За чем нужно присматривать, в зависимости от типа контракта

У вас могут быть прекрасные отношения с поставщиком, но они могут испортиться и не по вашей вине, и это нужно воспринимать как риск. И управлять им. Смотря от контракта, нужно обращать внимание на следующее.
FP Contract:

1. не сокращает ли поставщик содержание?
2. не ухудшает ли качество?
3. если контракт требует раскрытия поставщиком затрат, проверяем, что отбилливает реальные расходы, не будущие
4. обращаем внимание на запросы на изменение с завышенной ценой
5. проверяем, что содержание понято полностью верно

T&M contract:

1. поставщику нужно давать указания ежедневно
2. стремимся получать маленькие промежуточные результаты
3. проверяем, не превышен ли срок проекта
4. проверяем, что число потраченных на задачу часов неизлишне
5. рассматриваем ситуации, в которых лучше перейти на иную форму контракта

CR contract:

1. аудит каждого счета
2. проверка того, что все затраты релевантны проекту
3. мониторинг того, что поставщик делает работу эффективно
4. надзор, не добавляет ли поставщик излишних ресурсов на работу
5. надзор, не убрал ли поставщик заранее оговоренных ресурсов
6. проверка следования поставщиком плана
7. переоценка затрат проекта

Применимость типов контрактов

Типам контрактов можно дать следующие характеристики.

1. Что в общем случае покупается? Продукт или сервис?

• FP. Продукт
• T&M. Сервис
• CR. Как правило сервис, но может быть иногда и продукт

2. Как затраты покупателя отражаются в контракте?

• FP. Прописывается конкретная сумма (например $1.000.000)
• T&M. Часовой рейт либо цена за единицу
• CR. Затраты переменные, но за их соответствие заданной метрике прописывается бонус

3. Как прибыль поставщика отражается в контракте?

• FP. Включена в цену, покупатель ее сумму не знает
• T&M. Включается в часовой рейт, покупателю может быть как известна, так и нет
• CR. Прописывается в контракте особо, покупателю всегда известна

4. Каков ценовой риск покупателя (высокий, средний, низкий, нет)?

• FP. Низкий, но есть шанс что поставщик свои риски положит в цену
• T&M. Средний. Цена за единицу понятна, но сколько единиц будет - нет, так что этот тип контракта используется для небольших закупок
• CR. Высокий, т.к. поставщик нам свои косты перевыставит

5. Какова важность наличия детального описания работ (высокая, средняя, низкая, неважно)?

• FP. Высокая. Поставщик должен совершенно точно понимать, что он делает, чтобы он мог прийти с конкретной обоснованной ценой
• T&M. Низкая. В таком типе контрактов, описания содержания работ может и не быть вовсе, можно просто описать требования к навыкам исполнителя
• CR. Низкая. В контракте описываем только то, что надо сделать, либо функциональные требования. Поставщик предоставляет свою экспертизу по поводу того, как работу делать. Покупатель поставщику в том доверяет и покрывает расходы, так что прямо в деталях специфицировать задачу не надо

6. В каких отраслях данные контракты используются чаще?

• FP. Строительство
• T&M. ИТ, коммунальные услуги, юридические сервисы
• CR. ИТ, R&D, работа по систематизации знаний; вообще работа, которая ранее никогда не делалась (что типично для упомянутых отраслей)

7. Как много переговоров нужно провести по завершению работ, чтобы посчитать финальную цену?

• FP. Нисколько
• T&M. Нисколько или мало
• CR. Много, т.к. нужно собрать и проверить все расходы поставщика, и посчитать его бонус

8. Какой уровень усилий и экспертизы нужен покупателю для управления поставщиком (высокий, низкий, средний, никакой)?

• FP. Низкий
• T&M. Средний
• CR. Высокий

9. Как затраты выставляются покупателю?

• FP. Фиксированная сумма, включающая в себя прибыль поставщика, оплачивается в соответствии с обозначенным расписанием
• T&M. Почасовка или количество х цену (прибыль поставщика внутри)
• CR. Оплачиваютс все понесенные затраты; прибыль по завершении работ либо частями по мере прогресса работ

10. Как пристально нужно проверять затраты поставщика (сильно, средне, низко, никак)?

• FP. Низко. Все затраты фиксированы заранее, и проверять надо исполнение работ
• T&M. Никак. Можно провести аудит, что все работы, что отбиллены, выполнены
• CR. Сильно. Все счета поставщика должны быть проверены, а их может быть много

Упражнение: подбери тип контракта

1. Работы надо начать прямо сейчас - T&M
2. Вам нужно купить экспертные услуги, по определению того, что надо сделать - CR
3. Вы точно знаете, что надо сделать - FP
4. Вы покупаете услуги по разработке, для дополнения вашего штата на период - T&M
5. Вам нужна сделанная работа; времени на аудит счетов у вас нет - FP
6. Вам нужно восстановить мост после урагана как можно скорее - FPIF
7. Вам нужен эксперт, чтобы завершить проект, и нужно чтобы продукт вышел первоклассным - CRIF или CRAF
8. Вам нужен поставщик на задачу по research & development - CR
9. Содержание работ понятно, но экономика непредсказуема - FPAPA
10. Вы покупаете обычный товар - PO

Преимущества и недостатки разных типов контрактов

С перспективы покупателя.

FP.
Преимущества:

1. меньше времени на администрирование
2. поставщик вынужден контролировать расходы
3. широко распространен, у всех есть опыт
4. цена понятна до начала работ

Недостатки:

1. если поставщик контракт недооценил, то он может пытаться выиграть прибыль за счет необоснованных изменений контракта
2. поставщик может что-то не сделать, если почувствует, что теряет деньги
3. покупатель должен заранее очень тщательно описать содержание работ по контракту
4. может обойтись дороже контракта с возмещением затрат, если содержание работ описано не полностью
5. поставщик склонен добавить цены в контакт, для хеджирования риска

T&M.

Преимущества:

1. можно быстро его оформить, т.к. нет нужды детально прорабатывать описание работ
2. сам контракт короткий
3. хороший вариант для аутсорса на усиление своих сил

Недостатки:

1. в каждом отбилленном часе или юните - прибыль поставщика
2. у поставщика нет стимула контролировать расходы
3. контракт непримлем для действительно ответственных работ
4. требует постоянного наблюдения от покупателя

CR.

Преимущества:

1. прямо деталей в проработке содержания не требуется, так что это происходит быстрее
2. обычно дешевле FP т.к. поставщик несет меньше рисков и не закладывает их в цену

Недостатки:

1. предполагает аудит счетов поставщика
2. требует усилий по управлению
3. у поставщика, умеренный стимул сокращать расходы
4. итоговая цена непонятна

Типы контрактов

Процессные активы компании в числе прочего включают и типы контрактов, предварительно одобренные внутри компании. Типов контрактов есть много. Из тех, что приняты в компании, менеджер по закупкам выбирает подходящий по следующим критериям:

1. что именно покупается (продукт или услуга)
2. полнота описания работы
3. уровень контроля и экспертизы, которые покупатель может посвятить поставщику
4. хочет ли покупатель применять стимулы к поставщику
5. экономика и рынок
6. индустриальные стандарты для каждого из используемых типов контрактов

Некоторые типы контрактов могут быть известны более чем под одним именем. Это усложняет задачу. Но, на деле достаточно понимать значение трех основных категорий контрактов. И на экзамене, как бы ни был назван тип контракта, мы просто относим его к нужной категории, и понимаем что с ним делать. Основные категории:

1. Fixed-price (FP)
2. Time & material (TM), сделка
3. Cost-reimbursable (CR), возмещение затрат

Ситуационные вопросы могут проверять, верно ли себя повел РМ в зависимости от типа контракта. А также могут быть вопросы, проверяющие, насколько верно вы выбрали тип контракта.

Fixed-price. Такие контракты используются для приобретения товаров, продуктов, услуг, с хорошо определенными спецификациями или требованиями. В общем случае, выставляя на аукцион FP контракт, вы рассчитываете получить от поставщиков разумную скидку с цены. Если случится так, что затрат будет выше ожидаемых, эти дополнительные затраты несет поставщик. Так что, это менее рисковый контракт для покупателя, раз уж содержание хорошо определено. Но вот если определено недостаточно четко, то по контракту могут возникнуть претензии и споры, что повышает неопределенности и для покупателя. Поставщик более всего заинтересован в хорошо определенном содержании (SOW, Statement of Work). Это дает ему возможность точно оценить время и затраты, и заложить в цену честную и рациональную прибыль. Сумма прибыли при этом покупателю не раскрывается.
Типы FP контрактов могут быть:

• твердый FP. Цена устанавливается на весь проект сразу, все требования явно раскрыты, и изменения в содержании не происходят. Пример: Стоимость контракта $ = 1.100.000
• FPIF, Fixed price and Intencive Fees (FP + стимулирующие выплаты). Прибыль, либо финансовые стимулы, может корректироваться в зависимости от того, выполнил ли поставщик определенные критерии, типа сделать работы быстрее, дешевле, или лучше. Финальная цена рассчитывается по формуле, основывающейся на отношении финальных оговоренных затрат к общим целевым затратам. Пример: Стоимость контракта $ = 1.100.000, но за каждый месяц, на который проект сдан ранее, поставщику доплачивается $10.000.
• Разновидность FPIF это FPIF Successive Target контракт, в которых цель по каждому этапу может меняться по завершении предыдущих этапов.
• FPAF, Fixed price award fee (FP + премия за показатели). Платим поставщику по контракту, плюс награда (бонус) за перфоманс. Это похоже на PFIF, кроме того, что общая возможная величина награды определяется заранее, и нарезается в зависимости от перфоманса. Например, покупатель определяет максимальный бонус в $50.000, и за каждый месяц, в котором выработка выше запланированной, поставщику платим $5.000. Это симулирующий контракт. Важно заранее взвесить затраты на администрирование бонусов этого контракта против ожидаемых выгод (вдруг нам трудно считать премируемые показатели?). Пример: Стоимость контракта $ = 1.100.000, но за каждый месяц, в котором выработка превышает запланированную более чем на 15%, поставщику доплачивается $5.000, но не более $50.000 итого.
• FPEPA, Fixed price plus economic price adjustments (FP как цена в экономике + корректировки). Если контракт на несколько лет, то в экономике мы не уверены. Поставщики не могут быть уверены в ценах на поставки и оборудование. Поэтому контракт предусматривает некоторое плавание. Пример: Стоимость контракта $ = 1.100.000, но на втором году допустимо увеличение цены на основании US Consumer Price Index за первый год. Или: Стоимость контракта $ = 1.100.000, но цена таких-то материалов может быть изменена на основании их рыночной стоимости.
• Разновидность - это FPPPR, Fixed Price with Prospective Price Determination
• PO, Purchase order это тоже тип FP контракта, самый простейший. Как правило он односторонний (подписывается только покупателем), но может быть подписан и с двух сторон. PO используется для закупки товаров, и становится контрактом, как только поставщик принимает условия. Пример: контрактруем закупку 300 погонных метров дерева по $9 за метр.

На экзамене имеем ввиду, что хотя для покупателя FP контракт менее рисковый - не всегда это правильный ответ, могут быть разные обстоятельства. В некоторых отраслях, поставщику крайне сложно заранее осметить договор. У покупателя может не хватить экспертизы для подготовки четких и непротиворечивых требований для FP контракта.

Часта ситуация, когда покупатель требований четких не дал, но поставщика просит дать ему FP контракт. В таком случае максимум, что можно ждать от поставщика - что он заложит в цену все вероятные риски. Такой контракт не будет адекватен ситуации. И будут последствия:

1. поставщику приходится принимать повышенный уровень риска
2. поставщик заложит риски в цену, так что покупатель сам несет риск заплатить больше, чем могло бы быть
3. поставщик будет стремиться увеличить прибыль, сокращая содержание, либо настаивая на том, что работа, которую покупатель просит, за рамками контракта, и требовать внесения в контракт изменений. А покупатель не сможет свою позицию отстаивать, поскольку что сделать, он и сам не понял, и часто будет вынужден многое оплачивать дополнительно

Если FP контракт используется как не следует, и поставщик понимает, что прибыли с проекта он не получит, он будет убирать с проекта свои лучшие ресурсы, резать работы из контракта, резать работы что не в контракте, но нужны, резать качество, и предпринимать иные действия для экономии денег.

Time and material (T&M). Покупатель платит почасовку, за каждую единицу материала, или иным образом рассчитывает поставщика сдельно. Так часто контрактуются сервисы, количество и четкий состав которых не могут быть однозначно определены на старте. Он включает элементы FP контракта (цена за единицу фиксируется сразу), и cost-reimburasble контрактов (общие затраты по завершении неизвестны). В сравнении с иными типам контрактов, T&M как правило проще в условиях, гибче, и предполагают легкие переговоры, чтобы работы начинались и шли быстрее.
Если такой контракт на длительный период, то покупателю резонно позаботиться о производительности поставщика за час, и о качестве его работ. Прибыль поставщика зашита в рейт; так что стимула делать работу лучше или быстрее у него нет. Поэтому рекомендуется использовать T&M контракты для задач с небольшой продолжительностью, и небольшой ценой за единицу. А также, можно добавить в контракт условие "... но не более чем...".
В случае T&M, у покупателя средний ценовой риск в сравнении с FP и CR контрактами. Пример: $100 за час плюс затраты на материалы, или $100 за час плюс материал по $5 за погонный метр.

Cost-reimbursable (CR). Контракты с возмещением затрат используются, когда нет уверенности в точном содержании работ, так что затраты не могут быть корректно осмечены для FP контракта. В таком случае покупатель оплачивает поставщику понесенные расходы в той мере, что предопределена в контракте. Маржа поставщика как правило включена в контракт. Такой контракт предполагает, что у поставщика есть учетная система, которая тречит исполненные работы и затраты. У покупателя в случае такого контракта максимальный риск, поскольку финальная сумма его не определена никак. Поставщик может давать покупателю оценку; но это его ни к чему не обязывает. А покупатель обязан компенсировать поставщику все легитимные расходы, как описано в контракте. Типичные примеры CR контрактов - это R&D, в которых содержание неизвестно.
Есть несколько подтипов CR контрактов.

• Cost contract. В таком контракте, поставщик прибыли не получает (так что и применяется он только в некоммерческих структурах).
• CPFF, Cost plus fixed fee. Фактические затраты плюс овер, размер которого определяется в ходе переговоров (прибыль поставщика как правило считается как процент от общей оценки костов на проект). Размер платы фиксирован. Овер не зависит от факта расходов, так что поставщику нет резона раздувать расходы. Изменить овер можно только через внесение изменений в договоренности. Пример: Контракт на все понесенные затраты плюс $100.000.
• CPIF, Cost plus incentive fee. Поставщику возмещаем понесенные затраты, плюс даем надбавку в зависимости от его успехов по определенным в контракте показателям. В этом контракте, оценивается target cost работ, и плата за достижение показателей (target fee). Поставщик получает процент, если факт стоимости работ буде ниже таржета, либо делит перерасход с покупателем (как best practice используется 80% покупателю, 20% поставщику). Пример: контракт с target cost $500.000 плюс овер $50.000. Покупатель и поставщик делят экономию либо перерасход в соотношении 80:20. На экзамене, важно уметь посчитать прибыль каждой стороны при заданных условиях.
• CPAF, Cost plus awards fee. Покупатель закрывает все расходы, плюс дает некоторую надбавку за перфоманс. Это схоже с CFIF, но тут нет штрафов. Награда в CPAF определяется заранее, и нарезается в зависимости от перфоманса. В некоторых случаях вознаграждение может выплачиваться субъективно, так что в интересах поставщика заранее понять процедуры. В таких контрактах важно взвешивать стоимость администрирования против потенциальных выгод. Пример: контракт возмещает расходы, плюс $50.000 в зависимости от целевых показателей.
• CPF, Cost plus fee, или CPPC, Cost plus percentage of costs. Покупатель закрывает поставщику расходы, плюс оговоренный процент сверху. Этот контракт не рекомендован, т.к. его сложно составить так, чтобы поставщик был обязан сам искать максимально дешевые поставки, и это был его риск. А также покупатель должен тщательно проверять счета, что там нет фейковых работ. Пример: контракт возмещает расходы плюс 10% сверху.

Всегда  помним, что тип контракта первоначально определяет покупатель, в процессе переговоров он может измениться. Лучший тип контракта соответствует нуждам конкретной закупки, предполагает разумный риски поставщика, и стимулирует его работать лучше.