Предложения поставщиков, котировка цен

Это ответ поставщиков на наши закупочные документы. Как правило предложение это ответ на Request for proposal (RFP), котировка - на Request for quotation (RFQ), а цена это ответ на Invitation for bid (IFB). В любом случае, это официальный оффер поставщика.
Помним, что поставщики получают множество RFP, RFQ, и IFB от разных потенциальных покупателей. Им нужно время, чтобы проверить, интересен ли данный запрос, и стоит ли на него отвечать. Для мотивации поставщика на ответ, закупочные документы должны быть максимально понятны и полны.
Если поставщик решает ответить, то ему надо время, сформировать команду, оценить потребность покупателя, посетить конференцию, и дать ответ. Это может занять и месяц. Это время обязательно должно быть заложено в проект.

Документация: Закупочные документы

После выбора типа контракта и проработки ТЗ, покупатель сводит воедино закупочные документы, которые и раскрывают его требования поставщику. Некоторые их типы:

1. RFP, Request for proposal. Запрос предложения или запрос на тендер. Запрашивает детальное предложение, включающее данные по цене, способам исполнения работ, кто будет их делать (иногда включая резюме), и опыт компании
2. IFB, Invitation for bid (или RFB, Request for bid). Приглашение дать цену, за которую согласны работать. Это форма RFP, но в том случае, когда описание работ детализировано и понятно настолько, что поставщик может посчитать общую цену
3. RFQ, Request for quotation. Это запрос котировки за метр, штуку, или иной юнит
4. RFI, Request for information. Может использоваться до создания иных документов закупки. Ответы на RFI помогают покупателю лучше понять, какие компании достаточно квалифицированы, чтобы привлекать их к закупкам. Также, через RFI можно собирать данные, какие работы вообще возможно сделать, чтобы потом включить их в RFP или IFB. Цель RFI - получить информацию, цель RFP, IFB, RFQ - купить что-то

Чтобы дать поставщику ясную картину, что нужно сделать для того, чтобы выиграть тендер, и что вообще будет за работа, закупочные документы могут включать следующие данные:

1. Базовая информация о том, что покупателю нужно
2. Процедуры, которые нужно пройти для получения работы (будет ли тендер, до какого числа принимаются ответы, и как будет выбираться победитель)
3. Гайдлайны по подготовке ответа (типа максимальной длины его, и раскрытых тем)
4. Конкретная форма ответа (имейл/физика)
5. Критерии подбора, по которым поставщика выбираем (сколько лет в бизнесе, ценовое предложение, и т.д.)
6. Ценообразование
7. ТЗ на работы
8. Предположительные контрактные условия

Видим, что в закупочные документы включается и проект контракта. Поскольку некоторые контрактные условия - это также работа, которую надо делать, и по ней поставщик будет нести расходы. Например это гарантии, требования к праву собственности, страхование. Поставщик должен понимать весь объем и условия работ.

Хорошо проработанные закупочные документы оказывают следующее влияние на проект:

1. легче сравнить ответы поставщиков
2. ответы полнее
3. цены, точнее
4. в проекте будет меньше изменений

Поставщики могут вносить свои предложения по изменению закупочной документации, включая ТЗ и требования по управлению проектом, до подписания контракта. будучи подписанными, закупочные документы становятся неотъемлемой частью контракта.

Обзор процесса управления закупками

Как правило, закупки - это формальный процесс приобретения товаров и услуг. Частные компании могут проявлять в нем большую гибкость, а государственные компании, либо частные компании регулируемые государством (фармацевтика и т.д.) следуют предопределенным процедурам в той или иной степени.
При планировании проекта, его содержание анализируется: все ли есть внутри компании, либо придется закупать работы, материалы, оборудование и т.д. Это - анализ "Make or buy". Если закупки нужны, то к проекту привлекается собственно Департамент закупок, для помощи в управлении ими. Департамент может также формально именоваться контрактующим, юридическим, и т.д., но суть его в том, что сотрудники там понимают юриспруденцию, технологию переговоров, и управление процессом закупок. РМ должен понимать, что от него нужно эксперту в закупках, предоставлять эту информацию, и работать вместе с закупками до завершения жизненного цикла закупки.
Если в компании департамента закупок нет, то его роль выполняет РМ.
Если решено что-то закупать на стороне, то РМ должен разработать план общего процесса закупок (План управления закупками), то, как каждый контракт будет управляться (стратегия закупок), и описание работы которую будет делать каждый поставщик (устав по работе поставщика).
Департамент закупок может юридически верно определять работы к исполнению поставщиками, а РМ может добавлять содержание, связанное со специфичными активностями управления проектом типа требований к отчетам или присутствию на собраниях, тем самым финализируя требования к ним. Описание закупок комбинируется со стандартными контрактными условиями, выливаясь в закупочные документы RFP, RFI, RFQ, которые и отсылаются поставщикам.
Менеджер по закупкам определяет, какой тип контракта, закупочного документа, или описания работ будут использованы. Закупочные документы это как правило:

1. RFP - request for prorosal
2. RFI - requst for informarion
3. RFQ - request for quotation

Конкретный тип зависит от контракта, и того что мы закупаем. Получив запрос, потенциальные поставщики оценивают его, в это время мы ждем их ответов, и затем выбираем лучшее. Можно сделать тендер или что-то подобное; поставщики также могут задавать вопросы, их ответы лучше публиковать на всех.
Потенциальные поставщики должны иметь возможность ознакомиться ко всем требованиям к закупке, включая критерий выбора победителя. Они должны полностью понять, что нам как клиенту надо. Если содержание неявное, если о нас плохие отзывы как о клиенте, или в случае еще каких-то рисков, поставщик может и не ответить, либо на всякий случай поставить цену повыше. В случае контрактов fix-price, такие риски будут включены в цену. Короче, наши несовершенства придется оплачивать нам.
Важно, что поставщики могу отвечать на наш запрос долго, иногда и пару месяцев, и это нужно включить в расписание проекта.
Когда мы контракт подписали, мы должны его контролировать, и не забывать закрывать, как только его поставки исполнены. Активности по закрытию контракта включают:

1. документирование вынесенных уроков (что в данном случае может именоваться аудитом закупок)
2. финальные расчеты с поставщиками