Планирование управления коммуникациями включает проработку того, как в проекте будут исполняться коммуникационные активности. План управления коммуникациями основывается на информации, нужной заинтересованным сторонам и самому проекту. Определяется:
- какие системы и процессы уже есть для покрытия коммуникационных нужд, и какие нужно разработать
- план того, какая информация будет коммуницироваться, кому и когда, каким способом и как часто
Главный выход этого процесса - План управления коммуникациями, который поможет РМ и команде управлять и мониторить коммуникации, чтобы быть уверенными, что все получают нужную информацию, что она ясная и понятная, и позволяет заинтересованным действовать немедленно.
Для создания эффективного плана управления коммуникациями, нужно понимать их технологию, методы, и модели. И нужно иметь ввиду процессы и процедуры компании, исторические записи, вынесенные уроки, и иные данные. План управления коммуникациями должен поддерживать иные планы управления проектом.
При планировании управления коммуникациям, важно понять требования заинтересованных сторон к ним. Разные заинтересованные стороны должны получать информацию в разной форме, и это нужно продумать заранее. То есть, с заинтересованных сторон спрашиваем не только данные по продукту и его функциям, но и их ожидания от коммуникаций. Далее это нужно проанализировать, и понять, что такое исполнение плана коммуникаций добавит проекту ценностей, реально необходимо, и стоит затраченных денег.
На маленьких проектах о коммуникациях можно и не думать. На проекте в 300 человек в разных странах с разными языками, построение плана коммуникаций - непростая задача.
Главный концепт коммуникаций - они должны быть эффективны, то есть давать только нужную информацию, и результативными, то есть давать информацию в правильном формате в нужное время, и они должны приносить ценность проекту. Для этого:
- Спрашиваем людей, какая информация им нужна, и когда (это пересекается с управлением заинтересованными сторонами)
- Планируем коммуникации для всех заинтересованных сторон
- Кастомизируем принятые в компании практики под потребности проекта
- Используем множество методов коммуникаций
- Планируем, как информация, что мы отправляем, будет получаться и подтверждаться
- Понимаем, что информация идет по многим направлениям, по всем уровням организации, и за ее пределы
- Анализируем, как факторы типа местоположения, культуры, безопасности, личного пространства и языка повлияют на проект
- Планируем коммуникацию с каждым из интересантов, основываясь на его личных потребностях и интересах
- Нужна система для хранения, распространения, и поиска информации по проекту
Какая информация может быть коммуницирована на проекте? Вероятнее всего, это:
- Устав проекта
- План управления проектом, и проектная документация
- Импакты на другие проекты, и от них
- ИСР, сетевая диаграмма, зависимости
- Когда будут нужны ресурсы
- Расписание встреч
- Назначение на работы
- Статус
- Новые риски
- Неопределенности
- Проблемы
- Успехи
- Изменения в содержании проекта и продукта
- Расписание запланированных ревью плана управления проектом, включая то, когда выпускать обновления
- Обновления плана управления проектом, и проектной документации
- Результаты запросов на изменения
- Предстоящие работы
- Задержки
- Даты исполнения предстоящих вех
- Отчеты об исполнении
- Вынесенные уроки
- Реестры проблем
- Обновления конфигураций
- Типы писем, которые шлем каждому интересанту
- Контактная информация интересантов
- Методика обновления плана управления коммуникациями
Коммуникации на проекте могу быть горизонтальными и вертикальными:
Комментариев нет:
Отправить комментарий