Организация документов и доступа к ним

В рамках системы, реализовано принципиальное разделение на три вида документов: Внутренние, Входящие, и Исходящие. Каждый вид документов ведется в отдельном справочнике:

Каждый из этих видов документов характеризуется определенным набором реквизитов. Однако при необходимости пользователь с административными правами может легко расширить перечень через стандартный платформенный механизм дополнительных реквизитов и сведений:

Дополнительные значения будут видны в документе на закладке Свойства:

В общем случае, каждому виду документов может соответствовать одна или несколько печатных форм (шаблонов файлов). Они достаточно просто настраиваются с помощью механизма автозаполнения. Правила хранятся в соответствующем справочнике:

При заведении нового файла по данному виду документа, система будет предлагать использовать созданные шаблоны:

И собственно они будут заполняться из значений реквизитов вида документа:

1С:Документооборот поддерживает сложное разграничение прав доступа. Для этого нужно включить опцию Использовать ограничение прав доступа в меню Настройка и администрирование -> Настройка программы -> Права доступа:

В этом случае в Группах доступа появится дополнительная закладка с измерениями, по которым можно задать разграничения:

А также для папок документов можно будет указать разграничения доступа (непосредственно из самого меню папки):

***

(неактуально) Вопрос 02.24 экзамена 1С:Профессионал по Документообороту. Виды документов бывают:

1. Внутренние, входящие, исходящие
2. Официальные, информационные, правовые
3. Виды документов системы определяются пользователем
4. Верны ответы 1 и 2

Верный ответ - первый, разбор выше.

***

Вопрос 05.33 экзамена 1С:Профессионал по Документообороту. Структура папок файлов в системе должна определяться:

1. в соответствии с организационной структурой предприятия
2. по типам файлов
3. по уровню доступа
4. определяется произвольным способом в зависимости от потребностей пользователей

Верный ответ - первый. Каких-то особых рекомендаций к структуре папок нет, однако сделать ее в соответствии с оргструктурой будет наиболее правильным.

***

(неактуально) Вопрос 02.21 экзамена 1С:Профессионал по Документообороту. Папки внутренних документов служат для:

1. упорядочивания данных 
2. упорядочивания данных и ограничения прав доступа к внутренним документам
3. разделения документов по группам
4. верны ответы 1 и 3

Верный ответ - второй. Разбор см.выше.

***

(неактуально) Вопрос 02.26 экзамена 1С:Профессионал по Документообороту. Может ли пользователь самостоятельно добавить в документ новый реквизит?

1. Нет
2. Новый реквизит может добавить только администратор или ответственный за НСИ
3. Да 

Верный ответ - второй. Необходима роль хотя бы администратора НСИ.

***

Вопрос 05.31 экзамена 1С:Профессионал по Документообороту. Шаблоны файлов предназначены для:

1. того, чтобы облегчить пользователям ввод новых документов
2. того, чтобы унифицировать бланки в организации, на основании которых создаются документы
3. верные ответы 1 и 2

Правильный ответ второй. Пользователю в общем одинаково по трудозатратам, загружать ли шаблонный файл или не-шаблонный.

***

Вопрос 05.32 экзамена 1С:Профессионал по Документообороту. Автозаполнение файлов осуществляется:

1. интерактивно командой "Правила автозаполнения шаблонов файлов"
2. автоматически сразу после сохранения файла в системе
3. интерактивно командой "Заполнить данными документа"
4. верны ответы 1 и 3
5. верны ответы 2 и 3
6. верны ответы 1, 2 и 3

Верный ответ - пятый. По умолчанию происходит авто сохранение файла; но можно воспользоваться и командой:

***

(неактуально) Вопрос 02.25 экзамена 1С:Профессионал по Документообороту. Можно ли разграничить права доступа на уровне папок внутренних документов?

1. Да
2. Нет

Верный ответ - первый.