Упражнение: вопросы по управлению стейкхолдерами

1. Продут вашего проекта - это приложение для HR по учету найма людей. Команда будет работать над требованиями, затрагивающими потребности некоторых стейкхолдеров, в течение всей жизни проекта. Требования небольшой группы иных стейкхолдеров станут понятны только ближе к концу проекта. Когда стейкхолдеры сильнее всего влияют на проект?

• А. В начале
• В. В середине
• С. В конце
• D. В течение всего проекта

Ответ А. Стейкхолдеры влияют на проект в течение всей его жизни, но их нужно выявить и вовлечь в самом начале, чтобы определить их требования и ожидания. И даже той малой группы, что вступит в игру в конце. Если все не сделать сразу - то можем получить дорогие изменения и неудовлетворенность сторон в конце проекта.

2. Проект шел хорошо, кроме разве что числа внесенных изменений. Продукт проекта инсталлирован в семь различных департаментов компании, и должен очень сильно повысить их производительность. Команда выбрала подходящие процессы к использованию на проекте. РМ - технический эксперт, но прошел тренинг по коммуникациям и управлению людьми. Что из следующего скорее всего причина изменений в проекте?

• А. РМ не обучен восприятию среды компании
• В. Проекту нужно было уделять больше надзора от менеджеров, раз он такие хорошие выгоды компании несет
• С. На проекте следовало лучше придерживаться процессов управления
• D. Кто-то из стейкхолдеров не выявлен

Ответ D. Важно искать тот ответ, который решит реальную проблему. Скорее всего, были упущены стейкхолдеры, и соответственно их проблемы. Так что теперь они требуют изменений, для приведения проекта в соответствие с их потребностями. Нет причины думать, что все остальные ответы могут быть причинами изменений.

3. Вас предварительно назначили на проект, который еще не утвержден. Несколько стейкхолдеров, которые будут участвовать, либо которых затронет проект, определены. Во время каких групп процессов управления проектом происходит выявление стейкхолдеров?

• А. Инициация, Планирование, Исполнение, Контроль и мониторинг
• В. Инициация и Планирование
• С. Планирование, и Контроль и мониторинг
• D. Контроль и мониторинг, и Закрытие

Ответ А. Стейкхолдеров нужно выявлять в течение всего проекта. Но, чем ни ранее это сделано, тем лучше. Если нужды и потребности всех стейкхолдеров приняты во внимание на старте - то будет меньше изменений в конце (когда они, как правило, дороже).

4. За конкретным стейкхолдером - репутация как за источником многих изменений проекта. Вы с ним работаете с того момента, когда вас назначили на проект. Цель проекта создать вебсайт, пару фич которого будут использовать клиенты этого стейкхолдера. И это будет случаться изредка. Какой подход лучше всего использовать с начала проекта для управления этой ситуацией?

• А. Сказать ему "Нет" пару раз, чтобы разубедить вносить много изменений
• В. Вовлечь стейкхолдера в проект как можно раньше
• С. Поговорить с руководителем стейкхолдера, чтобы найти пути направить его активности в иной проект
• D. Попросить этого стейкхолдера заменить на другого, который лучше разбирается в корневой функциональности веб-сайта

Ответ В. По определению, стейкхолдеры либо влияют на проект, либо он влияет на них. РМ не может выбирать, кто стейкхолдер, а кто нет. Хотя работать с конкретным человеком может быть и сложно, его нельзя избежать. Говорить ему "Нет" можно, но проблем это не решит. Так что, нужно тащить его в проект чем раньше, тем лучше. Изменения по ходу рождаются из-за недостатка вклада в начале проекта. Раньше начнем разговаривать - раньше все выясним.

5. Какое из следующих утверждений лучше всего раскрывает то, как стейкхолдеры вовлечены в проект?

• А. Помогают определить расписание проекта, поставки, и требования
• В. Помогают определить ограничения проекта, и поставки продуктов
• С. Помогают определить потребность в ресурсах, и ограничения в ресурсах проекта
• D. Помогают с Уставом проекта, предположениями, и разработкой планов управления проектом

Ответ В. Расписание проекта определяет РМ во время процесса его разработки. Команда и иные стейкхолдеры дают том вводные. Поскольку определение ресурсов, и разработка планов по ним - это также ответственность РМ, это не может быть подходящим вариантом. Устав проекта аппрувит спонсор. Но, стейкхолдеры дают понимание, что нужно от проекта, и как это должно их задеть / не задеть.

6. Вы знаете, что некоторые группы людей в компании хотят внести свой вклад в требования, что может повлиять на разработку реалистичного расписания. Управление ожиданиями стейкхолдеров всегда важно, но удовлетворение отдельных групп может быть более важным на фоне прочих. Все следующее - это части усилий команды по управлению стейкхолдерами, кроме:

• А. Определение потребностей стейкхолдеров
• В. Выявление стейкхолдеров
• С. Поставка стейкхолдерам добавленной стоимости
• D. Управление ожиданиями стейкхолдеров

Ответ С. Выявление стейкхолдеров, определение их потребностей, и управление их ожиданиями это процессы хорошего управления стейкхолдерами. Поставка стейкхолдерам добавленной стоимости (включая ту, что не прописана в документации) - это избыточная функциональность. Это ни управление стейкхолдерами, ни управление качеством.

7. Вы управляете проектом по разработке нового веб-сайта компании. Сайт будет очень сложным и интерактивным, и ни вы, ни ваш клиент, не имеете должной экспертизы по разработке такого. Расписание агрессивно. Любая задержка стоит денег и команде, и клиенту. Вы со спонсором договорились, и подписали как устав, так и план управления проектом. Персонал клиента полностью информирован о прогрессе проекта через отчеты по статусу и регулярные собрания. Проект в расписании и бюджете, и уже запланировано предварительное финальное ревью. Внезапно, до вас доводят, что все усилия нужно отменить, т.к полученный продукт совершенно неприемлем. Что скорее всего причина этой ситуации?

• А. Ключевой стейкхолдер не вовлечен должным образом в проект
• В. Устав, и План управления проекта, представлены клиенту не должным образом, либо недостаточно им проверены
• С. Коммуникации были организованы плохо, и не предоставляли адекватной информации
• D. Спонсор давал проекту недостаточно поддержки

Ответ А. Один-единственный экзекьютив, про которого забыли на проекте, может поставить на нем крест. Даже если он всего лишь слегка недоволен. Критично важно понять, что все персоны, допущенные к принятию решений, выявлены рано, и вовлечены в проект, чтобы их интересы также могли быть учтены.

8. РМ хочет более широко вовлечь стейкхолдеров в проект. Команда проекта сидит вместе, так что коммуникации с этими стейкхолдерами обычно возможны, хотя и не со всеми внешними стейкхолдерами можно встретиться лично. Что из следующего скорее всего будет лучшим вариантом вовлечения стейкхолдеров?

• А. Давать стейкхолдерам периодически почитать список требований проекта
• В. Приглашать стейкхолдеров на статус-митинги
• С. Отправлять им статус-репорты
• D. Держать стейкхолдеров в курсе всех изменений проекта

Ответ А. Все перечисленное - хорошие идеи, но отдать на проверку стейкхолдерам требования проекта помогает раскрыть изменения и ошибки, так что это лучший выбор.

9. Вы работаете над проектом, который требует использования матрицы вовлеченности стейкхолдеров. Ее можно применять для выявления:

• А. Дополнительных стейкхолдеров
• В. Отклонений от ожидаемого уровня вовлеченности
• С. Ключевых отношений между стейкхолдерами
• D. Уровня навыков стейкхолдеров

Ответ В. Матрица вовлечения стейкхолдеров используется для сравнения фактического уровня вовлеченности каждого из стейкхолдеров против желаемого, для оптимизации плана по результатам. Любые отклонения нужно анализировать, и имплементировать на них корректировки.

10. Основная цель вашего проекта - уменьшить количество времени, нужное поддержке для решения проблем клиента через онлайн-чат. Текущий процесс включает проверку учетных данных клиента, разбор проблемы, и ее решение. Команда думает, что для улучшения работы чата надо внести определенное техническое исправление. Представители поддержки думают, что виноват процесс. Несколько участников команды также высказали свой интерес, что представители службы поддержки несколько преувеличивают свою роль в проекте. Давление нарастает, и процессу нужен лидер. И вот проведен разговор, кто на какую роль должен быть назначен. Роль каждого стейкхолдера определяется кем?

• А. Стейкхолдером и спонсором
• В. РМ и спонсором
• С. Командой и РМ
• D. РМ и стейкхолдером

Ответ D. Роль каждого стейкхолдера определяется РМ и самим стейкхолдером; стейкхолдеры сами должны давать вводные по своей роли в проекте. РМ о общем случае не указывает людям, что делать!

11. Вы управляете проектом по доработке существующего приложения по начислению зарплаты. Вы выявили и проанализировали список стейкхолдеров, и выполнили измерения для проверки позитивного вовлечения стейкхолдеров, и соответствия их требований целям проекта. Реестр стейкхолдеров - это важный выход проведенной работы. Что такое реестр стейкхолдеров?

• А. Процесс систематического сбора и анализа качественной и количественной информации для определения, чьи интересы нужно принять во внимание во время проекта
• В. Проектный документ, включающий назначение и классификацию информации по отношению к выявленным стейкхолдерам
• С. Подход к увеличению поддержки, и минимизации негативного эффекта, от стейкхолдеров
• D. Таблица, которая линкует требования с целями проекта

Ответ В. Ну пояснения излишни, это явно документ о стейкхолдерах.

12. Команда работает над новым продуктом, для общения людей всех возрастов по всему миру. Из-за разнообразной базы стейкхолдеров, команда решила группировать их по категориям, чтобы спланировать эффективные стратегии вовлечения. Какие из следующих инструментов будут наиболее полезны в этом стремлении?

• А. Иерархическая структура ресурсов, приоритезация, мультикритериальный анализ для принятия решений
• В. Модель отличий, матрица трассировки, приоритезация
• С. Матрица интерес/власть, куб стейкхолдеров, модель отличия
• D. План управления выгодами, фокус-группы, матрица интерес/власть

Ответ С. Матрица интерес/власть, куб стейкхолдеров, модель отличия - это способы представления групп стейкхолдеров, что дает команде вводные к планированию вовлечения стейкхолдеров, и эффективному управлению ими.

13. РМ пытается понять предпочтительный для стейкхолдеров метод коммуникаций. Где она может это найти?

• А. RACI диаграмма
• В. Матрица вовлечения стейкхолдеров
• С. План вовлечения стейкхолдеров
• D. План управления ресурсами

Ответ С. Индивидуальные требования стейкхолдеров к коммуникациям изложены в Плане вовлечения стейкхолдеров.

14. Вы планируете проект по разработке вебсайта для большого медицинского центра. Сайт будет использоваться пациентами, медиками, службой поддержки, и представителями страховых компаний. Какой инструмент поможет вам лучше всего определить текущее отношение стейкхолдеров к проекту, и уровень вовлеченности, который будет вам нужен от всех этих групп?

• А. Реестр стейкхолдеров, и матрица вовлеченности стейкхолдеров
• В. Анализ трендов, и матрица трассировки требований
• С. Анализ данных, и план управления ресурсами
• D. Анализ предположений и ограничений

Ответ А. Реестр стейкхолдеров включает требования и ожидания стейкхолдеров, а также уровень их интереса и влияния. Матрица вовлечения стейкхолдеров графически иллюстрирует текущий и желаемый уровень вовлечения. Эта информация нужна для определения действий, который могут сократить разрывы вовлечения.

15. Ключевая цель управления стейкхолдерами - это:

• А. Коммуникации
• В. Координация
• С. Удовлетворенность
• D. Отношения

Ответ C. Коммуникация, координация, и выстраивание отношений это части управления стейкхолдерами, вместе они приводят к главному результату этого процесса - удовлетворению стейкхолдеров.

16. Как РМ, вы не можете выделить слишком много времени для общения со своими стейкхолдерами. Каким из следующих стейкхолдеров надо отдать приоритет и познакомиться с ними впрямую?

• А. С экспертами продукта проекта, которые не заинтересованы в имплементации в их департаменте
• В. С менеджером департамента, который будет использовать этот продукт, и про него известно, что он сопротивляется изменениям
• С. Со спонсором проекта, с которым вы ранее неоднократно успешно вместе работали
• D. С сотрудниками департамента, которые незнакомы с продуктом проекта, но открыты новому, поскольку верят в продукт, который может улучшить их работу

Ответ В. Как руководитель департамента, этот сотрудник - ключевой стейкхолдер, и оказывает существенное влияние на своих людей. Факт его сопротивления означает необходимость внимания со стороны РМ, иначе он сможет своим влиянием подавить проект.

17. Вера стейкхолдера в ментальную картину будущего - это:

• А. Требования
• В. Эвристика
• С. Ожидания
• D. Ограничения

Ответ С. Ожидания впрямую не являются ограничениями. Но, они важны для понимания фронта работы по повышению удовлетворенности стейкхолдеров. Так что нужно проводить максимум работы по раскрытию ожиданий стейкхолдеров.

18. Степень, в которой конкретный стейкхолдер может позитивно или негативно повлиять на проект, это:

• А. Уровень вовлеченности
• В. Уровень интереса
• С. Уровень обязательств
• D. Уровень влияния

Ответ D. Уровень влияния стейкхолдера зависит от его статуса в компании, важности, или иных факторов. Уровнем вовлеченности каждого стейкхолдера нужно управлять на протяжении всего проекта.

19. В попытке выявить стейкхолдеров, которые могут повлиять на ваш проект, вы ищете оргструктуру компании вашего клиента. Выявив их всех из этой диаграммы, вы назначаете встречу с каждым. И документируете информацию о каждом стейкхолдере в реестре. В какой из следующих процессов Реестр стейкхолдеров может быть использован как вход?

• А. Планирование управления рисками и Сбор требований
• В. Проведение интегрированного контроля изменений, и Планирование управления коммуникациями
• С. Планирование управления качеством, и Управление качеством
• D. Выявление рисков, и Разработка устава проекта

Ответ А. Из представленных вариантов, реестр стейкхолдеров это вход в: Сбор требований; Планирование управления качеством; Планирование управления коммуникациями; Планирование управления рисками; и Выявление рисков. Ответ А компилирует два.

20. РМ на проекте по имплементации международного вебсайта на корпоративе, общается с друзьями, которые будут пользователями сайт после разработки и развертывания. Они рассказывают о некоторых раздражающих особенностях текущего сайта. РМ передает этот фидбек спонсору, чем воодушевляет его на изменения содержания проекта и дизайна сайта. Что из следующего лучше всего описывает то, что сделал РМ?

• А. Валидация содержания
• В. Интегрированный контроль изменений
• С. Анализ стейкхолдеров
• D. Планирование содержания

Ответ С. РМ провел анализ стейкхолдеров, изучив их требования, и сделав рекомендации по их удовлетворению. Валидаци содержания это контрольная функция перед передачей продукта клиенту. Интегрированный контроль изменений сводится к поиску влияния изменений на весь проект.