Вовлечение заинтересованных сторон в проекты

Рассмотрим, как нужно вовлекать интересантов в проект. Кое-что ниже затрагивает процессы за пределами области знаний Управления заинтересованными сторонами, например Сбор требований, Планирование управления коммуникациями, Управление коммуникациями, и Планирование управления ресурсами. Это демонстрирует важную роль заинтересованных сторон во всех аспектах проекта.
Что мы делаем с заинтересованными сторонами на проекте:

1. Выявляем все заинтересованные стороны. Это нужно сделать как можно раньше. Если мы кого-то забыли, и он объявится в ходе проекта, это может повлечь запросы на изменения, что влияет на проект и дает риск задержек
2. Определяем все требования всех заинтересованных сторон. Это нелегко и непросто, но РМ должен приложить все усилия для сбора всех вероятных требований до начала работ. Это важно и для paln-driven, и для change-driven проектов. Уровень детализации требований между ними различен, но требования сами нужно понять по-максимуму. Начав проект без всех требований, мы рискуем получить изменения, задержки, и неуспех в итоге. Если мы говорим спонсору: "Я только что узнал об этом требовании, так что срок и бюджет уедут х2 если сделаем, либо оставляем недовольных интересантов если не сделаем" - то это плохое управление проектом. Проверить наличие всех требований можно просто в разговоре, либо проводя их ревью
3. Определяем ожидания заинтересованных сторон. Ожидание - это ментальная картина будущего. Это то, что по мнению заинтересованных сторон, должно случиться с ними, их департаментом, и компанией в целом по итогам проекта. Ожидания обычно больше заявленных требований, либо это могут быть неопределенные требования. Они могут намеренно или непреднамеренно спрятаны. Например, что проект повлияет на их работу, или будет таким успешным, что их всех уволят. Самое интересное, что именно неопределенные ожидания дают наибольший импакт на ограничения по бюджету. Так что нужно все их выяснить, сконвертировать в требования, и сделать частью проекта. Разница между тем, что интересант думает, и что происходит на самом деле, может приводить к конфликтам, переработкам, и изменениям. Лучше этого не ждать, а предотвратить изменения опросами заинтересованных сторон и прояснением их ожиданий. Это может включать знакомство заинтересованных сторон со всем, что может случиться, чтобы мы проверили, что нет незакрытых ожиданий и нереальных требований
4. Определяем интересы  Важно понимать, какой у каждой заинтересованной стороны уровень интереса к проекту. Важен ли интересанту проект? Будет ли он вовлечен? Интерес и вовлеченность это те показатели, которые надо постоянно стремиться улучшать. Также важно выявлять заинтересованные стороны, которым особенно интересна какая-то часть проекта, например разработчик хочет свои склиллы прокачать, и его надо ставить на определенные задачи, он будет с удовольствием их делать. Хороший РМ определяет интерес каждой заинтересованной стороны к проекту, и структурирует работу, роли и ответственности так, чтобы каждый делал работу по возможности на собственной мотивации
5. Определяем уровня влияния. В какой-то степени, каждая заинтересованная стороны может позитивно или негативно повлиять на проект. Это уровень их влияния, и его следует выявлять и управлять им
6. Определяем уровень власти. Власть каждой из заинтересованной сторон может оказать влияние на проект и его продукт
7. Планируем, как будем вовлекать заинтересованные стороны. Проектный менеджмент всегда фокусируется на планировании до предпринятия действий. Как мы будем держать всех вовлеченными? Как мы зажжем всех через их интересы, влияние, и ожидания? Как вы добьетесь содействия всех при принятии решений?
8. Планируем, как будем коммуницировать с заинтересованными сторонами. Планирование коммуникаций критично, и напрямую связано с уровнем их вовлеченности. Нельзя обеспечить вовлечение, не продумав должным образом информирование всех о проекте. Плохие коммуникации - наиболее частая причина провалов проекта, так что предотвращаем проблемы!
9. Управляем их ожиданиями, влиянием, и вовлеченностью. Вовлечение заинтересованных сторон не заканчивается на инициации или планировании, этим нужно заниматься на протяжении всего проекта!
10. Общаемся со всеми! Проводим презентации, рассылаем отчеты по прогрессу, обновления, изменения в плане управления проектом, иных документах, когда это необходимо
11. Мониторим коммуникации и вовлеченность заинтересованных сторон. Хорошие коммуникации и отношения с интересантами критичны для успеха, так что важно за ними присматривать в течение всего проекта. Если какие-то проблемы, надо сразу реагировать