Особенности закрытия

Закрываться должны все закупки, неважно по какой причине они остановлены, прекращены, или исполнены. Закрытие это способ сбора некоторых дополнительных выгод, типа вынесенных уроков. Это ценность и для поставщика и для покупателя.
Иногда сложно понять разницу между Закрытием закупки или Закрытием проекта или фазы; и это часто проскальзывает в вопросах экзамена. Аргументация для ответа:

1. на проекте много закупок, и каждая из них должна быть закрыта. Закрытию проекта или фазы предшествует закрытие всех соответствующих закупок
2. в ходе закрытия контракта каждой закупки, РМ проверяет исполнение процесса контрактации, и перфоманс поставщика. Закрытие проекта происходит позже, на нем РМ проводит финальное административное и финансовое закрытие проекта
3. проекты, которые управляются по фазам, процесс закрытия проекта или фазы повторяется для каждой фазы, и дополнительно для самого проекта в целом! А закрытие закупок делается для каждого контракта
4. для защиты юридических интересов обоих сторон, закрытие закупок требует хранения всех деталей записей, и вообще должно быть исполнено формально, без проверки чего нельзя закрыть проект в целом

Процесс Закрытия проекта или фазы

Теме Закрытия проекта на экзамене может быть отведено до 12 вопросов.
Проект не следует считать закрытым сразу после того, как исполнена его тех.часть. Фаза Закрытия проекта охватывает все, о чем говорится в Плане управления проектом. И уж точно надо закрыть все контракты и получить финальную приемку у заказчика. Процесс закрытия имеет много входов:

1. накопление данных об исполнении работ
2. отчеты
3. информация по коммуникациям
4. обновления, возникшие в ходе проекта по пунктам:
1. Устав проекта - подтверждаем, что критерии выхода из проекта достигнуты
2. Бизнес-кейс - подтверждаем, что он исполнен
3. План по выгодам - оцениваем, и рапортуем о полученных выгодах
4. План управления проектом - подтверждаем, что вся запланированная деятельность исполнена, по заданным базовым значениям с учетом утвержденных изменений
5. Продукт - выполняем финальное ревью, для приемки и передачи бизнесу
6. Реестр вынесенных уроков - архивируем в репозитарий
7. Реестр рисков и Отчет по рискам, с данными, какие риски случились, и как работала стратегия по ним
8. Реестр изменений - оценка числа изменений, и их влияние на проект
9. Соглашения и документация по закупкам - подтверждение, что все контракты закрыты

РМ работает с экспертами предметной области для анализа данных, включая всю проектную документацию, для подтверждения готовности проекта к закрытию. По всем параметрам проекта надо сделать регрессионный анализ - для расписания, бюджета, с свершившихся рисков. РМ смотрит на факт против плана, определяет отклонения, документирует вынесенные уроки.

На экзамене, всегда подразумеваем, что проект закрывается правильно. Без вариантов - либо закрывается, либо завершается как неуспешный!

Активности фазы закрытия:

1. подтверждаем, что работа сделана в соответствии с требованиями
2. получаем формальное подтверждение, что все контракты исполнены
3. проводим финальную приемку продукта
4. закрываем финансовые обязательства
5. передаем исполненный продукт
6. требуем фидбек клиента о проекте
7. делаем финальный отчет об исполнении
8. индексируем и архивируем записи
9. собираем вынесенные уроки, обновляем базу знаний

Важно, что Закрытие проекта или фазы предполагает финальную, формальную приемку проекта или фазы в целом, в то время как процесс Валидации содержания предполагает формальную приемку промежуточных поставок. Проекту надо и то, и другое.

Закрытие проекта или фазы - это часть процессов Интеграции проекта, поскольку без должного закрытия невозможно подготовить все отчеты по всем областям знаний по итогам проекта.

Чек-лист по закрытию проекта

Лист:

1. Подтверждаем, что все требования проекта выполнены
2. Подтверждаем или документируем, что проект или его фаза соответствует критериям исполнения или выхода, определенным на этапе планирования
3. Получаем законную, по акту, подпись о приемке продукта, после его сдачи клиенту
4. Если есть какие-то проблемы с приемкой, то ведем переговоры, подписываем допник, или ищем иное решение
5. Если проект был остановлен до полного исполнения, документируем причины закрытия, и статус работ и продукта
6. Проводим последние платежи, постим расходы
7. Передаем продукт клиентам
8. Проверяем, что все контракты формально закрыты, передаем контракты в архив
9. Обновляем записи по проектам
10. Индексируем и архивируем записи
11. Проверяем, что все процессы управления проектом завершены
12. Анализируем и документируем успех и эффективность проекта
13. Оцениваем удовлетворенность клиента результатами проекта и продуктом
14. Собираем итоги вынесенных уроков, и расшариваем по компании
15. Обновляем корпоративные процессы, процедуры, и шаблоны на основании вынесенных уроков
16. Завершаем закрытие проекта или фазы
17. Создаем и рассылаем финальный отчет об исполнении проекта или фазы

Группа процессов закрытия проекта

Проект либо его фаза не заканчиваются с выпуском продукта; нужно сделать кое-что еще. Закрытие проекта это наиболее игнорируемый в реальной жизни процесс. Тем не менее, на экзамене есть 12 вопросов по закрытию.
Закрытие предполагает такие административные активности, как сбор всей документации по проекту, и работы по подтверждению приемки продукта. Также, в закрытие входят работы по передаче продукта заказчику, и получение от заказчика обратной связи по продукту.
Нередко бывает так, что проекты никогда не достигают реального финиша. Могут РМ забрать на другую задачу, может упасть приоритет проекта, иногда просто так берет и встает проект. Все проекты уникальны, и нет единого пути понять, исполнен ли проект или остановился досрочно; тем не менее все проекты должны пройти через закрытие. Работы по закрытию крайне важны для компании и покупателя продукта.

Активности фазы Закрытия проекта

Закрытие.

1. подтверждаем, что работа выполнена в соответствии с требованиями
2. полностью закрываем закупочные контракты
3. добиваемся финальной приемки продукта
4. передаем исполненный продукт
5. получаем обратную связь от клиента
6. готовим финальный отчет о выполнении проекта
7. индексируем и архивируем записи
8. собираем вынесенные уроки, обновляем базу знаний

Закрытие проекта

1. РМ архивирует все проектные записи
2. Проект не может быть закончен без финального одобрения Заказчика
3. В числе результатов каждого проекта, должен быть финальный отчет, чтобы команда проекта могла убедиться, что цели проекта достигнуты