у всех менеджеров есть копии плана управления коммуникациями, так что они в курсе, что их заинтересованности всегда могут быть направлены РМ

Ответ В. Мероприятие действительно могло привести к появлению вынесенных уроков, и надо их занести в реестр, но вопрос спрашивает, что сделать первым? Это явно касается того менеджера, что просил проводить собрания почаще. Проверка того, что у него есть копия плана управления коммуникациями, хорошая идея, если тот ранее не общался с РМ, но общаться это его не заставит.

19. Требования многих стейкхолдеров не одобрены к включению в ваш проект. Так что, сейчас вам трудно получить формальное подтверждение вашего плана управления проектом. Стейкхолдеры ругаются о составе проекта на каждом собрании. Наконец, проект был одобрен, и к настоящему моменту 6 месяцев уже идет. Все из нижеследующего будет хорошим превентивным действием, кроме:

• А. Хранить записи о требованиях, не включенных в проект
• В. Проверять, что процесс контроля изменений не используется как средство возврата несогласованных изменений в проект
• С. Поддерживать реестр проблем
• D. Проводить собрания со стейкхолдерами о тех работах, что не включены в проект

Ответ D. Этот вопрос надо закрыть сразу - не включили, так не включили, обсуждать нечего. Остальные варианты проще, и не оказывают существенного влияния на проект, так что все их можно делать.

20. РМ ожидает, что сегодня ему почтой подтвердят поставку одного из продуктов проекта. В конце дня мейла нет, и РМ обращается к ответственному. Тот извиняется, и говорит что вот не смог отписаться о поставке, при этом само извинение - почтой. И также напоминает, что уже уведомлял РМ о поставке по телефону. РМ спрашивает, не тот ли это был разговор, когда он сотрудника слышал плохо, и не понял, о чем тот говорит? Тот отвечает, что да. Что могло бы помочь избежать такой проблемы?

• А. Устные коммуникации
• В. Добавить заметку в реестр проблем после этого разговора
• С. Уделить больше внимания определению коммуникаций на проекте
• D. Давать обратную вязь во время коммуникаций

Ответ D. Подача и голос, как преимущество вербальных коммуникаций, тут нерелевантно. Конкретных проблем по итогам общения не выявлено, так что заносить в реестр проблем нечего. Вопрос не относится к управлению коммуникациями, так что перепланировать нечего. Лучше всего, честно говорить"я не уверен что понял" во время телефонного разговора, тем более если так оно и есть.

21. РМ большой консалтинговой компании попросили предоставить план-факт статуса проекта. С проектом все хорошо, и департамент маркетинга хочет понять, сможет ли он использовать достигнутые результаты проекта для будущей кампании. РМ должен подготовить:

• А. Отчет по трендам
• В. Отчет по прогнозу
• С. Отчет по статусу
• D. Отчет по отклонениям

Ответ D. Ситуация описывает потребность в сравнении. Отчет по тренду показывает исполнение во времени. Прогноз смотрит только в будущее. Статус - статичен, на момент. Единственный вариант, это сравнить план и факт.

22. От успешного РМ, ждут знаний, навыков, и экспертизы по проекту. Умение планировать очень важно, как и умение управлять проектом, отслеживать исполнение и контролировать изменения. Какая область экспертизы наиболее важна для РМ?

• А. Коммуникации
• В. Тимбилдинг
• С. Техническая экспертиза
• D. Контроль проекта

Ответ А. РМ тратит до 90% своего времени на коммуникации, так что наиболее верный вариант.

23. РМ старается найти, откуда происходит предпочтительный метод коммуникаций для стейкхолдеров. Где она может взять эту информацию?

• А. Диаграмма RACI
• В. Матрица назначений вовлеченности стейкхолдеров
• С. План вовлечения стейкхолдеров
• D. План управления ресурсами

Ответ С. Индивидуальные коммуникации со стейкхолдерами документируются в плане вовлечения стейкхолдеров.