Чек-лист по вовлечению заинтересованных сторон

Верное управление отношениями с заинтересованными сторонами, это ключ к вашему успеху как РМ. Все должны быть вовлечены, и этим вовлечением нужно управлять. Вовлечение может варьироваться от малого до огромного, в зависимости от нужд проекта и исполняющей организации.
Вовлеченность заинтересованных сторон проверяем по чек-листу:

1. Выписываем всех интересантов по имени; это могут быть как люди так и их группы (Департамент Маркетинга)
2. Определяем все требования всех заинтересованных сторон
3. Определяем интересы заинтересованных сторон быть вовлеченными в проект, и в результатах этого проекта
4. Определяем уровень влияния заинтересованных сторон на проект
5. Определяем ожидания заинтересованных сторон, и конвертируем их в требования если возможно
6. Определяем, когда заинтересованные стороны будут вовлечены в проект, и что будут делать
7. Обеспечиваем подписание заинтересованными сторонами финальных требований
8. Разбираемся в навыках и знаниях заинтересованных сторон
9. Анализируем проект для оценки, какие потребности заинтересованных сторон должны быть удовлетворены
10. Даем заинтересованным сторонам понять, какие их требования мы будем реализовывать, а какие нет и почему
11. Вовлекаем интересантов, и обеспечиваем их вовлеченность в проект, назначая им проектную работу и ответственность, например, роль ответственного за риски
12. Управляем вовлеченностью и ожиданиями заинтересованных сторон и влияем на них
13. Используем их экспертизу наилучшим образом
14. Сообщаем заинтересованным сторонам то, что они должны знать (и когда это нам необходимо)
15. Проверяем, что заинтересованные стороны знают, о чем должны договариваться с РМ и иными заинтересованными сторонами
16. Вовлекаем заинтересованные стороны, если необходимо, в управление изменениями и подтверждения
17. Вовлекаем заинтересованные стороны в создание вынесенных уроков
18. Получаем у заинтересованных сторон формальную приемку промежуточных поставок во время проекта, и при закрытии проекта или фазы
19. Переоцениваем вовлечение заинтересованных сторон, и вносим изменения в течение всего проекта если необходимо
20. Проверяем, что все однозначно понимают цели, поставки, и работы по проекту, и критерии их приемки
21. Просим заинтересованные стороны уведомлять вас о проблемах коммуникаций и отношений по проекту

Активности процесса Контроля закупок

Это может быть следующее:

1. Проверка счетов. Правильно ли оформлены? Сопровождаются ли всей нужной информацией? Статьи расходов предусмотрены контрактом?
2. Оценка, нужны ли изменения, и находятся ли они внутри одобренного содержания проекта
3. Проведение изменений через интегрированный контроль, если необходимо
4. Документирование и запись всего! Включая телефонные разговоры с поставщиком, имейлы, запрошенные изменения, и одобренные изменения
5. Управление запрошенными изменениями, и их интеграция
6. Согласование платежей поставщику
7. Разбор того, что включено в контракт, и что нет
8. Разбор, что означают конкретные положения контракта
9. Решение споров
10. Проверка того, что с поставщиком работают только уполномоченные сотрудники
11. Работа с менеджером по закупкам, по запрошенным и одобренным изменениям, и по соответствию контракту
12. Проведение собраний по оценке перфоманса, со своей командой, и с поставщиком
13. Отчетность по перфомансу работ, как своему, так и поставщика
14. Мониторинг бюджета, расписания, технического исполнения работ против контракта, по всем его компонентам, как терминам и условиям, так и ТЗ
15. Понимание легальных последствий предпринятых действий
16. Контроль качества, в соответствии с тем, что указано в контракте
17. Разбор претензий, и контроль претензий, отправленных поставщику
18. Управление работами подрядчика, так, чтобы они начинались вовремя, координация работы подрядчика с работой по проекту вообще
19. Коммуникации с подрядчиком и остальными причастными
20. Управление пересечениями всех поставщиков по проекту
21. Отправка копий изменений заинтересованным сторонам
22. Приемка проверенных поставок
23. Валидация того, что содержание исполняемых работ - правильное
24. Валидация того, что изменения дают тот результат, ради которого затевались
25. Проведение инспекций и аудитов
26. Выявление рисков, чтобы не мешали исполнять будущую работу
27. Переоценка рисков, бюджета, расписания
28. Контроль и мониторинг рисков
29. Проведение закрытия для каждого исполненного или отмененного контракта
30. Анализ процесса закупок на предмет вынесенных уроков, рекомендации к улучшению
31. Приемка финальной поставки от поставщика, расчет с ним

Термины и условия контрактов

Ниже примеры стандартных, либо специальных, условий контрактов.

1. Приемка. Как мы конкретно понимаем, что работы можно принять?
2. Агенты. Кто будет авторизированным представителем каждой из сторон?
3. Арбитраж (как метод решения споров). Арбитраж как правило оплачивается обеими сторонами, потому что он как правило дешевле и быстрее суда
4. Передача полномочий. Относится к обстоятельствам, когда одна сторона может передать свои права и полномочия иной
5. Права. У кого есть власть и право делать что?
6. Облигации, как способ хеджирования поставщиком рисков неуплат
7. Расторжение или дефолт. Происходит, если контракт не может быть исполнен. Обращаем внимание, что если одна сторона не исполняет обязательства, то это нельзя исправить неисполнением обязательств другой стороной. Поставщик что-то не произвел - окей, мы ему не заплатим, но проблемы не решим. Расторжение контракта это крайне серьезное событие. На экзамене будут вопросы, на которых вроде бы мелкие вещи по контракту не сделаны. Важно, что любое неисполнение обязательств одной стороны должно сопровождаться формальным письменным уведомлением другой стороны. РМ должен понимать: не отписался сразу - потом потерял право на претензию
8. Изменения. Как будем делать изменения, какую форму будем использовать? Какое время реагирования и окончательного ответа?
9. Конфиденциальность и неразглашение. Какую информацию третьи стороны не должны знать, что им нельзя передавать?
10. Как будут решаться споры? Несколько опций решения споров в арбитраже и суде
11. Форс-мажор. Относится как правило к природным явлениям типа наводнений или пожаров, и закрываю возможность сторон не исполнить свои обязательства в случае такого. Риск форс-мажора, как правило лежит на поставщике, и в лучшем случае покрывается страховкой
12. Поощрительные выплаты. Это бонусы, которые поставщик может получить за решение целей покупателя по расписанию, затратам, качеству, рискам, и перфомансу
13. Ответственность. Кто отвечает за травмы, поломки, причинение вреда?
14. Независимый поставщик. Так обозначается то, что поставщик не является сотрудником покупателя
15. Инспекции. Есть ли у кого-то право проверять работы по ходу исполнения, и при каких обстоятельствах?
16. Интеллектуальная собственность. Кому принадлежат патенты, торговые знаки, копирайты, код, книги, etc., что используются в связке с контрактом, либо являются его частью? Раздел может включать гарантии на право использования определенной интеллектуальной собственности во время исполнения контракта
17. Когда будут отправляться счета? Какой документацией будут сопровождаться? Кому будут отправляться?
18. Компенсация потерь. Действия на случай дефолта одной из сторон могут быть определены заранее
19. Требования к управлению. Например, это присутствие на собраниях, или требования к штату на проект
20. Существенные нарушения контракта. Это нарушения такие серьезные, что могут повлечь за собой разрыв контракта полностью
21. Уведомления. Кому посылаем какую корреспонденцию?
22. Собственность. Кому будут принадлежать материальные активы (материалы, здание, оборудование), используемые в связке с контрактом, либо разрабатываемые по этому контракту?
23. Платежи. Когда нужно платить? Каковы штрафы за просрочку? По каким причинам можно не платить? Тут много тонкостей: например, если поставщик выставляет неточные счета, то будет ли легитимным покупателю блокирнуть все? Или это нарушение?
24. ТЗ на работы. Включается в контракт, если это не отдельный документ
25. Отчетность. Какие нужны отчеты? С какой частотой? От кого и кому?
26. Удержания. Это суммы, как правило 5% или 10%, которые удерживаются с каждого платежа, и выплачиваются в конце. Это помогает добиться того,что все работы будут исполнены
27. Риски потерь. Это аллокация рисков между поставщиком и покупателем, в случае, если товары или результат услуг повреждены в ходе исполнения контракта
28. Доступ к сайту. Раскрываем, где выкладывать результаты работ
29. Разрыв контракта. Это прекращение работ до их полного исполнения
30. События, по которым мы понимаем, что опоздали. Даты поставок - это связывающее обязательство. Поставщик должен быть в курсе, что срыв сроков выльется в существенное нарушение контракта
31. Отказы. Это утверждение о том, что положения данного контракта не могут быть отменены или изменены иными контрактами или сторонами
32. Гарантии. Это обещания качества товаров и услуг, которые будут поставлены по данному контракту, как правило на определенный период времени
33. Работа в найме. Говорит о том, что работой руководит покупатель

Процесс Планирования управления закупками

Процесс планирования управления закупками отвечает на вопросы:

1. Как будет проводиться анализ "сделай или купи"?
2. Какие товары и услуги нам надо купить на проект?
3. Как мы будем их покупать?
4. Как отбираем потенциальных поставщиков?

Предполагается, что мы собираем воедино все документы, которые будем отправлять потенциальным поставщикам, объясняя необходимые закупки, способы ответа на тендер, и критерии по которым выбираем победителя. Как правило, под документами для поставщиков понимаем RFQ, RFP, и реже RFI.

Выделение на закупки достаточного времени критично для проекта.

Планирование управления закупками включает следующие активности:

1. Проведение анализа "покупать или производить"
2. Разработка плана управления закупками
3. Разработка стратегии для каждой закупки
4. Разработка содержания работ по каждой закупке
5. Выбор подходящего типа контракта для каждой закупки
6. Разработка закупочных документов
7. Определение ключевых критериев выбора поставщика

Процесс Мониторинга рисков

На экзамене, вопросы, связанные с рисками, предполагают, что РМ провел грамотное Планирование управления рисками, включая назначение владельцев риска, проработку чрезвычайных планов, и работает по рискам как сказано в плане. Также экзамен предполагает, что наш проект существенно менее рисковый, в сравнении с тем, каким он мог быть, не проводи мы должное управления рисками. С правильным риск-менеджментом, мы не раздумываем, что делать, а просто следуем плану.
Список активностей по мониторингу рисков:

1. Наблюдение, не стрельнули ли триггеры рисков
2. Мониторинг остаточных рисков
3. Выявление новых рисков, их анализ и планирование
4. Оценка эффективности плана управления рисками. Работает? Корректировки нужны?
5. Развитие новых ответов на риски. Если кажется, что план более не работает, можно применить иной способ или несколько для реагирования на риск. Это может приводить к запросам на изменения
6. Сбор и коммуникация статуса рисков
7. Общение с заинтересованными сторонами на тему рисков
8. Проверка того, что наши предположения до сих пор верны
9. Проверка того, что мы следуем правильным процедурам управления рисками
10. Пересмотр листа наблюдений, не нужно ли нам проработать дополнительные варианты ответа на риски?
11. Рекомендации по корректировкам, чтобы соответствовать актуальной суровости рисков
12. Поиск неожиданных эффектов или последствий рисков
13. Переоценка списка рисков, повторение качественного и количественного анализа рисков, если проект отклоняется от базовых значений
14. Обновление планов реагирования на риски и управления ими
15. Анализ изменений, включая корректирующие действия, чтобы проверить, не ведут ли они к выявлению новых рисков
16. Подтверждение запросов на изменения для интегрированного контроля изменений
17. Обновление плана управления проектом, и проектной документации, утвержденными изменениями, и любой релевантной информацией по перфомансу проекта
18. Создание базы данных рисков и вынесенных уроков, для использования в иных проектах компании
19. Оценка отклонений и трендов по исполнению проекта
20. Использование резервов на чрезвычайные обстоятельства, их корректировка в случае подтвержденных изменений
21. Обновление реестра рисков, и отчета по рискам, текущим состояние риска вообще
22. Переоценка предположений и ограничений, фиксация новых проблем, апдейт прошлых
23. Закрытие рисков

Документация: План управления рисками

Первый выход процесса Планирования управления рисками, это конечно План управления рисками. Он может включать:

1. стратегия по рискам - общий подход проекта к управлению рисками
2. методология - определяет, как риск-менеджмент будет исполняться применительно к данному проекту. Проекты с низким приоритетом понятно что требуют меньшего внимания, чем проекты с высоким
3. роли и ответственности - кто делает что в части управления рисками. Сюда могут включаться и заинтересованные стороны из-за рамок проекта
4. фондирование - стоимость процесса управления рисками. Да, риск-менеджмент стоит денег, но он же и экономит, через сокращение непредвиденных работ, и зарабатывает через реализацию преимуществ и возможностей. Эта часть также и включает использование резервов в случае материализации рисков
5. категории рисков
6. аппетиты и пороги рисков у заинтересованных сторон. Аппетит, это высокоуровневое описание готовности к риску. Порог, это уровень риска, который мы готовы принять по каждой области (расписанию, бюджету, качеству, ...). Аппетиты и пороги заинтересованных сторон документируются в плане управления рисками. Они также учитываются при ранжировании рисков, на основе их вероятности и импакта, и приоритезации, с каким рисками работать прежде, в ходе планирования управления рисками
7. определения вероятности и импакта - это помогает стандартизировать оценку рисков
8. отчетность - описываются отчеты, связанные с управлением рисками на проекте, а также кому будут отправляться отчеты. Тут же рассматривается формат реестра рисков
9. трекинг - рассказывает, как будет проверяться процесс управления рисками, и как результаты управления рисками будут документированы

Типы и примеры коммуникаций

Для эффективного общения, коммуникации должны быть структурированы, и для каждой ситуации должен быть определен свой тип коммуникаций. Информацию можно передавать формально и неформально, устно либо письменно. Варианты:

1. Формально письменно - план управления проектом и иная проектная документация, отчеты; может быть на бумаге и/или электронно
2. Формально устно - спланированные собрания или брифинги стейкхолдеров
3. Неформально письменно - имейлы, записки, смски, соцсети, сайты
4. Неформально устно - незапланированные собрания, разговоры, обсуждения

Примеры коммуникаций более расширенно:

• Неформально, устно:
• попытка выявить корневую причину проблемы
• информирование участника команды о плохом прогрессе (впервые)
• проведение вечеринки по завершении этапа проекта
• Неформально, письменно:
• записки по итогам телефонного разговора
• составление расписания собраний
• отправка почты, с запросом прояснить проблему
• Формально, устно:
• проведение презентации менеджменту
• Формально, письменно:
• обновление плана управления проектом
• попытка решить комплексную проблему
• внесение изменений в контракт
• информирование участника команды о плохом прогрессе (второй раз)
• прояснение пакета работ
• запрос дополнительных ресурсов
• протокол проведения онлайн конференции поставщиков

Убедиться в том, что коммуникации эффективны, можно с помощью чеклиста. Хорошие коммуникации:

1. грамматически правильные
2. краткие и емкие
3. их цель ясна и понятна
4. связные и логичные
5. поток слов и идей вменяем

Чек-лист по контролю качества на проекте

Нужно делать следующее.

1. Проверять, что план управления проектом, и базовые его значения в частности, а также иная документация, релевантны плану управления качеством
2. Проверять, что мы понимаем, что заказчик имеет ввиду под "качеством"
3. Определять желаемые уровни показателей качества в продуктах и процессах
4. Определять, на каком уровне будет контролироваться проект (пакет работ, активность, или на еще более детальном)
5. Определять стандарты и процессы качества, которые будут применяться на проекте
6. Выявлять желаемый уровень качества для активностей по управлению проектом
7. Определять, какие стандарты и процедуры мы будем использовать, когда, и на каких частях проекта
8. Устанавливать стандарты, для достижения желаемого уровня показателей качества
9. Устанавливать метрики, для оценки качества с точек зрения компании и заказчика
10. Решать, как мы будем проверять, что процессы исполняются, а целевые показатели достигаются
11. Понимать, как мы будем улучшать процессы проекта
12. Проверять справедливость предположений, прежде чем они превратятся в проблемы
13. Убеждаться, что все участники команды понимают, что означает термин "качество" применительно к их работе
14. Всегда проводить ревью проблем, ошибок, жалоб, для предотвращения их повторения на проекте
15. Требовать от команды усилий по улучшению качества проекта
16. Инспектировать работы по мере их исполнения (а не потом)
17. Проводить проверки качества
18. Измерять показатели исполнения в соответствии со стандартами
19. Проводить митинги, рассылать отчеты и результаты измерений, вычислять отклонения от показателей качества
20. Пересматривать стандарты качества
21. Оценивать эффективность системы контроля качества
22. Управлять качеством с той же ответственностью, с которой управляем расписанием, содержанием, бюджетом
23. Запрашивать изменения, включая корректирующие и превентивные действия, и исправление дефектов
24. Обновлять процессные активы компании, информацией и данными по контролю качества и вынесенным урокам
25. Включать проблемы с качеством в реестр вынесенных уроков
26. Учитывать вынесенные уроки в проекте

Различия между Планированием управления качеством, Управлением качеством, и Контролем качества

Краткое определение процессов:

1. Планирование управления качеством - фокусируется на определении качества проекта, продукта, и менеджмента проекта, и определении того, как это качество будет достигнуто
2. Управление качеством - это процесс Исполнения; фокусируется на работе по проекту. Его цель, удостоверяться, что команда следует гайдлайнам, определенным для качества. Также, в этом эпизоде РМ должен искать пути, как улучшить план управления качеством, и процессы
3. Контроль качества - это группа процессов Контроля и мониторинга, предполагает проверку поставок проекта на предмет их соответствия запланированному качеству, оценке разниц, выявлению причин проблем, и рекомендации путей из разрешения

Суть процессов более развернуто.

1. Определение процесса.

• Планирование качества:
• Что такое качество?
• Как мы убедимся, что мы его достигли?
• Управление качеством:
• Мы следуем политикам, процедурам, метрикам как и планировали?
• Мы получаем те результаты, что просили?
• Мы достигаем целей по качеству?
• Контроль качества:
• Мы получили запланированные результаты?
• Отклонения допустимы, или нам надо принять меры?

2. Детальное описание, на чем фокусируется процесс.

• Планирование качества:
• Ревью планов управления проектом, и иной проектной документации, для понимания требований к качеству проекта
• Определение практик по качеству, стандартов продукта, проекта, и процессов
• Создание дополнительных, специфичных для проекта процессов, стандартов, метрик
• Определение процессов, которые будут использованы в проекте
• Определение работы, которая будет исполняться для соответствия стандартам
• Определение того, как мы будем измерять соответствие стандартам
• Планирование улучшений процессов
• Проведение анализа стоимости качества, анализа выгод и затрат, чтобы вычислить необходимый и достаточный уровень качества
• Определение ролей и ответственностей за качество
• Планирование тестирований и инспекций, для проверки соответствия требованиям и целям по качеству
• Координирование плана управления качеством с иными планами управления, чтобы найти баланс качества с содержанием, затратами, временем, рисками, ресурсами, и удовлетворением клиента
• Управление качеством:
• Использование измерений из контроля качества, для проверки:
• следования политикам и процедурам
• адекватности политик и процедур целям проекта
• эффективности политики и процедур для достижения результата
• Использование техник представления данных для анализа результатов проверки качества
• Определение ключевых причин проблем с качеством или отклонений от плана
• Проведение постоянного улучшения эффективности
• Создание тестов, документации по контролю качества
• Проведение аудита качества (что политики и процедуры проекта соответствуют таковым у компании)
• Решение проблем
• Отчетность
• Распространение лучших практик по компании
• Подтверждение запросов на изменение
• Обновление плана управления проектом, и проектной документации
• Контроль качества:
• Инспекции и измерение качества поставок, на предмет соответствия запланированному
• Использование информационных систем, для отслеживания показателей качества
• Определение потребностей в улучшении качества (корректирующие или превентивные действия, устранение дефектов)
• Заполнение чек-листов, проверка результатов
• Презентации результатов контроля качества
• Подтверждение поставок
• Подтверждение принятых изменений
• Рекомендации улучшения к процессу тестирования
• Использование и обновление вынесенных уроков
• Обновление плана управления проектом, и проектной документации

Процесс Интегрированного контроля изменений

В любой момент работы над проектом, могут потребоваться изменения. Имеем ввиду, что запрос на изменение не означает, что его нужно имплементировать. Все запросы на изменение оцениваются, и одобряются / отклоняются / откладываются, в ходе исполнения процесса Интегрированного контроля изменений. Его ключевой фокус это оценка влияния любого изменения на все ограничения проекта. Например, если меняется содержание, то надо понять, как это скажется на расписании, бюджете, рисках, удовлетворенности клиента, ресурсах, коммуникациях, рисках и закупках. Цель этого анализа влияния изменений - уменьшить риски недостижения целей проекта.
Если изменение принято, то потребуются усилия по перепланированию, чтобы зафиксировать, что проект по-прежнему идет в соответствии с полным и интегрированным планом управления, базовыми значениями, и проектной документацией. Перепланирование надо делать в ходе процесса Интегрированного контроля изменений.
Интегрированный контроль изменений не нужен для планов, которые еще не финализированы. Но, после подписания устава, или плана управления проектом, все изменения через него. Важно проверять этот момент при ответе на вопросы экзамена. В экзамене может быть до 20 вопросов по контролю изменений.
Для того, чтобы полноценно понять влияние изменения, надо иметь:

1. реалистичный план управления проектом, против которого и будем измерять влияние
2. развернутое содержание проекта и продукта

Функция любого процесса группы контроля и мониторинга - отслеживать изменения. Если на проекте слишком много изменений, то РМ будет невозможно координировать работу, поскольку все будет постоянно шататься. Изменения конечно неизбежны, но надо работать на устранение корневых причин их. Очень часто эти причины сводятся к неверному планированию проекта. Заинтересованные сторны не выявлены, требования их не раскрыты и т.д.

Все возможные изменения должны планироваться, управляться, и контролироваться.

Для контроля изменений на проекте, надо следовать чек-листу:

1. собрать полные требования к проекту как можно скорее
2. потратить достаточно усилий на риски, получить их всеобъемлющую картину
3. иметь резервы бюджета и расписания
4. следовать процессу контроля изменений
5. разработать процесс и шаблоны для запроса на изменения
6. обозначить роли и ответственности за принятие изменений
7. переоценить бизнес-кейс в уставе, если число изменений очень велико
8. если прямо совсем все поменялось, то можно остановить этот проект и запустить новый
9. на базовые значения проекта могут влиять только утвержденные изменения

Изменения можно делить на две категории: те, что влияют на план управления проектом, политики и процедуры, устав, контракты, и те, что не влияют. Если не влияет, то это изменение может зааппрувить РМ. Иначе, решение принимает совет по контролю изменений или спонсор.

Чек-лист по разработке Плана управления проектом

Идем по списку:

1. Определяем подходящий жизненный цикл и подход к планированию проекта
2. Определяем методологию для создания плана управления проектом
3. Договариваемся со всеми о форматах отчетности и планах управления коммуникациями
4. Договариваемся о процессах приемки, контроля, и внедрения изменений
5. Проверяем, что подход к проекту и процессы в согласии с проектным офисом, а также программой, если проект включен в программу
6. Анализируем потребности, пожелания, ожидания, и предположения стейкхолдеров
7. Собираем требования к проекту настолько полно, насколько это возможно
8. Анализируем навыки и знания заинтересованных сторон, и думаем, как это можно полезно применить в проекте
9. Общаемся с заинтересованными сторонами, определяем их роли в проекте
10. Общаемся со владельцами ресурсов, чтобы заполучить ресурсы лучшие из возможных
11. Работаем с командой, чтобы оценить проект
12. Даем всем возможность высказаться относительно финального расписания, чтобы сконвертировать задачи команды в календарный график
13. Утверждаем расписание с владельцами ресурсов, чтобы они закоммитились их предоставить
14. Работаем над итерациями плана
15. Создаем необходимую проектную документацию
16. Включаем резервы на риски в расписание и бюджет
17. Оцениваем влияние других проектов на наш
18. Организуем собрания или презентации, чтобы сообщить спонсору, что какие-то из его требований невыполнимы
19. Используем техники сжатия расписания, и показываем результат спонсору

Думая о плане управления проектом, нужно думать обо всех вспомогательных вещах, митингах, подписаниях, связанных проектах, разрешении конфликтов, переговорах, сжатии расписания и т.д. Только так получится план формализованный, полноценный, утвержденный, и реалистичный.

На экзамене, ожидаем вопросов по разработке плана управления, а также по тому, как он помогает в работе над проектом и в решении проблем.

Пример Устава на большой проект

На экзамене, имеем ввиду, что нам проект большой. Составим представление о его уставе.

УСТАВ БОЛЬШОГО ПРОЕКТА

Наименование и описание проекта (что мы под проектом имеем ввиду?). Обновление системы выплаты зарплаты. В нашей большой мультинациональной компании свыше 200 тыс. сотрудников, и управление ими критично для нашего успеха. Мы хотим заменить или усовершенствовать систему выплаты зарплаты, чтобы лучше отразить изменчивую природу нашей рабочей силы. Текущие локальные системы не интегрированы, негибки, требуют много ручной работы. На их данные не получается собрать консолидированную отчетность и провести ее анализ.

Менеджер проекта и уровень полномочий (кто назначен рулить проектом, и может ли определять, управлять, утверждать изменения в бюджет, расписание, команду?). Менеджером проекта будет Иван С. Он вправе выбирать подходящих участников команды, и требовать с их менеджеров назначения на проект. Право подписи дано до $10.000.

Бизнес-кейс (зачем проект затеян? какими финансовыми или иными профитами он обусловлен?). Администрирование текущей системы учета зарплаты обходится компании в $2.4M в год, не считая неизмеримых издержек от неэффективных процессов. В среднем по отрасли, компании нашего масштаба тратят по $100 на работника в год, то есть всего $2M. Ожидаемая экономия в $400.000 в год, с учетом трехлетнего периода окупаемости, и будет обоснованием проекта. Детальный бизнес-кейс к Уставу прилагается.

Предварительно назначенные ресурсы (сколько и каких ресурсов будет выделено). В проект будет тесно вовлечена группа расчета зарплаты. Также на старт проекта привлекаем бизнес-аналитика, архитектора, и проектировщика системы. Закупки проекта будут идти через общую систему управления контрактами. Основной язык проекта - английский, на иные языки переводим только локальные особенности. РМ может определить и назначить и иные ресурсы.

Стейкхолдеры (кто влияет на проект, или на кого повлияет проект). Приложен список групп стейкходеров. Включает всех работников, разделенных по видам оплат, менеджмент компании, юридическую службу, и бухгалтеров по заработной плате. Также включены государственные налоговые службы и банки зарплатных проектов.

Чек-лист по закрытию проекта

Лист:

1. Подтверждаем, что все требования проекта выполнены
2. Подтверждаем или документируем, что проект или его фаза соответствует критериям исполнения или выхода, определенным на этапе планирования
3. Получаем законную, по акту, подпись о приемке продукта, после его сдачи клиенту
4. Если есть какие-то проблемы с приемкой, то ведем переговоры, подписываем допник, или ищем иное решение
5. Если проект был остановлен до полного исполнения, документируем причины закрытия, и статус работ и продукта
6. Проводим последние платежи, постим расходы
7. Передаем продукт клиентам
8. Проверяем, что все контракты формально закрыты, передаем контракты в архив
9. Обновляем записи по проектам
10. Индексируем и архивируем записи
11. Проверяем, что все процессы управления проектом завершены
12. Анализируем и документируем успех и эффективность проекта
13. Оцениваем удовлетворенность клиента результатами проекта и продуктом
14. Собираем итоги вынесенных уроков, и расшариваем по компании
15. Обновляем корпоративные процессы, процедуры, и шаблоны на основании вынесенных уроков
16. Завершаем закрытие проекта или фазы
17. Создаем и рассылаем финальный отчет об исполнении проекта или фазы

Чек-лист по контролю и мониторингу проекта

Проверяем по чек-листу:

1. Оцениваем исполнение проекта в соответствии с теми индикаторами, что указаны в Плане управления проектом
2. Оцениваем исполнение против исходных значений
3. Анализируем данные по исполнению работ
4. Находим отклонения от плана
5. Определяем, какие отклонения важны, а если они серьезны, то рекомендуем изменения или корректирующие действия
6. Рекомендуем изменения, включая исправление дефектов, превентивные и корректирующие действия. Не ждем, пока кто-то их порекомендует
7. Принимаем, либо получаем, решение в рамках интегрированного контроля изменений, что сделать с каждым: принять, отказать, отложить
8. Отслеживаем и оцениваем соглашения по наименованию, контролю версий, системе хранения и восстановления данных. Так все могут понять, что они работают с последней версией документа
9. Контролируем содержание, расписание, бюджет в сравнении с начальными значениями
10. Инспектируем закупки, проводим ревизию исполнения поставщиками своих обязательств
11. Контролируем лимиты средств
12. Выявляем причины проблем с помощью техник процессного анализа (Лин, Канбан, Шесть сигм)
13. Получаем акцепты промежуточных результатов у клиента
14. Смотрим, надо ли что перепланировать
15. Перепланируем, делаем апдейты планов управления проектом и проектных документов, чтобы отразить одобренные изменения и обновления проектов
16. Оцениваем отношение и вовлеченность стейкхолдеров, смотрим, не нуждаются ли они в улучшении
17. Управляем расписанием и резервами бюджета
18. Пересчитываем, сколько проект будет стоить сейчас, сколько времени займет, даем прогнозы
19. Договариваемся о дополнительном финансировании, если надо
20. Готовим отчеты по исполнению работ, на основании данных анализа данных, и измерений
21. Проводим периодические оценки качества
22. Принимаем решение по приемке выполненных работ
23. Оцениваем эффективность сделанных корректировок
24. Добиваемся эффективности от систем контроля проекта
25. Уделяем время стремлению улучшить качество
26. Следим, не надо ли обновить точки контроля проекта
27. Выявляем и анализируем тренды
28. Оцениваем эффективность реагирования на риски в отчетах по риску
29. Следим, не появились ли новые риски
30. А старые риски анализируем заново
31. Используем вехи как инструмент контроля проекта
32. Осматриваемся вокруг, анализируем
33. Используем отчеты по отклонениям, чтобы разобраться с маленькими проблемами прежде чем они станут серьезными
34. Пересчитываем смету проекта
35. Используем и интерпретируем расчет добавленной стоимости
36. Используем инструменты контроля качества: инспекции, гистограммы, оценки исполнения, причинно-следственные диаграммы
37. Вылавливаем все факторы, которые могут повлиять на проект и конфигурацию продукта, если их не учесть
38. Контролируем изменения
39. Следим, что только одобренные изменения идут в работу
40. Работаем с советом по контролю изменений
41. Оцениваем удовлетворенность стейкхолдеров
42. Контролируем закупки, через проверку, одобрение, оплату счетов, администрирование рекламаций, и проведение инспекций и аудитов
43. Проводим исправление дефектов
44. Определяем, от чего происходят изменения проекта, и что мы можем сделать для устранения первопричины изменений
45. Всегда имеем ввиду бизнес-причину проекта и стратегические цели компании, когда анализируем запросы на изменения
46. Разговариваем, запрашиваем и собираем данные для анализа, что коммуникации и вовлечение стейкхолдеров идут в соответствии с планом
47. Оцениваем использование, стоимость, и прочие аспекты физических ресурсов; делаем подходящие изменения и корректировки
48. Закрываем закупки, после того как оприходуем требуемое
49. Обновляем отчет по рискам, информируем стейкхолдеров о статусе рисков по проекту в целом, и наиболее значимых конкретных рисках

Чек-лист по исполнению проекта

Цель исполнения проекта - делать работу так, как прописано в Плане управления проектом, чтобы прийти к целям проекта, и достичь заявленного business value. Иными словами, надо выпустить продукт в рамках бюджета и расписания. Во время исполнения, фокус на руководстве и лидерстве; работаем с вовлечением заинтересованных сторон, с командой, следуем процессам исполнения, коммуницируем как планировалось. У РМ ведущая роль на этой фазе.
Многие РМ не создают детальных планов управления (например, управления содержанием), и это заходит в компаниях хорошо, одобряется руководством. На самом деле, они просто не понимают ценности. На экзамене надо подразумевать, что все эти планы нужны и мы уделяем им должное внимание, если только вопрос не утверждает обратного.
Чек-лист исполнения.

1. Коммуницируем свои ожидания от заинтересованных сторон и проекта, и управляем их вовлеченностью, чтобы быть уверенными, что у всех одинаковое понимание задачи
2. Поддерживаем план управления проектом в максимально актуальном состоянии, включаем поправки, возникшие по результатам контроля и мониторинга
3. Исполняем пакеты работ
4. Собираем, документируем, и расшариваем вынесенные уроки
5. Организуем и поддерживаем каналы коммуникации
6. Оцениваем, насколько эффективно участники команды работают именно как команда
7. Имплементируем одобренные изменения, включая корректировки, превентивные действия, и исправление дефектов
8. Проверяем, что практики и процедуры, которых придерживаемся, до сих пор применимы в проекте
9. Готовим и рассылаем отчеты по исполнению проекта
10. Организуем тимбилдинги
11. Используем свод по команде, чтобы управлять взаимодействиями команды. Обязательно занимаемся типовыми вещами вроде собраний команды
12. Организуем необходимые тренинги
13. Обмениваемся информацией по проекту в соответствии с планом, и требуем обратной связи, чтобы понимать, что коммуникации достигли своей цели
14. Устраняем препятствия
15. Добиваемся результатов работ, специфицированных в требованиях
16. Общаемся с менеджерами, периодически переподтверждаем их коммитменты на ресурсы
17. Уведомляем менеджеров о том, когда их ресурсы будут нужны на проект
18. Договариваемся о привлечении ресурсов, управляем ими, освобождаем их в соответствии с расписанием проекта
19. Обучаем, помогаем, коммуницируем, демонстрируем лидерство, ведем переговоры, стимулируем проект
20. Используем свои технические знания
21. Организуем собрания, чтобы разобраться с проблемами, рисками, и дать импульс проектной работе
22. Управляем вовлеченностью и ожиданиями заинтересованных сторон, стремимся увеличить поддержку проекта, предотвращаем возможные проблемы
23. Фокусируемся на предотвращении проблем, в большей степени, чем на решение их по факту
24. Убеждаемся, что у всех участников команды есть нужные навыки, информация, и оборудование для завершения их работы
25. Смотрим на отклонения от плана управления проектом с точки зрения общего исполнения проекта всей командой, не с точки зрения каждого отдельного участия
26. Рекомендуем изменения (которые будем оценивать в процессе Интегрированного контроля изменений)
27. Следуем процедурам и политикам компании
28. Повышаем эффективность процессов
29. Апдейтим план управления проектом и иную документацию в соответствии с реальным состоянием проекта
30. Даем рекомендации по повышению эффективности
31. Проверяем, что заинтересованные стороны по-прежнему готовы поддерживать проект
32. Всех фокусируем на исполнение проекта в соответствии с Уставом и Планом управления проектом
33. Всегда помним о бизнес причине и values проекта, особенно в случае проблем
34. Решаем проблемы
35. Разбираемся, откуда прилетают изменения проекта, и что мы можем сделать для устранения корневых причин этого
36. Определяем участников команды и ресурсы, и заводим их на проект когда необходимо
37. Признаем и награждаем команду и участников за их вклад в работу и исполнение проекта
38. Собираем и оцениваем данные об исполнении работ
39. Внедряем одобренные улучшения процессов
40. Ведем реестр проблем, чтобы фиксировать их возникновение, способы разрешения, ответственных и сроки, в которые они должны отчитаться
41. Собираем реакцию поставщиков на заявленные нами тендеры
42. Оцениваем предложения и котировки; ведем переговоры с поставщиками об условиях контрактации, и выбираем в итоге поставщиков на проект
43. Управляем интеграцией продуктов/ресурсов от поставщиков в проект; управляем конфликтам и изменениями, связанными с поставщиками
44. Управляем финансами проекта
45. Способствуем разрешению конфликтов с помощью соответствующих техник
46. Оцениваем индивидуальный вклад каждого из членов команды
47. Апдейтим таблицу навыков команды, чтобы зафиксировать, кто чему научился на проекте
48. Всегда придерживаемся плана реагирования на риски

Чек-лист по планированию проекта

Проверяем, что мы следуем списку:

1. Определяем, как мы будем планировать, исполнять, контролировать и мониторить усилия по: заинтересованным сторонам, требованиям, содержанию, расписанию, бюджету, качеству, ресурсам, коммуникациям, рискам, закупкам, изменениям, конфигурациям; и берем эту информацию за основу плана управления проектом
2. Уточняем высокоуровневые требования с инициации проекта, до более спрецифичных и детальных; ищем дополнительные требования; проверяем, что учли все результаты внешнего и внутреннего анализа, отчеты и регуляции; далее анализируем и приоритезируем требования
3. Расширяем предположения, определенные на фазе инициации проекта, ищем новые предположения, документируем детали предположений
4. Проясняем высокоуровненые ограничения (ресурсы, расписание, стоимость), выявленные на фазе инициации проекта, до более специфичного и детального вида
5. Создаем описание поставки проекта; работ, которые надо сделать для поставки, и критериев их приемки (Содержание проекта)
6. Используем описание содержания проекта для финального аппрувала от заинтересованных сторон, перед тем, как планировать все остальное ниже
7. Определяемся с закупками на проект. Определяем работы, которые отдадим на сторону, смотрим, надо ли нам новое оборудование и технологии
8. Выбираем стратегию для каждого контракта. Делаем драфты тендерных документов под каждый контракт, включая запросы на поставку, описание закупочной работы, критерии выбора поставщика, и прогноз по контрактам
9. Определяемся, нужен ли нам эксперт предметной области на проекте, чтобы помочь с планированием
10. Разбираем результаты проекта на более мелкие, структурируемые кусочки (ИСР)
11. Создаем описание каждой работы в словаре ИСР, так, чтобы работы были понятны и неизлишни
12. Разбиваем пакеты работ из ИСР на конкретные задачи для команды разработки
13. Ставим задачи в последовательность, определяем предшествующие и последующие задачи
14. Оцениваем требования к ресурсам (персонал, активы, оборудование, материалы)
15. Общаемся с менеджерами, чтобы они закоммитились предоставить эти ресурсы
16. Решаем, какой уровень точности достаточен для оценок
17. Сверяемся с историей, что наши оценки времени и бюджета адекватны
18. Привлекаем экспертов, или кого-то еще, кто будет работать над оценкой времени и затрат
19. Определяем, сколько проект займет, без сжатия расписания (критический путь)
20. Разрабатываем модель расписания, оцениваем ее против ограничений по расписанию в уставе проекта, и используем техники сжатия расписания, чтобы прийти к финальному расписанию для плана управления проектом
21. Определяем первоначальный бюджет, сравниваем его с ограничениями по бюджету в уставе проекта. Далее прорабатываем варианты, для бюджета в план управления проектом
22. Определяем по качеству политики, практики и стандарты, а затем определяем метрики для определения исполнения качества
23. Определяем процесс для удовлетворения требований по качеству, и приведения его в соответствие стандартам и политикам компании
24. Задумываемся, как мы можем улучшить процессы, использованные в проекте
25. Создаем систему награждений и поощрений участников команды, чтобы они оставались мотивированными и вовлеченными
26. Планируем командные сборы, тимбилдинги, тренинги, назначения на роль и освобождение участников команды. Планируем требования к физическим ресурсам, включая поставку и логистику
27. Четко обозначаем роли и ответственности, так, чтобы участники команды и заинтересованные стороны знали, зачем они привлечены, и что они будут делать на проекте
28. Работаем с проектной командой, делаем реестр команды, в котором определяем коммитменты и взаимодействия участников, включая общие правила собраний, разрешения конфликтов и т.д.
29. Определяем, какая информация нужна вам с других проектов, и какой информацией вы поделитесь другими проектами с компанией после  реализации своего
30. Планируем, что будет коммуницироваться в ходе проекта, от кого и к кому, когда и как
31. Планируем, как вовлечь стейкхолдеров и управлять их ожиданиями в ходе проекта
32. Выполняем детальную идентификацию рисков, качественный и количественный анализ рисков, готовим план реагирования на риски
33. Итерация: идем в начало и апдейтим все документы и планы по списку. Из цикла выходим, когда получим план управления проекта цельный, все-включающий, реалистичный, и формализованный
34. Финализируем стратегию закупок и запросы поставщикам по каждому контракту
35. Ищем потенциальные позитивные и негативные взаимодействия с другими проектами, которые могут повлиять на этот проект
36. Определяем процессы, которые будут использоваться для запроса, утверждения, и управления изменениям и проекта
37. Разрабатываем план управления конфигурацией, соглашения о наименовании, процессы версионирования, хранения и поиска
38. Планируем способы оценки исполнения проекта, включая что будем измерять, когда, и как будем оценивать результаты
39. Определяем, какие собрания, отчеты и иные активности будем использовать, чтобы контролировать исполнение проекта против плана
40. Финализируем аспекты исполнения и контроля и мониторинга всех планов по управлению проектом. Документируем, как будем закрывать требования и работы
41. Разрабатываем финальный план управления проектом, проектную документацию, и делаем оценку вводных, через сетевой анализ и поиск вариантов, и даем вердикт - что цели проекта могут быть достигнуты
42. Получаем формальное одобрение плана управления проектом от спонсора, команды, и менеджеров, управляющих ресурсами
43. Проводим кик-офф с заинтересованными сторонами, участниками команды, менеджерами участников команды, клиентами, чтобы убедиться, что у всех одна карта, и заключаем сделку
44. По мере исполнения проекта, возвращаемся к процессу планирования, чтобы сделать планирование набегающей волной (прогрессивная выработка либо итерации), по мере того, как все больше информации будет в доступе. Результаты скорее всего потребуют запросов на изменение, что в свою очередь потребует апдейтов всех планов выше

Чек-лист по Инициации проекта

Список активностей этапа Инициации рассмотрен тут; по итогам их нужно на верхнем уровне:

1. определить стейкхолдеров проекта - чьи интересы он затрагивает
2. разработать Устав - правила игры на этом поле

В деталях же, как только РМ назначен, он должен проверить вводные по списку:

1. РМ именно назначен, и именно Спонсором
2. Спонсор определил полномочия РМ, и всем дал понять их объем
3. Историческая информация собрана
4. Большой проект разбит на фазы
5. Заинтересованные стороны определены, понятно их влияние и ожидания, все задокументировано в Реестре заинтересованных строн
6. На высоком уровне определены требования, ограничения, предпосылки, риски
7. Проверено, что в требования транслированы потребности заинтересованных сторон
8. Проверено, что предпосылки проекта коррелируют с его реальной необходимостью, и что они задокументированы в реестре предпосылок
9. Понятны values проекта
10. Понятно, как проект поддерживает стратегические цели компании
11. Содержание проекта записано, в разумной детальности
12. Собраны все релевантные соглашения и контракты, которые могут повлиять на старт или исполнение проекта
13. Определены критерии успеха, и конкретные измеримые цели проекта и продукта
14. Конфликтные ситуации разрешены
15. Вы знакомы с той частью культуры и структуры компании, которая будет иметь отношение к проекту
16. Понятны все существующие процессы, стандарты и соглашения, которые могут повлиять на проект
17. Понятно, как компания ведет свой бизнес; каково управление, процедуры и политики, с которыми придется столкнуться на проекте
18. Сделан высокоуровневый план
19. Сделана высокоуровневая оценка затрат и расписания
20. Понятно, что цель проекта в принципе может быть достигнута в заданных ограничениях, и все запрошенные values проекта могут быть реализованы
21. Понятно, как именно сделать Устав проекта, включая уровень его детальности
22. Усилия по инициации проекта скоординированы с заказчиком и заинтересованными сторонами
23. Мы поработали с заказчиком и определили критерии приемки, и что есть что в проекте
24. Понятна начальная организация проекта
25. Определены все очевидные или определенные заказчиком вехи проекта
26. К созданию Устава и определению заинтересованных сторон привлекались эксперты предметной области
27. Устав проекта выпущен и подписан
28. Понятны критерии выхода из проекта (условия, при которых проект или его фаза закрываются)
29. Готовы документы: Реестр рисков, Реестр заинтересованных сторон, Реестр предположений

Что нужно понять до инициации проекта?

Нужно знать/раздобыть следующее по чек-листу:

1. предпосылки проекта, потенциальные выгоды менеджмента от проекта
2. описание продукта в том виде, какое есть; надо понять, что собственно проект должен делать?
3. как проект вписывается в стратегический план компании, или поддерживает его
4. список вероятных заинтересованных сторон проекта
5. все известные ограничения, риски, предположения
6. все подходящие соглашения, контракты, если проект будет исполняться по контракту
7. стандарты отрасли
8. рыночные тренды, юридические и государственные факторы
9. система контроля изменений в компании
10. процессы и процедуры операционной работы компании
11. взаимоотношения со спонсором, вероятными заинтересованными сторонами, участниками команды
12. темплейты с прошлых проектов
13. исторические ИСР
14. исторические оценки
15. уроки, вынесенные с предыдущих проектов
16. что в компании происходит сейчас, включая основные проекты, и то, как текущие и планируемые инициативы могут повлиять на текущий проект
17. понимание корпоративной культуры
18. список людей, которые хорошо зайдут в команду
19. информация об управлении проектами и компанией вообще