Процесс Контроля и мониторинга проектной работы

Процесс контроля и мониторинга проектной работы подразумевает проверку того, что случается на проекте, и сравнивание факта и прогнозов с теми данными, что были запланированы. Функция контроля и мониторинга должна присутствовать на проекте с момента его инициации и до закрытия.
В контексте большого проекта, усилия по контролю и мониторингу рассматриваем как формализованные. Это значит: агрегируем информацию об исполнении работ, и смотрим, как это все повлияет на все области знаний. Скажем, содержание заявлено исполненным, но качество так себе. Или сроки выдержаны ценой доп.расходов. Также мониторим иные требования к исполнению проекта, прописанные в его плане.
Контроль и мониторинг проекта требуют целостного взгляда на исполнение проекта, и подразумевает от РМ усилий и адекватных действий по сохранению проекта в нужном векторе.
Интеграционная функция Контроля и мониторинга проекта также включает задачи:

1. по анализу и трекингу рисков
2. по мероприятиям контроля качества
3. по анализу вариантов развития событий исходя из имеющейся информации
4. по анализу изменений и корректировок на предмет того, были ли они эффективны

Если экзамен спрашивает, что нам делать, если задача заняла времени дольше запланированного, ответ - запросить корректировку, чтобы закрыть эту задержку. Такой подход позволит сохранить проект в расписании или близко к нему, и даст РМ уверенность в том, что проект будет выполнен внутри согласованных содержания и бюджета. Это - одна из ценностей контроля и мониторинга для РМ.
Усилия по контролю и мониторингу могут выливаться в:

1. запросы на изменения (превентивные / корректировочные / исправления дефектов)
2. отчеты о статусе работ
3. обновления плана управления проектом и иной документации

Запросы на изменения, вышедшие из этого или иных процессов, оцениваются, утверждаются или отклоняются, или откладываются в соответствии с процессом интегрированного контроля изменений.

Триггеры контроля и мониторинга

Процесс управления проектом нельзя рассматривать как цепочку "инициация - планирование - исполнение - контроль и мониторинг - закрытие". Все эти процессы накладываются друг на друга! Фактически, в какой-то мере нужно контролировать и мониторить проект на всех его фазах. На рисунке ниже - ключевые выходы проекта, которые являются триггерами для контроля и мониторинга. Также рисунок дает понять, что от контроля и мониторинга можно переходить к иным фазам проекта.

Что и как контролировать и мониторить

Не всегда усилия по контролю и мониторингу приводят к выявлению отклонений, требующих превентивных или корректирующих действий, или изменения базового плана. Если планирование сделано верно, то все контролирующие действия лишь подтверждают его. Результаты контроля и мониторинга надо учитывать в апдейтах плана управления проектом и прочей документации, после каждой итерации контроля. Записи работы, измерений, и вынесенные уроки помогут построить тренды по мере исполнения проекта, а тренды это инструмент прогноза и оценки предстоящих работ.
Активности контроля и мониторинга в разбивке по областям знаний таковы.

Контроль содержания.

1. Следуем плану управления изменениями
2. Измеряем исполнение содержания против базового плана
3. Влияем на факторы, которые вызывают изменения
4. Контролируем изменения содержания и влияние этих изменений
5. Анализируем данные по исполнению работ, и отклонения их от плана
6. Запрашиваем изменения, если надо
7. Обновляем базовый план по содержанию, иные планы управления проектом, и документацию на требования одобренными изменениями
8. Валидируем изменения, чтобы убедиться, что они не ухудшают ситуацию, и не оставляют недорешанных проблем
9. Документируем вынесенные уроки

Контроль расписания.

1. Следуем плану управления изменениями
2. Измеряем исполнение расписания против базового плана
3. Влияем на факторы, которые вызывают изменения
4. Контролируем изменения расписания и влияние этих изменений
5. Анализируем данные по исполнению работ, и отклонения их от плана
6. Запрашиваем изменения, если надо
7. Обновляем базовый план расписания, иные планы управления проектом, и связанную с расписанием документацию одобренными изменениями
8. Управляем резервами расписания
9. Используем анализ освоенных объемов для прогнозов по расписанию
10. Валидируем изменения, чтобы убедиться, что они не ухудшают ситуацию, и не оставляют недорешанных проблем
11. Документируем вынесенные уроки

Контроль бюджета.

1. Следуем плану управления изменениями
2. Измеряем исполнение бюджета против базового плана
3. Влияем на факторы, которые вызывают изменения
4. Контролируем изменения бюджета и влияние этих изменений
5. Анализируем данные по освоению бюджета, и отклонения их от плана
6. Запрашиваем изменения, если надо
7. Обновляем базовый план бюджета, иные планы управления проектом, и оценки стоимости
8. Управляем резервами бюджета
9. Используем анализ освоенных объемов для прогнозов по расходам
10. Находим дополнительное финансирование, если надо
11. Валидируем изменения, чтобы убедиться, что они не ухудшают ситуацию, и не оставляют недорешанных проблем
12. Документируем вынесенные уроки

Контроль качества.

1. Проводим периодические инспекции
2. Проверяем, что продукты соответствуют стандартам
3. Влияем на факторы, которые вызывают изменения
4. Запрашиваем изменения, или улучшения процессов и работ, если надо
5. Принимаем решения по приемке или отказу по работам
6. Стремимся к эффективности системы контроля качества на проекте
7. Анализируем исполнение работ и отклонения
8. Валидируем изменения, чтобы убедиться, что они не ухудшают ситуацию, и не оставляют недорешанных проблем
9. Обновляем план управления качеством, вместе с документацией, связанной с качеством и процессами
10. Документируем вынесенные уроки

Контроль ресурсов.

1. Подтверждаем, что тип и качество используемых ресурсов соответствует плану
2. Оцениваем эффективность физических ресурсов
3. Анализируем исполнение работ и отклонения
4. Запрашиваем изменения, если надо
5. Валидируем изменения, чтобы убедиться, что они не ухудшают ситуацию, и не оставляют недорешанных проблем
6. Обновляем план управления ресурсами, вместе с документацией, связанной с ресурсами
7. Документируем вынесенные уроки

Мониторинг коммуникаций.

1. Проверяем, что информация коммуницируется нужным людям, в правильной манере и в нужное время
2. Анализируем исполнение работ и отклонения
3. Запрашиваем изменения, если надо
4. Анализируем информацию о коммуникациях, чтобы убедиться, что они удовлетворяют потребностям стейкходлеров
5. Валидируем изменения, чтобы убедиться, что они не ухудшают ситуацию, и не оставляют недорешанных проблем
6. Документируем вынесенные уроки

Мониторинг рисков.

1. Пересматриваем риски, перепланируем реагирование на них, пересматриваем резервы на риски
2. Выявляем новые риски
3. Смотрим, не включились ли триггеры рисков
4. Ищем обходные пути, следуем им если надо
5. Проводим аудиты рисков для оценки эффективности процесса риск-менеджмента. Анализируем данные по исполнению работ, отчетность по ним, находим отклонения
6. Запрашиваем изменения, если надо
7. Оцениваем эффективность внедренных планов управления рисками
8. Документируем вынесенные уроки

Контроль закупок.

1. Мониторим исполнение контракта, чтобы убедиться, что обе стороны выполняют свои обязательства
2. Проверяем и верифицируем поставки по контракту
3. Защищаем наши законные права
4. Следуем нашим процедурам закупок, включая систему контроля изменений контракта
5. Анализируем наши данные по исполнению работ, отчеты поставщика, и находим отклонения
6. Запрашиваем изменения, если надо, управляем ими
7. Авторизуем работу по администрированию контрактов
8. Выставляем претензии, проводим их ревью
9. Поддерживаем всеобъемлющие записи по теме
10. Рапортуем по исполнению обязательств поставщика в сравнении с контрактом
11. Проверяем счета, производим оплату
12. Обновляем план управления проектом и проектную документацию
13. Валидируем изменения контрактов, проверяем, что все контракты обновлены до последних версий, оцениваем эффективность изменений
14. Закрываем контракты, по мере получения и приемки финальных поставок
15. Документируем вынесенные уроки

Мониторинг вовлеченности заинтересованных сторон.

1. Анализируем исполнение работ и отклонения
2. Оцениваем вовлеченность заинтересованных сторон и их отношения, ищем способы улучшить
3. Оцениваем, коррелируют ли ожидания заинтересованных сторон с ходом проекта
4. Разрешаем конфликты
5. Ведем реестры проблем
6. Запрашиваем изменения, если надо
7. Обновляем Реестр заинтересованных сторон и План управления заинтересованными сторонами
8. Оцениваем успех стратегии по повышению вовлеченности заинтересованных сторон
9. Документируем вынесенные уроки

Чек-лист по контролю и мониторингу проекта

Проверяем по чек-листу:

1. Оцениваем исполнение проекта в соответствии с теми индикаторами, что указаны в Плане управления проектом
2. Оцениваем исполнение против исходных значений
3. Анализируем данные по исполнению работ
4. Находим отклонения от плана
5. Определяем, какие отклонения важны, а если они серьезны, то рекомендуем изменения или корректирующие действия
6. Рекомендуем изменения, включая исправление дефектов, превентивные и корректирующие действия. Не ждем, пока кто-то их порекомендует
7. Принимаем, либо получаем, решение в рамках интегрированного контроля изменений, что сделать с каждым: принять, отказать, отложить
8. Отслеживаем и оцениваем соглашения по наименованию, контролю версий, системе хранения и восстановления данных. Так все могут понять, что они работают с последней версией документа
9. Контролируем содержание, расписание, бюджет в сравнении с начальными значениями
10. Инспектируем закупки, проводим ревизию исполнения поставщиками своих обязательств
11. Контролируем лимиты средств
12. Выявляем причины проблем с помощью техник процессного анализа (Лин, Канбан, Шесть сигм)
13. Получаем акцепты промежуточных результатов у клиента
14. Смотрим, надо ли что перепланировать
15. Перепланируем, делаем апдейты планов управления проектом и проектных документов, чтобы отразить одобренные изменения и обновления проектов
16. Оцениваем отношение и вовлеченность стейкхолдеров, смотрим, не нуждаются ли они в улучшении
17. Управляем расписанием и резервами бюджета
18. Пересчитываем, сколько проект будет стоить сейчас, сколько времени займет, даем прогнозы
19. Договариваемся о дополнительном финансировании, если надо
20. Готовим отчеты по исполнению работ, на основании данных анализа данных, и измерений
21. Проводим периодические оценки качества
22. Принимаем решение по приемке выполненных работ
23. Оцениваем эффективность сделанных корректировок
24. Добиваемся эффективности от систем контроля проекта
25. Уделяем время стремлению улучшить качество
26. Следим, не надо ли обновить точки контроля проекта
27. Выявляем и анализируем тренды
28. Оцениваем эффективность реагирования на риски в отчетах по риску
29. Следим, не появились ли новые риски
30. А старые риски анализируем заново
31. Используем вехи как инструмент контроля проекта
32. Осматриваемся вокруг, анализируем
33. Используем отчеты по отклонениям, чтобы разобраться с маленькими проблемами прежде чем они станут серьезными
34. Пересчитываем смету проекта
35. Используем и интерпретируем расчет добавленной стоимости
36. Используем инструменты контроля качества: инспекции, гистограммы, оценки исполнения, причинно-следственные диаграммы
37. Вылавливаем все факторы, которые могут повлиять на проект и конфигурацию продукта, если их не учесть
38. Контролируем изменения
39. Следим, что только одобренные изменения идут в работу
40. Работаем с советом по контролю изменений
41. Оцениваем удовлетворенность стейкхолдеров
42. Контролируем закупки, через проверку, одобрение, оплату счетов, администрирование рекламаций, и проведение инспекций и аудитов
43. Проводим исправление дефектов
44. Определяем, от чего происходят изменения проекта, и что мы можем сделать для устранения первопричины изменений
45. Всегда имеем ввиду бизнес-причину проекта и стратегические цели компании, когда анализируем запросы на изменения
46. Разговариваем, запрашиваем и собираем данные для анализа, что коммуникации и вовлечение стейкхолдеров идут в соответствии с планом
47. Оцениваем использование, стоимость, и прочие аспекты физических ресурсов; делаем подходящие изменения и корректировки
48. Закрываем закупки, после того как оприходуем требуемое
49. Обновляем отчет по рискам, информируем стейкхолдеров о статусе рисков по проекту в целом, и наиболее значимых конкретных рисках

Группа процессов контроля и мониторинга

Контроль и мониторинг скомбинированы в одну группу, но у них различный фокус. Мониторинг требует от РМ фокуса на том, как проект прогрессирует. Ему надо понять, как участвуют заинтересованные стороны, как идут коммуникации, как проект вообще, работы по нем, и какие есть неоднозначности, требующие внимания. Контроль предполагает оценку сырых данных, на тему как проект соответствует плану, и разборки с отклонениями сверх допустимых лимитов - через рекомендацию изменений к исполнению проекта, или корректировке предпосылок, или снижение планки к результатам проекта. В этом контексте, "изменения" означают поправки, или превентивные действия, или исправления дефектов.
Экзаменуемые часто оценивают раздел контроля и мониторинга как самый сложный; потому что он предполагает знание методов наблюдения, измерения, оценки и анализа проекта в более спланированном и комплексном ключе, чем РМ обычно делают в реальной жизни. Также, важно понимать методику контроля, используемую в проекте, вместе с планом по разбору отклонений от намеченного пути.
Если компания не поддерживает процесс контроля и мониторинга, то РМ будет проводить кучу времени за выяснением доли исполнения, и никогда не сможет дать четкий прогноз по завершению проекта.
Вообще, процессы контроля и мониторинга используются и в plan-driven, и в change-driven подходах; но для понимания работы механизма, и ответа на экзамен, лучше смотреть на него с точки зрения plan-driven.
В целях экзамена, предполагаем:

1. у нас есть формализованный план проекта, реалистичный, и с точностью, достаточной для данного проекта
2. у нас уже есть планы, как измерять исполнение расписания, затрат, содержания против начальных значений
3. мы отвечаем за исполнение изначально заданных требований проекта
4. мы проводим оценку исполнения по иным метрикам, включенным в план управления проектом, чтобы видеть, как проект движется
5. мы принимаем какие-то действия, чтобы исправить отклонения, если они требуют того
6. со всеми отклонениями от плана мы разбираемся, и предпочитаем пофиксить их, нежели вносить изменения в проект, прогнув его под эти отклонения. Запрос на изменения - это последний патрон в обойме! используем, только если совсем нет иных путей работать с отклонениями

Активности фазы Контроля и мониторинга проекта

Контроль и мониторинг.

1. оцениваем исполнение в соответствии с выбранными принципами, и против заданных начальных значений
2. анализируем и оцениваем исполнение
3. если есть отклонения, решаем, вмешиваться ли, нужно ли что-то менять
4. выявляем факторы, приведшие к изменениям
5. запрашиваем изменения в проект, если надо, утверждаем их или отклоняем
6. организуем интегрированный контроль изменений
7. проверяем, идем ли мы в соответствии с начальной конфигурацией
8. уведомляем заинтересованные стороны обо всех изменениях
9. мониторим вовлеченность заинтересованных сторон
10. апдейтим план управления проектом, и прочую документацию
11. строим прогнозы
12. сдаем заказчику работы по мере выполнения
13. контролируем качество
14. проводим аудит, ревью и переоценку рисков
15. управляем резервами
16. управляем закупками, оцениваем исполнение контрактов, закрываем их
17. оцениваем использование ресурсов