Упражнение: вопросы по профессиональной и социальной ответственности Progect manager'а

1. РМ вероятно назначат на проект, работать на котором будут исключительно глобальные виртуальные команды. А у него опыт - только с обычными. Что ему следует сделать, обсуждая это назначение со спонсором?

• А. Поскольку РМ управлял успешно многими проектами и командами, неважно, что новый проект пройдет виртуально. Так что спонсору можно сказать, релевантная экспертиза есть
• В. РМ следует избегать любых разговоров касательно типов команд, чтобы спонсор не понял, что опыта в данной области не хватает
• С. РМ следует обозначить спонсору об отсутствии у себя опыта работы с глобальными виртуальными командами, и пояснить, что по остальным параметрам он все равно хорошо подходит проекту
• D. РМ должен обозначить спонсору об отсутствии у себя опыта работы с глобальными виртуальными командами, и сказать что по этой причине он не может принять проект

Ответ С. В проекте скорее всего будет много вопросов, по которым РМ не имеет опыта. Неэтично вводить спонсора в заблуждение, открыто либо косвенно. С другой стороны, у РМ может быть такой набор навыков, что его отсутствие опыта с такими командами будет мелочью. РМ должен убедиться, что спонсор в курсе его скиллов, и пробелов в квалификации, чтобы иметь возможность принять лучшее решение.

2. РМ собрал данные, чтобы провести вычисление освоенных объемов своего проекта. По итогам он доложил руководству, что проект в бюджете и расписании. А после этого, он видит, что цифры, использованные в расчетах, были не верны, они собраны со старой копии проекта. Что ему нужно сделать сейчас?

• А. Нужно сказать своему руководителю, чтобы он был готов к изменениям отчетности будущих периодов, т.к. все начинает становиться непонятным
• В. Нужно вернуться к менеджменту, доложить им об ошибке, почему она возникла, и предоставить корректные данные
• С. Нужно просто корректно посчитать данные для следующего отчета, проигнорировав то, что этот ошибочен
• D. РМ должен сказать руководителю, что он получил неверные данные от команды, и это привело к его некорректному отчету

Ответ В. Хотя что-то может быть и непонятным, мы явно не в новом проекте, раз сделали отчет на базе старых данных. Не будет этичным ни замалчивать ошибку, ни кого-то в ней винить. Нужно признать ответственность за нее.

3. РМ работает с поставщиками на проекте. Проект чувствителен ко времени, т.к. затрагивает область, регулируемую государством, и должен быть исполнен к дате. РМ узнает, что один из поставщиков дал взятку своему субподрядчику, чтобы тот работал на этом проекте, вместо других. Что РМ должен сделать?

• А. Она должна рапортовать об этом своему руководству, и РМ-ам затронутых проектов
• В. Не нужно никому ничего говорить, это все дела поставщика. РМ сам ничего неверного не сделал всяко
• С. Нужно об этом сказать иным поставщикам
• D. Ей нужно быстро уйти с этого проекта, чтобы не связываться с такими проблемами, оставив свое открытие при себе

Ответ А. В ответственности РМ - рапортовать о неэтичном поведении, руководству и всем, на кого это повлияло.

4. Вы в середине проекта разработки нового продукта, с NPV = $10,5M. Индекс SPI = 0,99. В вашей компании - серьезные правила касательно риска, качества, и закупок. Вы видите, что прошлый РМ оплатил $3M, не согласовав платеж как положено в соответствии с политикой компании. Ваши отношения со спонсором натянуты, поскольку вы запрашивали изменения в проект, из-за недоработанного плана прошлого РМ. Спонсор и прошлый РМ - хороший друзья за пределами работы, их дети вместе тренируются. Но к счастью, CPI проекта равен 1,2. Что вы должны сделать?

• А. Связаться со своим руководителем
• В. Отправить этот платеж на эскроу-счет
• С. Списать этот кост на самый большой из имеющихся центр расходов
• D. Игнорировать платеж

Ответ А. Отправка платежа на эскроу-счет, либо скрытое списание его, прячет расход. Игнорировать его - не вариант. Нужно привлечь к проблеме внимание своего руководителя.

5. Вы набираете на проект людей в иной стране, и руководитель его в этой стране порекомендовал нескольких людей из числа своих родственников. Ваша первая реакция на это должна быть:

• А. Спросить, является ли найм родственников общепринятой практикой в этой стране
• В. Посмотреть резюме предложенных людей, на предмет, хватает ли их квалификации
• С. Попросить руководителя проекта прислать еще несколько кандидатов, не связанных с ним
• D. Потребовать иного руководителя проекта, чтобы избежать описанных проблем

Ответ А. Спросим себя, в чем причина проблемы? Лучше всего понять, нормально ли работать с родственниками, вдруг это такая страна, что лучше реально взять родственников, чем с рынка. Затем нужно проверить их квалификации. Вероятно вам и не понадобиться отсматривать иных, либо требовать смены руководителя.

6. Проверяя календарь участницы команды, вы видите, что у нее в расписании встреча с ключевым стейкхолдером, о чем вы не проинформированы. Вы знаете, что стейкхолдер выдвигал требования, которые вы отклонили, так что он недоволен вами как РМ. Вы знаете, что участница команды и стейкхолдер друзья за пределами компании, их дети вместе учатся. Проектный офис вашей компании диктует, что все встречи участников команды, связанные с проектом, должны быть подконтрольны РМ. Это функциональная компания, которая борется с не-проектным поведением стейкхолдеров. Вы знаете, что участница команды считает эту политику навязчивой, а также она жаловалась на недоступность РМ из-за множества проектов и собраний. РМ она не доверяет, и вообще огорчена. Ее жалобы были переданы руководителям департаментов так что проектный офис попросили поменять указанную политику. Лучшим подходом к этому будет:

• А. Не указывать на такое участнице команды прямо, но продолжить наблюдать ее активности
• В. Уведомить о проблеме проектный офис
• С. Поговорить с руководителем участницы команды
• D. Поговорить с самой участницей команды

Ответ D. Не указывать на проблему, это уход от нее. Говорить с РМО, прежде чем поймешь корневую причину, рано. Лучше всего спросить коллегу напрямую.

7. Участник вашей команды на три дня задерживает отчет. И отдает его за пять минут до собрания по отчетности. Вы сразу видите в нем серьезные ошибки. Что вам следует сделать?

• А. Отменить собрание, и перепланировать его на момент, когда ошибки будут исправлены
• В. Пойти на собрание, и сказать всем, что в отчете ошибки
• С. Позволить участнику команды провести презентацию, и молчать, если кто и заметит ошибки, то ладно
• D. Отменить собрание, и переписать отчет самому

Ответ А. Позволить участнику команды показывать некорректный отчет понизит мнение о нем, и вообще его смутит. Единственный способ не понижать мораль, и не тратить зря время, это перенести митинг на тот момент, когда ошибки смогут быть исправлены.

8. РМ отвечает за проект, который пользуется поддержкой старшего менеджмента, т.к. будет вести компанию к исполнению ее целей. С самого начала вы, как РМ, несогласны с одним руководителем, по поводу способа ведения проекта, и поставок, которые будут его результатом. А также и в прошлом вы неоднократно ругались. Ваш департамент попросили предоставить ключевые пакеты работ. Что вы должны сделать?

• А. Дать этому руководителю то, что он хочет
• В. Проинформировать вашего менеджера о своих интересах, чтобы получить поддержку
• С. Сесть с этим руководителем на старте проекта, пояснить ему цели проекта, и понять, как эту проблему решить
• D. Попросить, чтобы вас сняли с этого проекта

Ответ А. Считаем, что проект управлялся как надо, и самого начала ваше мнение было принято во внимание, но было решено действовать иначе. Так что,делаем как решили.

9. Большой и сложный проект строительства в другой стране требует перемещения тяжелого оборудования через центральные улицы города. Руководители этого города знают о масштабе проекта, и о вашей ответственности перед компанией. В других странах вы такое координировали без проблем. Чтобы заранее проконтролировать процесс, вы звоните в мэрию, и вам говорят, что нужно заплатить пошлину за координацию траффика. Что вы должны сделать?

• А. Ничего не платить, это взятка
• В. Исключить эту работу из проекта
• С. Оплатить пошлину
• D. Не платить пошлину, если она не учтена в оценках проекта

Ответ С. Пошлина, это легитимный платеж, не взятка.

10. Вы отвечаете за переговоры с потенциальными государственными субподрядчиками, которых много, на проекте строительства шоссе. Основные переговоры с главным подрядчиком будут завтра. У них самая низкая цена, и новый подход, который сможет сделать проект дешевле, нежели мы делали такое ранее. У вас серьезные сомнения, сможет ли подрядчик сделать то, что обещал - в заданный срок и бюджет. И вот тут вы видите серьезный шанс, что этот проект отменится вообще. Что вы должны сделать?

• А. Не тратить слишком много времени на подготовку переговоров
• В. Завершить переговоры поскорее
• С. Переговорить только об основных вещах
• D. Отложить переговоры

Ответ D. Откладывание переговоров наиболее этично, и демонстрирует хороший уровень доверия. Зачем тратить время, если результаты его вероятно не понадобятся?

11. Вас назначили перенять проект, который вроде как наполовину исполнен согласно расписания. После беглой оценки, вы видите, что проект против расписания сильно отстал, и скорее всего займет х2 больше времени против оцененного изначально прошлым РМ. Тем не менее спонсор говорит, что проект в расписании. Что вам лучше всего сделать?

• А. Постараться перестроить расписание проекта так, чтобы он таки влез в дедлайн
• В. Отрапортовать спонсору о вашем назначении
• С. Отдать проект обратно, прошлому РМ
• D. Двигаться дальше по расписанию, спланированному прошлым РМ, и отрапортовать о первой же потерянной вехе

Ответ В. Вернуть проект прошлому РМ может быть невозможно, мало ли на что он назначен. Это будет уходом от проблемы. Идти по прежнему его расписанию также уход от проблемы, а уход в любом случае не лучший выбор. В описанной ситуации две проблемы: проект отстал, и спонсор об это не знает. Так что тут два вероятных ответа: переделать расписание, либо рапортовать спонсору. Вам нужно проект в расписание вернуть. Но, переделка расписания исключает иные варианты решения проблемы, типа сокращения содержания, что может бть вероятно более эффективным в ситуации. А также вы не знаете, критична ли дата проекта, может ее и отодвинуть можно. Так что лучше всего обсудить варианты со спонсором.

12. Вы уже наполовину закончили развертывание большой сети. В USA 300 точек, в UK еще 20. Поставщик софта только что выпустил большое обновление, касающееся вашего оборудования. Обновление даст покупателю функциональность, которую тот запрашивал, и на старте проекта она была недоступна. Что лучше всего сделать в этой ситуации?

• А. Продолжить все как планировалось, клиент изменений не просил
• В. Проинформировать клиента о наличии обновления, и обрисовать его влияние на на расписание и фукнкциональность, если решим накатить
• С. Имплементировать это изменение, и скорректировать расписание если необходимо, поскольку это отвечает интересам клиента
• D. Имплементировать изменение только на новые точки, и продолжить работать в расписании

Ответ В. Профессиональная и социальная ответственность предполагает работу в интересах клиента. Так что игнорировать обновление неверно. В данном случае, расписание и содержание утверждены, и лучше всего пройти через процесс интегрированного контроля изменений. Применение обновлений только на новых точках минуя этот процесс будет неприемлемо. Так что лучше всего проинформировать клиента об изменении, и изложить последствия этого на содержание и расписание проекта.

13. Вы РМ одного из проектов большой и важной программы. На высокоуровневом статус-митинге, вы замечаете, что другая РМ отрапортовала, что ее проект в расписании. Но оглядываясь на свой проект на несколько недель назад, вы видите, что поставки с ее проекта задерживались. Что вам следует сделать?

• А. Встретиться с менеджером программы
• В. Разработать план контроля рисков
• С. Обсудить проблему со своим руководителем
• D. Встретиться с этой РМ

Ответ D. Нужно начать отработку проблемы с изучения ее источника. Так вы поймете, реально ли она в расписании, и тем самым подтвердить либо опровергнуть свое подозрение. А следующим шагом можно идти к менеджеру программы, либо к своему боссу. План ко реагированию на риски также можно разработать, но потом.

14. Руководство попросило вас сократить оценки затрат на 10% после того, как вы представили бюджет. Содержание проекта не совсем ясно, и у него более 30 стейкхолдеров. Менеджмент ожидает сокращения простоев на 25% после имплементации проекта. Что вам лучше всего сделать?

• А. Перепланировать проект так, чтобы время простоя сократилось на 35%
• В. Сократить оценку, и внести изменение в план реагирования на риски
• С. Дать точную оценку бюджета, и быть готовым за нее отвечать
• D. Встретиться с командой, и постараться с ними разобраться, как сэкономить 10%

Ответ С. Это общая проблема проектов! Если ваши оценки точны, то вы честно можете их отстаивать. У менеджмента будет только выбор в виде изменения ограничений проекта, чтобы сократить бюджет.

15. Вы в середине проекта, и понимаете, что у поставщика софта на ваш проект поувольнялись сотрудники из-за трудовых споров. Многие иные проекты вашей компании также пользуются сервисами этого поставщика. Что вам следует сделать?

• А. Постараться сделать так, чтобы нужные вам люди все же остались работать
• В. Рассказать о проблеме иным РМ вашей компании
• С. Позвонить поставщику и сказать, что вы делаете паузу в проекте, до того момента, пока трудовой спор не будет решен
• D. Бросить с этим поставщиком работать

Ответ В. Попытка сохранить нужных вам людей - это пример, когда мы свои интересы ставим выше интересов компании. Также нет указания, что трудовой спор связан с какими-то неверными действиями поставщика, так что не нужно тормозить с ним работу, и тем более бросать ее вовсе. Лучше всего проинформировать коллег о споре.

16. Вас назначили на второй по счету проект в вашей новой компании. Это строительный проект. Пока то вы получали позитивную обратную связь по своему перфомансу, но вот со строительством вы незнакомы. Все следующее - это ваша ответственность как РМ, кроме:

• А. Обеспечивать конфиденциальность чувствительной информации клиента
• В. Определять законность процедур компании
• С. Проверять, что конфликт интересов не задевает легитимных интересов клиента
• D. Давать точную и справедливую оценку затрат

Ответ В. РМ не уполномочен, и не компетентен, определять законность процедур компании. А все остальное верно.

17. Хотя ваша компания и не самую низкую ставку на тендере прокотировала, клиент хочет работать с вами, поскольку именно от вас ожидает хорошего перфоманса. Клиент просит вас исключить из контракта затраты на управление проектом, мотивируя это тем, что у вашей компании и так хороший процесс управления проектом, и включение в работы РМ увеличивает необоснованно затраты. Что вы в такой ситуации должны сделать?

• А. Убрать затраты из контракта, и полагаться только на опыт
• В. Убрать затраты, связанные с коммуникациями команды проекта, собраниями, и ревью клиентом
• С. Убрать затраты на собрания, но не зарплату РМ
• D. Представить затраты с прошлых проектов, которые не управлялись РМ

Ответ D. Предоставление таких данных может дать клиенту ту информацию, которой он не имел ранее. Как альтернатива, можно сказать, что РМ, и ассоциированные с ним затраты, это главные причины прошлых успехов компании. Активности по управлению проектом - не опциональны.

18. Вы РМ, отвечаете за часть программы проектов в своей компании. За четыре месяца из тех трех лет, что отведены на проект, вы и ваша команда сделали несколько открытий, которые привели к серьезному увеличению перфоманса и эффективности вашего проекта. Что вам лучше всего сделать?

• А. Проверить, что эти открытия внесены в вынесенные уроки проекта
• В. Проверить, что об этих открытиях отрапортовали в ежемесячном отчете
• С. Проверить, что вы об этих открытиях рассказали на собрании старшему менеджменту два месяца назад
• D. Проверить, что вы сказали иным РМ, вовлеченным в эту программу, об открытиях на еженедельном собрании

Ответ D. Чем скорее вы поделитесь открытием с коллегами - тем быстрее свой перфоманс улучшит вся команда. Развивать такое, это прямая ответственность РМ. А после этого можно внести новое в реестр вынесенных уроков, и в отчет по проекту.

19. Вы только что нашли ошибку в плане имплементации, которая помешает вам прийти к вехе вовремя. До этого момента, проект шел в соответствии с базовыми значениями; завтра у вас статус-репорт. Указанная веха не на критическом пути, но на соседнем. Что вам лучше всего сделать?

• А. Продумать варианты, как этой вехи достичь
• В. Изменить дату вехи
• С. Убрать из статус-репорта все обсуждения дат
• D. Провести команде обучение, на предмет необходимости придерживаться вех

Ответ А. Обучение команды работе с вехами проблемы не решит. Менять дату вехи - нечестно, равно как и замалчивать сдвиг дат на статус-митинге. Только разработка и доклад по вариантам достижения вехи реально полезно.

20. Во время нагрузочного тестирования бетона на строительном проекте вы выясняете, что 35% бетона не соответствует нормативной нагрузке. Но вы-то знаете, что все нормально, подойдут и текущие показатели качества. Что вы должны сделать?

• А. Изменить стандарты качества так, чтобы соответствовали фактически достигнутым
• В. В отчете просто указать, что "стандарты качества исполнены"
• С. Проверить, что оставшийся бетон соответствует стандартам
• D. Отрапортовать о низком уровне качества, и постараться найти решение

Ответ D. Менять стандарты качества, как и просто говорить что "и так сойдет" полностью неэтично. Останавливаться только на том, что проверяем оставшийся бетон, это уход от проблемы. Единственный выход это отрапортовать о низком уровне качества. Он подразумевает привлечение к решению проблемы экспертов по качеству и иных компетентных коллег.

21. Вы РМ на новом международном проекте, и ваша команда включает людей из четырех стран. Большинство участников команды не работало на похожих проектах ранее. У проекта серьезная поддержка старшего менеджмента. Что лучше всего сделать, чтобы культурные различия не повлияли на проект?

• А. Провести немного больше времени за созданием ИСР, и убедиться, что она полна
• В. Проверить, что вы точно подбираете слова при коммуникациях
• С. На каждом собрании, просить сотрудников по одному рассказать что-то уникальное об их культуре
• D. Вести коммуникации коротко и по делу

Ответ С. Поскольку проблема касается всех, в решение и должны быть вовлечены все. Провести больше времени за созданием ИСР в целом хорошая идея, но именно проблем культурных различий она не решает. Лучшее всего правильно построить коммуникации, это позволит коллегам лучше понимать друг друга, и позволит избежать проблем, связанных с культурными различиями.

22. Вы ведете переговоры с поставщиком оборудования на проект со строгим бюджетом. Поставщик говорит вам, что от цены не отступит. А руководитель, все равно говорит - проведи переговоры еще раз. Да и вы сами подозреваете, что цена несколько раздута. Что вам лучше всего сделать?

• А. Попытаться все-таки снизить цену
• В. Отложить переговоры, вдруг ваш начальник передумает
• С. Провести переговоры, но обсудить только иные аспекты проекта
• D. Отменить переговоры

Ответ А. Все остальное неверно, нужно просто давить и далее на цену.

23. РМ с сертификатом РМР звонит в PMI и просит дать информацию об участнике команды, который также и его собственный друг. Он и подумать не мог, что будет проверять этого сотрудника, но кто-то вот указал на его неэтичное поведение и попросил проверить. РМ понимает, что с некоторой вероятностью обвинения подтвердятся, и так что на всякий он решает не передавать негатив далее, это же его друг. Правильно ли это?

• А. Да. Если возможно, то такие запросы лучше игнорировать, во избежание
• В. Нет. Нужно вести себя по кодексу этики
• С. Нет. Надо сразу сказать что друг не виноват, чтобы поддержать с ним отношения, и ничего не проверять
• D. Да. Проектные менеджеры должны поддерживать друг друга!

Ответ В. Как игнорирование запроса проверить, так и замалчивание его результатов неэтично. PMI требует, чтобы РМР-сертифицированные специалисты поддерживали его кодекс этики.

24. РМ находит дефект в поставке, которая клиенту согласно контракта передается сегодня. РМ знает, что у клиента нет технических компетенций, и дефект он точно не заметит. Поставка соответствует требованиям контракта, но не соответствует представлениям о качестве самого РМ. Что РМ должен сделать в этой ситуации?

• А. Выпустить продукт, и получить формальную приемку покупателя
• В. Отметить проблему в вынесенных уроках, чтобы она не повторилась на будущих проектах
• С. Обсудить проблему с клиентом
• D. Проинформировать клиента, что поставка задержится

Ответ С. Выпускать продукт с дефектом - это не есть действие в интересах клиента. Простая отметка в вынесенных уроках не решает проблемы. Информирование клиента о задержке - это нарушение контракта. Лучше всего указать клиенту на нюанс, так может быть найдено решение, которое не повредит никому.

25. Ваша компания хочет открыть фабрику в стране, закон которой говорит женщинам платить 50% от мужчин. Что бы вы порекомендовали компании?

• А. Вообще завод не открывать
• В. Встретиться с официальными лицами, получить разрешение женщинам платить нормально
• С. Не нанимать женщин
• D. Давать женщинам больше работы, чтобы могли и больше получить

Ответ А. Работа по таким правилам - это прямое нарушение прав на недискриминацию. С таким жить нельзя.

26. Три студента из другой страны работают на проекте как интерны. РМ организовал небольшой тимбилдинг, и их тоже пригласил. Но студенты сказали, что принять участие в таком не могут, это поведение с распитием в их стране неприемлемо, и они будут чувствовать себя некомфортно. Что РМ должен сделать?

• А. Сказать парням, что пора и познакомиться с законами нашей страны, так что пусть идут
• В. Этих студентов нужно исключить из участия, и поговорить с ними, как им комфортно веселиться, чтобы учесть в другой раз
• С. Нужно нажаловаться на студентов их функциональному менеджеру, и удалить их из проекта за нелояльное поведение
• D. Сказать студентам, что раз на этот не идут, то и на будущие звать не будем

Ответ В. Нужно просто уважать их культуру и право выбора.

27. Вы заканчиваете ежемесячный отчет по статусу проекта для своего руководства, когда замечаете, что несколько участников команды не отметили свои часы, потраченные на проект. Результаты искажают статистику проекта. Что лучше всего будет сделать?

• А. Обсудить импакт этих активностей с участниками команды
• В. Нажаловаться участникам команды их функциональным менеджерам
• С. Отрапортовать информацию ровно так, как вам и дали
  D. Обеспечить точные и правдивые оценки во всех отчетах

Ответ D. В ответственности РМ, давать точную и правдивую информацию о проекте. А затем нужно обсудить проблему с участниками команды. Если это не сработает, то нужно рапортовать руководителям этих коллег. Но статус в любом случае надо давать максимально точно.