Анализ при планировании закупок

При планировании закупок, используется два типа анализа: Покупать или производить, и Анализ выбора источника.

Покупать или производить. Иногда нужно понять, задачу делать самим либо привлечь аутсорс. Нужно себе задавать вопросы, "На что сейчас отвлекаются наши ресурсы", и "Каковы возможности наших ресурсов". Этот анализ нужно проводить на ранней стадии планирования, чтобы избежать затрат на тонкое планирование тех работ, что мы все равно отдадим на аутсорс. Решения о покупке или передаче на аутсорс документируются в Плане управления закупками. Важные секции анализа:

1. Управление логистикой и цепями поставок. Время, за которое материалы могут быть закуплены и доставлены, важно учесть при планировании. Какие-то кастомные продукты могут потребовать более длительного цикла производства и поставки, что нужно учесть в плане.
2. Экономические модели. Используются для фин.обоснования решений. Например:
1. период окупаемости
2. ROI
3. IRR
4. дисконтированный денежный поток
5. NPV
6. соотношение затрат и выгод

Аналогичные показатели используются и при обосновании проекта как такового.

Например, вы решаете, лучше оборудование купить или арендовать на проект. Стоимость аренды в день $120, инвестиции в покупку $1.000 и ежедневно на поддержку надо $20, если купим. На каком периоде стоимость аренды сравняется со стоимостью закупки?

Решаем на уровне арифметики:

120 х D = 1000 + 20 x D

(120 - 20) x D = 1000

100 x D = 1000, D = 10 дней.

То есть, продукт нужен на срок менее 10 дней, арендуем, иначе покупаем.

Анализ выбора источника. Это список критериев, по которым подбираем поставщика. Для их определения мы анализируем ограничения проекта. Например, что нам важнее, бюджет или расписание? Готовы платить больше за скорость? Если мы покупаем доски (которых полно на рынке и качество легко стандартизируется) - то скорее всего нам важна просто цена за погонный метр. Если мы покупаем услуги по застройке, то нам может быть важна экспертиза подрядчика. Еще примеры критериев:

1. Сколько лет в бизнесе?
2. Финансовая стабильность
3. Понимание наших потребностей
4. Цена за единицу либо общий бюджет
5. Тех.экспертиза
6. Качество прошлых проектов
7. Возможность исполнить задачу вовремя

Если в компании есть список предварительно одобренных поставщиков, либо типовое соглашение об аутсорсе, это тоже надо учитывать при анализе.

Входы в процесс Планирования управления закупками

При планировании управления закупками важно иметь ввиду план управления выгодами проекта, и бизнес-кейс. Также, помним об Уставе проекта, компонентах плана управления проектом, проектную документацию, и любые релевантные факторы среды компании, и процессные активы. Это все нужно просмотреть, прежде чем начать планирование управления закупками.
Устав проекта. Смотрим данные о финансовых ресурсах, предварительно одобренных на проект, общее описание проекта, цели проекта.

Бизнес-документация. Это:

1. План управления выгодами, со списком этих выгод и дат их поставки. Эти данные используются для определения того, что мы будем закупать, когда, и какие данные включим в закупочную документацию и в конце концов в контракт
2. Бизнес-кейс, то есть то, зачем проект предпринят, должен коррелировать с закупками

План управления проектом. Компоненты этого плана, включая управление содержанием, качеством, и ресурсами, вместе с базовыми значениями содержания, помогают участникам процесса закупок выявить необходимость закупок, и понять ограничения к последующему процессу закупок.

Проектная документация. Как минимум смотрим список вех, матрицу требований, расписание; а также полезно:

1. Назначения ресурсов на активности проекта, так мы понимаем, кто из команды помогает с закупками. Если никто не умеет в закупки, то вероятно потребуется тренинг, либо привлечение внешних ресурсов
2. Документация по требованиям, это позволит нам понять конечный продукт, услугу, либо результат, нужный от поставщика. Также эта документация может включать требования по комплаенсу, безопасности, коммуникациям, практикам проектного менеджмента, отчетности, качеству, и управлению рисками, что оказывает влияние на закупки
3. Требования к ресурсам. Это навыки, количество, и требования к типам ресурсов проекта. Если нужные материалы сервисы, продукты, сотрудники не могут быть найдены в компании, их надо закупить
4. Реестр рисков. Дает понимание выявленных на момент индивидуальных рисков проекта и общего риска, а также тех ответов на риски, что потребуют закупок. Помним, что анализ рисков нужно проводить до подписания контрактов
5. Реестр стейкхолдеров. Помогает выявить тех, на кого влияет процесс закупок, а также тех кто  него будет вовлечен или будет определять его путь, например менеджеров по закупкам, гос.регуляторов, или юристов

Факторы среды компании. Это культура компании и существующие системы, в рамках которых будет работать проект. Для закупок это рыночные условия, сервисы которые будем закупать, и сложившееся в компании окружение по закупкам.

Предварительно согласованный список поставщиков. Процесс поиска может занимать месяцы. Но, если компания покупает что-либо регулярно, то у нее может быть список предварительно проверенных поставщиков, среди которых можно оперативно выбрать лучшего. Также, некоторые компании используют типовые соглашения о сервисе, в которых прописываются стандартные термины об оказании услуг. Как правило они заранее подписываются обеими сторонами. Могут включать соглашения о типах поставляемых товаров или услуг, цены, и условия оплаты и доставки.

Процесс Планирования управления закупками

Процесс планирования управления закупками отвечает на вопросы:

1. Как будет проводиться анализ "сделай или купи"?
2. Какие товары и услуги нам надо купить на проект?
3. Как мы будем их покупать?
4. Как отбираем потенциальных поставщиков?

Предполагается, что мы собираем воедино все документы, которые будем отправлять потенциальным поставщикам, объясняя необходимые закупки, способы ответа на тендер, и критерии по которым выбираем победителя. Как правило, под документами для поставщиков понимаем RFQ, RFP, и реже RFI.

Выделение на закупки достаточного времени критично для проекта.

Планирование управления закупками включает следующие активности:

1. Проведение анализа "покупать или производить"
2. Разработка плана управления закупками
3. Разработка стратегии для каждой закупки
4. Разработка содержания работ по каждой закупке
5. Выбор подходящего типа контракта для каждой закупки
6. Разработка закупочных документов
7. Определение ключевых критериев выбора поставщика