Входы в процесс Планирования управления закупками

При планировании управления закупками важно иметь ввиду план управления выгодами проекта, и бизнес-кейс. Также, помним об Уставе проекта, компонентах плана управления проектом, проектную документацию, и любые релевантные факторы среды компании, и процессные активы. Это все нужно просмотреть, прежде чем начать планирование управления закупками.
Устав проекта. Смотрим данные о финансовых ресурсах, предварительно одобренных на проект, общее описание проекта, цели проекта.

Бизнес-документация. Это:

1. План управления выгодами, со списком этих выгод и дат их поставки. Эти данные используются для определения того, что мы будем закупать, когда, и какие данные включим в закупочную документацию и в конце концов в контракт
2. Бизнес-кейс, то есть то, зачем проект предпринят, должен коррелировать с закупками

План управления проектом. Компоненты этого плана, включая управление содержанием, качеством, и ресурсами, вместе с базовыми значениями содержания, помогают участникам процесса закупок выявить необходимость закупок, и понять ограничения к последующему процессу закупок.

Проектная документация. Как минимум смотрим список вех, матрицу требований, расписание; а также полезно:

1. Назначения ресурсов на активности проекта, так мы понимаем, кто из команды помогает с закупками. Если никто не умеет в закупки, то вероятно потребуется тренинг, либо привлечение внешних ресурсов
2. Документация по требованиям, это позволит нам понять конечный продукт, услугу, либо результат, нужный от поставщика. Также эта документация может включать требования по комплаенсу, безопасности, коммуникациям, практикам проектного менеджмента, отчетности, качеству, и управлению рисками, что оказывает влияние на закупки
3. Требования к ресурсам. Это навыки, количество, и требования к типам ресурсов проекта. Если нужные материалы сервисы, продукты, сотрудники не могут быть найдены в компании, их надо закупить
4. Реестр рисков. Дает понимание выявленных на момент индивидуальных рисков проекта и общего риска, а также тех ответов на риски, что потребуют закупок. Помним, что анализ рисков нужно проводить до подписания контрактов
5. Реестр стейкхолдеров. Помогает выявить тех, на кого влияет процесс закупок, а также тех кто  него будет вовлечен или будет определять его путь, например менеджеров по закупкам, гос.регуляторов, или юристов

Факторы среды компании. Это культура компании и существующие системы, в рамках которых будет работать проект. Для закупок это рыночные условия, сервисы которые будем закупать, и сложившееся в компании окружение по закупкам.

Предварительно согласованный список поставщиков. Процесс поиска может занимать месяцы. Но, если компания покупает что-либо регулярно, то у нее может быть список предварительно проверенных поставщиков, среди которых можно оперативно выбрать лучшего. Также, некоторые компании используют типовые соглашения о сервисе, в которых прописываются стандартные термины об оказании услуг. Как правило они заранее подписываются обеими сторонами. Могут включать соглашения о типах поставляемых товаров или услуг, цены, и условия оплаты и доставки.