Документация: Закупочные документы

После выбора типа контракта и проработки ТЗ, покупатель сводит воедино закупочные документы, которые и раскрывают его требования поставщику. Некоторые их типы:

1. RFP, Request for proposal. Запрос предложения или запрос на тендер. Запрашивает детальное предложение, включающее данные по цене, способам исполнения работ, кто будет их делать (иногда включая резюме), и опыт компании
2. IFB, Invitation for bid (или RFB, Request for bid). Приглашение дать цену, за которую согласны работать. Это форма RFP, но в том случае, когда описание работ детализировано и понятно настолько, что поставщик может посчитать общую цену
3. RFQ, Request for quotation. Это запрос котировки за метр, штуку, или иной юнит
4. RFI, Request for information. Может использоваться до создания иных документов закупки. Ответы на RFI помогают покупателю лучше понять, какие компании достаточно квалифицированы, чтобы привлекать их к закупкам. Также, через RFI можно собирать данные, какие работы вообще возможно сделать, чтобы потом включить их в RFP или IFB. Цель RFI - получить информацию, цель RFP, IFB, RFQ - купить что-то

Чтобы дать поставщику ясную картину, что нужно сделать для того, чтобы выиграть тендер, и что вообще будет за работа, закупочные документы могут включать следующие данные:

1. Базовая информация о том, что покупателю нужно
2. Процедуры, которые нужно пройти для получения работы (будет ли тендер, до какого числа принимаются ответы, и как будет выбираться победитель)
3. Гайдлайны по подготовке ответа (типа максимальной длины его, и раскрытых тем)
4. Конкретная форма ответа (имейл/физика)
5. Критерии подбора, по которым поставщика выбираем (сколько лет в бизнесе, ценовое предложение, и т.д.)
6. Ценообразование
7. ТЗ на работы
8. Предположительные контрактные условия

Видим, что в закупочные документы включается и проект контракта. Поскольку некоторые контрактные условия - это также работа, которую надо делать, и по ней поставщик будет нести расходы. Например это гарантии, требования к праву собственности, страхование. Поставщик должен понимать весь объем и условия работ.

Хорошо проработанные закупочные документы оказывают следующее влияние на проект:

1. легче сравнить ответы поставщиков
2. ответы полнее
3. цены, точнее
4. в проекте будет меньше изменений

Поставщики могут вносить свои предложения по изменению закупочной документации, включая ТЗ и требования по управлению проектом, до подписания контракта. будучи подписанными, закупочные документы становятся неотъемлемой частью контракта.