Входы в процесс Оценки продолжительности активностей

Когда активности выявлены и выстроены в последовательность, следующий шаг - это понимание, сколько займет каждая. Это процесс Оценки продолжительности активностей. Там, где это возможно, оценку дает непосредственно исполнитель работы. Но на больших проектах это могут быть и участники команды, которые хорошо знакомы с работой. Чтобы дать реалистичные оценки, эти люди должны получить следующее:

1. Список активностей и их атрибуты, такие как запаздывания и опережения, которые могут повлиять на оценку
2. Реестр предположений. В нем - предположения и ограничения, которые выливаются в риски
3. Реестр вынесенных уроков
4. Иерархическая структура ресурсов - обозначает категории ресурсов, требуемых на проекте
5. Оценки ресурсов - показывают уровень навыков ресурсов, назначенных на определенные работы по проекту
6. Задания участникам проектной команды - включают численность и экспертизу сотрудников, закоммиченных на исполнение работ по проекту
7. Ресурсные календари - дают информацию, когда ключевые ресурсы со специализированными навыками, нужными на проект, будут доступны. Если таких редких ресурсов нет в рамках времени проекта, то придется все оценки пересчитать с учетом этого
8. Реестр рисков - включает угрозы (и возможности), которые надо учесть в оценках

Традиционный способ оценки активностей (неправильный):

Такой ответ - это пример раздувания оценки. Никогда не имеем его ввиду на экзамене! Раздувание это всегда доп.время и доп.затраты, а все потому, что оценивающий не имеет достаточно вводных.

В тех случаях, когда реально невозможно точно описать задачу, с дополнительным временем и фондированием надо разбираться через процесс управления рисками. Все неточности так транслируются в риски или возможности. Они не остаются скрытыми, напротив, оценивающие должны открыто доложить РМ о таких нюансах.

Если большинство оценок проекта раздуто, то у вас будет план проекта, в который никто не верит. А плановые оценки бюджета и расписания нужны, чтобы оценивать против них факт. В итоге, мы будем сравнивать фигню с фигней некорректное с некорректным. Проект на раздутых оценках угрожает репутации РМ!

На экзамене будут вопросы, предлагающие раздутые оценки как варианты ответов. Никогда такие не выбираем, ни на экзамене, ни в жизни!

В хорошо управляемом проекте, у оценщиков есть ИСР, либо они даже поучаствовали в ее создании. Также, у них есть описание каждого пакета работ (словарь ИСР), в котором они тоже в идеале поучаствовали. А также, оценщики могли и поучаствовать в декомпозиции пакетов работ до активностей. И они знают, что на проекте будут резервы расписания и бюджета, которые определяются в том числе на основании их калькуляций. В такой ситуации, им не нужно давать дутые оценки!

Итог: очень важно понимать разницу между раздутыми оценками, и созданием резервов.

Процесс Оценки продолжительности активностей

Процессы оценки Продолжительности и Стоимости активностей, также как и процесс Оценки ресурсов, предполагают осмечивание. Ниже важные моменты по пониманию выставления оценок на экзамене:

1. подход к оценке определяется Планом управления проектом
2. РМ с командой могут использовать одну или более техник для оценки
3. оценка должна базироваться на ИСР, для повышения точности
4. оценки продолжительности, стоимости, и ресурсоемкости связаны между собой
5. при оценке могут учитываться выявленные риски
6. при оценке могут выявится прежде нераскрытые риски
7. там, где это возможно, оценку должен давать сотрудник, непосредственно исполняющий работу (либо сотрудник близко с работой знакомый), чтобы повысить точность
8. историческая информация с прошлых проектов (как часть процессных активов компании) это ключ к улучшению оценки
9. оценки более эффективны, если оценивать меньшие кусочки работ
10. РМ не должен просто принимать ограничения от менеджмента; вместо этого он должен анализировать потребности проекта, и прорабатывать оценки вместе с командой, делая работу возможной, и разрешать трудности, чтобы выпустить реалистичный план
11. РМ может периодически пересчитывать оценку до завершения (ETC, Estimation to complete) по проекту, чтобы удостоверяться, что остались адекватное время, ресурсы, и бюджет
12. планы, основанные на оценках, должны ревизироваться по мере исполнения проекта и внесения в него изменений, если то необходимо
13. на проекте есть процесс по созданию наиболее точных оценок
14. раздутые оценки - неприемлемы в практике управления проектами
15. РМ должен добиваться всесторонне согласованных оценок
16. оценки, после их получения от участников команды или продавцов, должны проверяться, на предмет раздутости или учета рисков
17. оценки должны оставаться реалистичными на протяжении всего проекта, поэтому их нужно проверять и переоценивать периодически
18. на оценки может влиять уменьшение или устранение рисков
19. у РМ профессиональная ответственность за получение оценок настолько точных, насколько это возможно, и за поддержание целостности этих оценок на протяжении жизни проекта

После того, как процесс Оценки продолжительности активностей исполнен, у вас на руках будут выходы в виде:

1. Оценок
2. Резервов
3. + вероятно обновление проектной документации, включая:
1. атрибуты активностей
2. реестр предположений
3. реестр вынесенных уроков
4. Базис оценок, который объясняет, как оценки были получены, какие предположения и ограничения были включены, и какие риски мы имели ввиду в ходе оценки. Базис оценок также включает уровень доверия к оценщикам, выраженный в диапазоне, скажем +/- 20%, и в этот диапазон мы ожидаем попадания факта по проекту.