Закрытие закупок предполагает следующие действия:
- Валидация продукта. Это проверка, что все работы исполнены хорошо и правильно. То, что мы купили, соответствует тому, что мы хотели, и оно удовлетворяет наши потребности
- Переговоры по закупкам. Финальная отработка всех претензий, счетов, и иных моментов может проводиться через процесс переговоров, или процесс решения споров, определенный в контракте
- Финансовое закрытие. Предполагает окончательный расчет и отражение расходов в учете
- Аудит процесса закупок. Это структурированная проверка самого этого процесса. Это не нужно считать расходом, напротив, это прояснение вынесенных уроков для улучшения будущих закупок. Проводится как правило РМ и менеджером по закупке
- Обновления записей. Предполагает проверку, что все записи по закупкам полны, и всем доступны
- Финальная отчетность по закупкам. Анализируем успех и эффективность закупки и поставщика, и делаем на этом основании отчет
- Вынесенные уроки. Информация для них собирается ото всех вовлеченных в проект, включая поставщика. Что было хорошо, что плохо, и что нужно сделать лучше другой раз. Это результат аудита, и часть процессных активов компании
- Папка закупок. Создание этой папки предполагает сбор всех писем, имейлов, протоколов, счетов, отчетов, и всего остального, и подшивку в отдельную папку, чтобы в случае чего, типа судебных претензий, к ней обратиться
- Прочее. Организация хранения разного проектного добра, возврат арендованного имущества, и т.д.
После того, как процедуры проведены, и поставщик получил формальную подпись от покупателя о приемке продукта, закупку считаем закрытой. На экзамене будут вопросы, которые описывают ситуацию, и спрашивают, закрыта закупка или нет. При закрытии закупки поставщик может оценивать удовлетворенность покупателя, и это тоже может включаться в записи о закрытии. Закрытие проекта или фазы включает запись о том, что закупочные контракты фазы были закрыты успешно.
